供应链合作伙伴沟通记录及跟进模板

供应链合作伙伴沟通记录及跟进模板一、适用场景：覆盖供应链协作全流程本模板适用于企业与供应链合作伙伴（含供应商、制造商、物流服务商、分销商等）在各类协作场景中的沟通记录与跟进管理，具体包括但不限于：日常业务对接：如订单交付进度、库存调拨、质量反馈等常规事项的同步；问题处理：如交期延误、质量异常、物流破损等突发问题的协调解决；项目推进：如新产品联合开发、流程优化项目、成本控制专项等跨部门协作；绩效沟通：如季度/年度合作复盘、KPI达成情况评估、改进建议讨论等。二、操作流程：从准备到闭环的标准化步骤（一）沟通前：明确目标与准备材料梳理沟通核心目标：明确本次沟通需解决的问题（如“确认下周订单交付时间”）、达成的共识（如“明确质量异常处理流程”）或需同步的信息（如“季度采购计划调整”），避免沟通主题发散。收集背景信息：整理历史沟通记录、相关数据（如过往交期达成率、质量问题台账）、对方反馈等，保证沟通有依据。确定参与人员与方式：根据沟通重要性明确双方参与人（如我方采购经理、对方销售主管），并选择沟通方式（线上会议、电话、现场拜访或书面函告），提前3天告知对方沟通时间、议题及所需准备材料（如生产排期表、库存报表）。（二）沟通中：实时记录关键信息确认参会人员与议程：沟通开始时，双方确认参与人是否到位，并简要复述本次沟通议程，保证目标一致。逐项讨论并记录核心内容：记录各方观点：如“供应商*表示，因原材料短缺，原定10月15日的交期需延迟3天”；明确问题根源：如“延迟原因为上游原材料供应商产能不足，对方已启动备选供应商对接”；讨论解决方案：如“我方建议优先交付A订单，B订单交期延迟，供应商*同意并承诺10月20日前完成交付”；达成共识事项：如“双方确认，质量异常需在24小时内反馈，48小时内提供根本原因分析报告”。识别待办事项：对沟通中需后续跟进的行动，明确“做什么（任务内容）、谁负责（我方/对方负责人）、何时完成（截止日期）”，如“我方物流专员需在10月12日前提供新的物流方案，供应商需在10月13日前确认方案可行性”。（三）沟通后：整理记录与分发同步24小时内整理沟通纪要：根据沟通记录，填写《供应链合作伙伴沟通记录表》（见模板），保证信息准确、完整，重点突出“结论”“待办事项”及“负责人”。双方确认与签字：将纪要通过邮件或协作工具发送给对方参与人，注明“请于2个工作日内确认是否有异议”，无异议后双方签字（电子签或扫描件）归档；若有异议，需在1个工作日内组织二次沟通修正。设置跟进提醒：在项目管理工具（如钉钉、企业）中为待办事项设置截止日期提醒，明确跟进节点（如“提前3天提醒供应商*交付进度”）。（四）跟进执行：闭环管理跟踪待办进度：负责人在截止日期前2天主动对接对方，确认任务进展（如“物流方案是否已确认？”），若遇风险（如对方无法按时完成），需及时同步给上级，协调资源解决。反馈执行结果：待办事项完成后，负责人需在1个工作日内将结果同步给相关方（如“供应商*已按新交期完成交付，物流单号：SF”），并在沟通记录表中更新“跟进状态”。定期复盘归档：每月对沟通记录进行复盘，分析高频问题（如“交期延迟原因TOP3”）、合作改进点，并将所有沟通记录（含纪要、附件、跟进记录）按“合作方+年份+月份”分类归档，保存期不少于3年。三、记录模板：结构化沟通信息载体供应链合作伙伴沟通记录及跟进表序号沟通日期沟通时间沟通方式（线上/线下/电话）参与方（我方/合作伙伴）参与人（我方：；合作伙伴：）沟通主题核心议题（问题/需求/进展）沟通结论/共识待办事项负责人（我方/合作伙伴：*）截止日期跟进状态（待处理/进行中/已完成/已延期）备注（附件/风险提示）12023-10-1014:00-15:30线上会议（腾讯会议）合作伙伴：供应商我方：采购经理；合作伙伴：销售主管10月订单交付进度确认1.订单#20231001交期延迟原因；2.订单#20231002优先交付安排1.订单#20231001延迟至10月18日，因原材料短缺；2.订单#20231002优先生产，10月15日交付1.供应商提供原材料短缺解决方案；2.我方确认客户是否接受延迟交期供应商；我方2023-10-12；2023-10-11进行中；待处理附件：供应商生产排期调整表22023-10-1110:00电话沟通合作伙伴：物流商我方：物流专员；合作伙伴：运营经理第三方物流破损率优化1.9月破损率3.5%，目标≤2%；2.包装改进方案讨论1.物流商10月20日前启用加固包装；2.我方提供货物堆码规范物流商；我方2023-10-20；2023-10-15进行中；已完成无四、使用要点：提升沟通效率的关键细节（一）信息完整性与准确性表格中“核心议题”“沟通结论”需具体，避免模糊表述（如“尽快处理”改为“10月15日前提交分析报告”）；“参与人”“负责人”需明确到具体岗位及姓名（用*代替），避免“相关负责人”等笼统表述。（二）及时性与闭环管理沟通纪要需在24小时内完成并发送，保证双方对共识和待办事项的记忆一致；待办事项“跟进状态”需实时更新，“已延期”需注明原因及新的完成时间，避免问题遗漏。（三）保密性与合规性涉及商业秘密（如成本数据、客户信息）的沟通，需通过加密渠道传递，纪要仅限参与人查阅；敏感问题（如违约处理）沟通时，需保留书面记录，必要时可请法务部门审核沟通结论。（四）沟通技巧与协作意识沟通前避免单方面“通知”，需提前征求对方意见（如“关于交期调整，您方10月18日是否有能力完成？”），体现尊重；对合作方提