合同签订与归档管理模板

合同签订与归档管理模板一、适用范围与业务场景二、合同签订与归档全流程操作指南（一）合同需求发起与前置审批需求发起业务部门根据合作需求（如采购物资、委托服务等），填写《合同审批申请表》，明确合作方基本信息、合作内容、合同金额、履行期限等核心要素，并附合作方资质文件（如营业执照复印件、授权委托书等）、需求说明书、报价单等支撑材料。前置审批部门负责人审核：确认合同需求与业务目标一致，内容符合部门预算及权限；财务部门审核：重点审核合同金额、付款方式、税费条款是否符合财务制度；法务部门预审：对合作方资质、合同主体合法性、核心条款（如违约责任、争议解决）进行初步风险评估。审批通过后，进入合同文本起草环节。（二）合同文本起草与审核文本起草业务部门根据审批通过的需求，参照企业《合同示范文本库》（或使用通用合同模板），起草合同文本。文本需包含以下核心内容：合同双方基本信息（名称、地址、法定代表人/授权代表）；合作标的、数量、质量标准、履行期限与地点；合同金额、计价方式、付款进度及发票要求；双方权利义务、违约责任、不可抗力条款；争议解决方式（仲裁/诉讼管辖）、合同生效条件。多轮审核业务部门自查：保证条款与需求一致，数据准确无误；法务部门终审：重点审核条款合法性、合规性，避免歧义条款，补充风险防范条款（如保密义务、知识产权归属）；分管领导审批：确认合同内容符合企业战略及管理要求，重大合同（如金额超过万元）需提交总经理办公会审议。审核通过后，形成《合同最终文本》。（三）合同签订与用印管理签约主体确认签订前，法务部门需核实合作方法定代表人身份或授权委托书（需加盖公章及骑缝章），保证签约人具有合法授权，避免无权代理风险。签署与用印合同一式X份（如正本2份、副本X份），双方各执正本，副本由业务部门、财务部门、档案管理部门留存；采用打印签署方式，禁止手写涂改（如有修改需双方盖章/签字确认）；企业方需加盖合同专用章（或公章），骑缝章需覆盖合同连接处；涉及外文的合同，需附中文译本，译本与外文文本具有同等法律效力。签订后流转业务部门在签订后1个工作日内，将正本合同原件提交档案管理部门，副本同步抄送财务部门（用于付款依据）、法务部门（备案）。（四）合同归档与分类存储归档时限合同签订后3个工作日内，档案管理部门完成归档，保证“应归尽归、及时归档”。归档范围合同正本及副本（含附件：审批表、补充协议、变更协议、会议纪要等）；合作方资质文件（营业执照、授权委托书、许可证等）；签约过程文件（谈判记录、邮件往来、传真件等）；履行过程文件（验收单、付款凭证、结算单等）。分类与编号按合同类型分类：采购合同、销售合同、服务合同等；按年度-类型-流水号编号（如“2024-CG-001”），编号唯一，便于检索；电子档案与纸质档案同步归档，电子档案存储于企业指定的档案管理系统，纸质档案存入专用档案盒。（五）合同履行跟踪与借阅管理履行跟踪业务部门负责合同履行过程跟踪，按约定节点提交履行报告（如进度、质量、付款情况），异常情况及时上报法务部门及分管领导。借阅管理内部借阅：员工因工作需要借阅合同，需填写《合同借阅申请表》，经部门负责人及档案管理部门审批，借阅期限不超过3个工作日；外部借阅：除司法机关依法调取外，原则上不对外提供，确需借阅的需经总经理批准，并由档案管理部门专人陪同。借阅时需检查档案完整性，归还后确认无损坏、无缺页。（六）合同到期处理与档案销毁到期提醒档案管理部门在合同到期前1个月，提醒业务部门处理后续事宜（如续签、终止、结算）。档案销毁超过保存期限（如根据档案管理规定，合同保管期限一般为10-15年）且无法律纠纷的合同，由档案管理部门编制《档案销毁清单》，经法务部门、分管领导审批后统一销毁；销毁时需由2人以上监销，保证信息无法恢复，销毁记录存档备查。三、核心管理模板模板1：合同审批申请表合同编号合同名称需求部门合作方名称合同类型□采购□销售□服务□租赁□其他合同金额（大写）合同金额（小写）￥履行期限自年月日至年月日主要合作内容（简要说明标的、数量、质量等）附件清单□需求说明书□报价单□合作方资质□其他（请注明）部门负责人意见签字：日期：财务部门审核意见签字：日期：法务部门审核意见签字：日期：分管领导审批意见签字：日期：备注模板2：合同台账管理表合同编号合同名称甲方乙方签订日期生效日期到期日期合同金额（元）履行状态归档编号归档日期备注□履行中□已完成□终止□履行中□已完成□终止模板3：合同归档清单档案编号合同编号文件名称份数页数归档人归档日期存放位置备注合同正本1档案柜A1审批表1档案柜A1附件清单1档案柜A1四、执行过程中的关键风险提示（一）主体资质审查风险合作方需提供最新营业执照（加盖公章）、法定代表人身份证明，如为授权代表签署，需提供授权委托书（载明授权范围、权限及期限），避免与无签约主体资格的单位或个人签订合同，导致合同无效。（二）条款合规性风险合同条款不得违反法律法规强制性规定（如“霸王条款”无效），违约责任需明确具体（如违约金计算方式），争议解决方式优先约定企业所在地法院管辖，避免约定不明确导致维权困难。（三）审批流程完整性风险严禁“先签批后补流程”或“越权审批”，重大合同必须经过部门负责人、法务、财务、分管领导及总经理三级以上审批，保证合同签订符合企业内控要求。（四）归档及时性与完整性风险合同签订后需及时归档，避免原件丢失；归