合同审批及管理标准化流程表

合同审批及管理标准化流程表一、适用范围与应用场景本流程表适用于各类企业（含中小企业、集团公司）在开展业务过程中涉及的合同全生命周期管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、劳动合同等各类标准化及非标准化合同。具体应用场景包括：业务部门发起合同需求时，明确审批节点与责任分工；跨部门协作时，规范合同审核、用印、签署流程；合同履行过程中，跟踪执行进度与风险管控；合同到期或终止后，保证归档完整性与可追溯性。通过标准化流程，提升合同审批效率，降低合规风险，保障企业合法权益。二、标准化操作流程详解（一）需求发起与合同起草发起申请：业务部门根据业务需求（如采购物料、提供服务、合作项目等），填写《合同审批申请表》（模板见第三部分），明确合同背景、合作方基本信息、核心条款（金额、期限、交付标准等）、所需附件（如合作方资质、报价单、技术参数等），提交至部门负责人审核。合同起草：业务部门指定专人（如业务专员*）根据申请内容，参照企业《合同管理办法》及对应合同模板，起草合同文本。合同内容需包含：合同主体信息（双方名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、标的物/服务描述、权利义务条款、价格及支付方式、违约责任、争议解决方式、保密条款、生效条件等核心要素。（二）部门内部审核业务部门负责人审核：部门负责人（如销售部经理*）对合同的业务必要性、条款合理性、成本效益进行审核，重点确认：业务需求是否符合公司战略或年度计划；合作方资质（如营业执照、行业许可证等）是否齐全有效；核心条款（如价格、交付周期）是否符合部门权限及公司政策。审核通过后，在《合同审批申请表》中签署意见，流转至下一环节；审核不通过时，退回业务部门修改并重新提交。（三）法务合规审核法务部门审核：法务专员*（或外聘律师）对合同文本的合法性、合规性、完整性进行审核，重点检查：合同主体是否具备完全民事行为能力，是否存在法律限制（如失信被执行人、经营异常等）；条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管要求；权利义务是否对等，违约责任是否明确，争议解决方式是否约定管辖法院/仲裁机构；是否存在歧义条款或法律风险点（如“霸王条款”）。审核通过后，签署“同意”意见；存在风险时，提出修改建议并退回业务部门调整，重大风险需上报管理层决策。（四）财务审核财务部门审核：财务经理*对合同的财务条款进行审核，重点关注：合同金额是否符合预算要求（超预算需附预算调整审批单）；价格构成是否合理，成本测算依据是否充分；支付方式、节点、票据类型（如增值税专用发票）是否符合公司财务制度；涉及保证金、预付款、质保金的，是否约定了退还条件及流程。审核通过后，签署财务意见；财务风险（如资金压力、税务风险）时，提出调整建议并跟踪落实。（五）管理层审批分级审批：根据合同金额、类型及重要性，确定审批权限（示例）：金额≤5万元：由分管副总（如运营副总*）审批；5万元＜金额≤50万元：由总经理*审批；金额＞50万元或重大战略合同：提交总经理办公会集体审议。审批决策：管理层从公司整体利益出发，对合同的战略匹配性、风险可控性、资源保障性进行最终决策，签署“批准”“否决”或“补充说明”意见。否决时，需明确原因并退回业务部门终止流程。（六）用印与签署用印申请：审批通过后，业务部门持《合同审批申请表》（含所有审核环节意见）及最终版合同文本，至行政/综合管理部申请合同用印。用印审核：行政专员*核对合同文本与审批意见的一致性、用印份数（正本1份、副本X份）、用印登记信息（合同编号、用印日期、申请人等），确认无误后加盖公司公章或合同专用章（严禁空白合同盖章）。合同签署：业务部门携带盖章后的合同文本，与合作方法定代表人或授权代表签署。签署需同时加盖合同骑缝章，非法定代表人签署的，需提供授权委托书（作为合同附件）。（七）执行与跟踪管理合同交底：签署后3个工作日内，业务部门组织合同交底会（参与方包括执行团队、法务、财务），明确合同履行节点、责任人、风险预警措施（如逾期交付、付款延迟），并形成《合同交底记录》。履行跟踪：业务专员*按合同约定跟踪履行进度，定期（如每月/每季度）填写《合同履行跟踪表》，记录交付情况、验收结果、付款进度等。出现异常（如违约、不可抗力）时，及时启动应对流程（如发函催告、协商变更、法律诉讼），并同步上报部门负责人及法务部门。（八）归档管理资料收集：合同履行完毕或终止后15个工作日内，业务部门收集全套合同资料，包括：合同正本/副本、审批申请表、法务审核意见、财务意见、签署页、附件（资质文件、补充协议、验收单、结算凭证等）。归档移交：业务部门将整理好的合同资料移交至档案管理部门（或行政部），档案管理员*核对资料完整性后，按“合同编号+年度”分类归档，录入电子档案系统（如OA、ERP），并建立《合同台账》，记录合同基本信息、履行状态、归档日期等。三、合同审批及管理流程表模板合同审批申请表合同基本信息内容合同编号（示例：CG-2024-001，规则：年份-部门缩写-流水号）合同名称（示例：办公用品采购合同）合同类型□采购□销售□服务□租赁□其他________合作方全称合作方统一社会信用代码合同金额（大写）合同金额（小写）合同履行期限自_年_月_日至_年__月__日核心交付内容/服务标准（示例：采购A4纸100箱，符合国家GB/T18778-2008标准）申请人业务专员*申请部门采购部联系电话（内部办公电话，示例：8888）审批流程审核人部门负责人*法务专员*财务经理*分管副总*总经理*备注（示例：预付款30%，验收合格后付70%）合同台账（年度）合同编号合同名称合作方合同金额签署日期履行期限履行状态归档状态责任人CG-2024-001办公用品采购合同商贸公司5万元2024-03-152024-03-15-2024-06-15已履行完毕已归档业务专员*四、关键注意事项与风险提示（一）合同要素完整性起草合同前，务必核实合作方主体资格（通过“国家企业信用信息公示系统”查询最新状态，留存查询截图），避免与无资质主体签约；合同核心条款（金额、期限、履行方式、违约责任）不得存在空白或“待补充”字样，需明确具体内容。（二）审核环节规范性严禁跳过审核环节直接审批或“先审批后补材料”，所有审核意见需书面（或OA系统留痕）签署，保证责任可追溯；法务、财务审核意见需具体明确，避免“同意”“已阅”等模糊表述，如“建议增加‘不可抗力’条款定义”“付款节点需与验收单挂钩”。（三）用印与签署风险严禁在空白合同、空白纸张或未审批文件上加盖公章，合同用印前需由行政专员核对审批流程完整性；合同签署需当面进行，授权委托书需由合作方盖章及法定代表人签字，避免代签风险。（四）履行与归档时效业务部门需建立合同履行预警机制，对临近交付、付款、验收节点的事项提前3天提醒相关方；合同资料归档需及时（最迟不超过履行结束后15个工作日），避免资料遗失导致纠纷时无法举证。（五）特殊情况处理加急合同：需