项目文档归档与管理制度标准化文档

项目文档归档与管理制度标准化文档一、总则（一）目的与依据为规范公司项目文档的归档、保管、利用及销毁流程，保证项目文档的完整性、系统性、安全性及可追溯性，提高项目管理效率，依据《公司档案管理办法》《项目管理制度》等相关规定，制定本制度。（二）基本原则全程管控：项目文档从编制、审核、提交到归档、保管、利用、销毁实行全生命周期管理。分类归档：按项目阶段、文档类型进行科学分类，保证文档逻辑清晰、便于检索。责任到人：明确项目负责人、文档管理员及项目组成员的文档管理职责，落实责任主体。安全保密：涉密文档需严格执行保密规定，非涉密文档按权限进行借阅与利用。二、适用范围与对象（一）适用项目类型本制度适用于公司所有新建、在建及已完成的研发项目、市场拓展项目、基建项目、内部优化项目等各类项目（以下统称“项目”）。（二）适用人员项目负责人：负责统筹项目文档管理工作，审核文档归档范围与质量。文档管理员：负责项目文档的接收、分类、编号、保管、借阅及销毁执行。项目组成员：负责编制、提交符合要求的阶段性项目文档，配合文档管理员完成归档工作。相关职能部门：如法务部、财务部、人力资源部等，按职责参与项目文档的审核与归档。三、职责分工（一）项目负责人职责明确项目文档归档范围（含必归档文档与选归档文档），制定项目文档管理计划。审核项目文档的完整性、规范性及准确性，保证文档符合归档要求后提交文档管理员。监督项目组成员按时完成文档编制与提交，对文档延迟归档承担管理责任。参与项目文档的鉴定与销毁审批，确认无保存价值文档的处置方案。（二）文档管理员职责建立项目文档台账，实时更新文档归档状态，保证文档与台账一致。接收项目提交的文档，核对文档完整性（如签字、盖章、版本等），对不符合要求的文档退回整改。按本制度规定对文档进行分类、编号、整理、装订，移交至公司档案室保管。负责项目文档的借阅登记与归还跟踪，保证文档不丢失、不损坏。定期对项目文档进行清点，对破损、老化文档及时修复或数字化备份。（三）项目组成员职责按项目阶段及时编制文档（如需求文档、设计文档、测试报告等），保证内容真实、准确、完整。按模板要求规范文档格式，经项目负责人审核无误后，在规定时限内提交至文档管理员。配合文档管理员进行文档核对，对归档文档的修改、补充负责。遵守文档保密规定，不得泄露项目涉密信息，不得擅自复制、外传归档文档。四、项目文档归档全流程操作细则（一）文档编制与审核文档编制项目组成员根据项目阶段任务（如立项、设计、开发、测试、验收等），使用公司统一制定的（见第六章）编制文档。文档内容需客观反映项目实际情况，数据准确、逻辑清晰，关键结论需有依据支撑（如测试数据、会议纪要等）。文档命名规则：项目编号-文档类型-版本号-编制日期（示例：PRJ2023001-需求说明书-V1.0-20230315）。文档审核编制人完成文档后，提交项目负责人进行初审，重点审核文档的完整性、规范性及与项目目标的匹配度。初审通过后，按文档类型提交相关职能部门审核（如合同类文档需法务部审核，预算类文档需财务部审核）。最终由项目负责人确认审核意见，审核通过后方可进入归档流程；审核不通过的，编制人需在3个工作日内完成修改并重新提交。（二）文档提交与接收提交时限项目立项阶段：立项申请报告、可行性研究报告需在立项通过后5个工作日内提交。项目实施阶段：需求说明书、设计方案、开发计划、测试报告等阶段性文档需在阶段工作完成后5个工作日内提交。项目验收阶段：验收报告、项目总结报告、用户手册等需在验收通过后10个工作日内提交。项目结项后：所有未归档的补充文档需在结项通知下发后15个工作日内完成提交。提交方式电子文档：通过公司OA系统“项目文档管理模块”提交，格式为PDF（最终版）及源文件（如Word、Excel等），保证可编辑性。纸质文档：电子文档提交后，打印纸质版（A4纸，单面打印，左侧装订），经项目负责人签字、部门盖章后，提交至文档管理员。文档接收文档管理员收到文档后，1个工作内核对文档数量、版本、签字盖章情况，并在《项目文档接收登记表》（见模板1）中记录接收时间、提交人、文档状态（“已归档”“待整改”）等。对不符合要求的文档（如缺少签字、版本错误、内容不完整），文档管理员需在1个工作日内退回提交人，并注明整改要求；提交人完成整改后重新提交。（三）文档分类与编号文档分类项目文档按“项目阶段+文档类型”双重维度分类，具体立项阶段：立项申请报告、可行性研究报告、立项批复文件、项目章程等。设计阶段：需求规格说明书、系统设计方案、数据库设计方案、接口设计文档等。开发阶段：开发计划、代码管理记录、单元测试报告、集成测试报告等。测试阶段：测试方案、测试用例、测试缺陷报告、功能测试报告等。验收阶段：验收申请报告、验收方案、验收纪要、用户验收报告、项目总结报告等。运维阶段：运维手册、故障处理记录、系统升级报告、用户培训记录等。其他类：项目会议纪要、合同协议、招投标文件、供应商资料、项目变更记录等。文档编号文档编号由“项目代码+分类代码+版本号+流水号”组成，规则项目代码：PRJ+年份+项目序号（示例：2023年第一个项目代码为PRJ2023001）。分类代码：用2位大写字母表示文档类型（示例：立-LT、需-XQ、设-SJ、开-KF、测-CS、验-YS、运-YY、其-QT）。版本号：V+主版本号.次版本号（示例：V1.0、V1.1）。流水号：3位数字，按提交顺序编号（示例：001、002）。完整示例：PRJ2023001-XQ-V1.0-001（表示2023年第一个项目，需求说明书V1.0版本，第1份提交文档）。（四）文档整理与装订整理要求电子文档：按项目编号建立文件夹，文件夹内按文档分类子文件夹存储，每个子文件夹内按文档编号升序排列。纸质文档：同一项目的同一类型文档集中整理，去除夹子、回形针等金属物，避免锈蚀文档。装订要求纸质文档采用左侧胶装，厚度不超过2cm；超过2cm的需分册装订，每册标注“第X册/共X册”。装订后添加封面（含项目名称、文档类型、版本号、编制人、审核人、归档日期）和目录（注明文档名称、页码）。（五）入库与登记入库流程文档管理员完成整理、装订后，将纸质文档移交至公司档案室，档案管理员核对无误后入库保管。电子文档同步至公司档案管理系统，设置“只读”权限，防止篡改。登记归档文档管理员在《项目归档总台账》（见模板2）中登记归档信息，包括项目编号、项目名称、文档名称、归档日期、存放位置（档案柜编号/电子路径）、保管期限等。档案管理员在档案管理系统内录入电子文档元数据，保证可通过项目编号、文档名称、关键词等条件快速检索。（六）借阅与利用借阅权限项目组成员：可借阅本项目组负责的项目文档，借阅期限不超过7个工作日。其他部门人员：需经项目负责人及部门负责人审批，借阅期限不超过5个工作日。涉密文档：需经分管副总经理审批，借阅期限不超过3个工作日，且需在指定场所查阅，不得带出。借阅流程借阅人填写《项目文档借阅申请表》（见模板3），注明借阅文档名称、用途、归还日期，经审批后提交文档管理员。文档管理员核对审批权限，登记借阅信息，借阅人签字确认后方可领取文档。借阅到期后，借阅人需及时归还；如需续借，需在到期前2个工作日办理续借手续，续借期限不超过原期限。利用要求借阅人不得擅自复制、摘抄、涂改归档文档，确需复制的，需经项目负责人审批，文档管理员监督复制过程。归档文档仅限工作需要使用，不得用于个人目的或对外提供，违者将按公司规定追究责任。（七）鉴定与销毁鉴定周期项目结项满3年，由档案管理员牵头，组织项目负责人、法务部、相关业务部门对项目文档进行价值鉴定。鉴定标准继续保存：具有法律效力、历史查考价值、重复利用价值的文档（如合同、验收报告、重要设计方案等），保管期限根据公司档案管理规定确定（一般为10-30年）。无需保存：无查考价值、重复或过时的文档（如临时会议纪要、草稿版本文档等），经鉴定后可列入销毁清单。销毁流程文档管理员编制《项目文档销毁审批表》（见模板4），列明销毁文档名称、数量、鉴定意见，经项目负责人、档案管理员、分管副总经理审批后，方可销毁。销毁时需由2人以上共同监督，采用粉碎、焚烧等方式保证信息无法恢复，并填写《文档销毁记录表》（见模板5），监销人签字确认。五、文档分类与编号规则表文档大类文档类型分类代码保管期限（年）备注立项阶段立项申请报告LT30含立项批复文件立项阶段可行性研究报告KX30设计阶段需求规格说明书XQ15最终版设计阶段系统设计方案SJ15含设计评审记录开发阶段开发计划KF10开发阶段单元测试报告CS10测试阶段测试方案CSFA10测试阶段测试缺陷报告CSQX10最终版验收阶段验收报告YS30含用户验收签字验收阶段项目总结报告ZJ15运维阶段运维手册YY至系统停用其他类项目合同HT长期含补充协议其他类项目会议纪要YH5重大决策会议纪要保存10年六、标准化与表格模板1：项目文档接收登记表序号项目编号文档名称文档类型版本号提交人提交日期接收日期状态整改要求（如有）1PRJ2023001需求规格说明书XQV1.0*小明2023031520230316已归档-2PRJ2023001系统设计方案SJV1.0*小红2023040120230402待整改缺少设计评审签字模板2：项目归档总台账项目编号项目名称文档名称归档日期存放位置（档案柜）电子路径保管期限备注PRJ2023001智能办公系统需求规格说明书20230316A-01-02/archive/PRJ2023001/XQ/15年最终版PRJ2023001智能办公系统系统设计方案20230405A-01-02/archive/PRJ2023001/SJ/15年含评审记录模板3：项目文档借阅申请表借阅人所在部门借阅日期归还日期*研发部2023051020230517借阅文档信息项目编号项目名称文档名称文档类型PRJ2023001智能办公系统需求规格说明书XQ审批意见部门负责人：*20230510（签字）项目负责人：*20230510（签字）档案管理员：*赵六20230510（签字）模板4：项目文档销毁审批表项目编号项目名称文档名称数量（份）鉴定意见PRJ2020001客户管理系统临时会议纪要5无查考价值，可销毁审批意见项目负责人：*20230601（签字）档案管理员：*赵六20230601（签字）分管副总：*钱七20230602（签字）模板5：文档销毁记录表销毁日期销毁文档名称数量（份）销毁方式监销人备注20230605PRJ2020001-临时会议纪要5粉碎赵六、孙八已审批七、关键管理要求与风险提示（一）文档及时性要求项目各阶段文档需在完成后5-10个工作日内提交归档，不得拖延；项目负责人需每周跟踪文档提交进度，对延迟情况及时通报。项目结项后，15个工作日内必须完成所有文档的归补档，否则将影响项目结项审批。（二）文档完整性要求归档文档需包含审批流程中的所有签字（如编制人、审核人、批准人）及盖章（如部门章、公司章），保证文档的法律效力。同一类型文档需包含完整版本链条（如草稿版、评审版、最终版），重要文档需保留修改记录（如修订模式痕迹）。（三）文档保密要求涉密文档（如核心技术资料、客户敏感信息）需在文档首页标注“秘密”字样，按公司保密制度单独存储，限制借阅权限。项目组成员离职时，需办理文档交接手续，文档管理员确认其名下借阅文档全部归还后方可办理离职流程。（四）版本控制要求文档更新后，需重新提交审核并更新归档版本，旧版本需标记“作废”并单独存放，避免新旧版本混淆。电子文档需在档案管理系统中锁定最终版本，防止误操作覆盖；纸质文档需在封面标注“最终版”或“作废版”。（五）风险提示丢失风险：纸质文档需存放在防火、防潮、防虫的档案柜中，电子文档需定期备份（异地备份+云备份），避免因自然灾害或系统故障导致文档丢失。泄密