行政文件归档及管理办法

通用行政文件归档及管理办法一、总则为规范行政文件的形成、收集、整理、归档及管理工作，保证文件完整性、安全性及可追溯性，提高行政效率，防范管理风险，依据国家《档案法》及企业内部管理规定，特制定本办法。本办法适用于公司各部门（含分支机构）在行政管理活动中形成的各类纸质及电子文件的全生命周期管理。二、行政文件归档管理全流程操作说明（一）文件分类与归档范围界定文件分类标准行政文件按性质划分为以下类别（各部门可根据实际业务补充子类）：制度类：包括公司章程、管理制度、流程规范、通知办法等；合同协议类：包括行政类合同（如办公场地租赁、采购合同）、服务协议等；会议类：包括各类会议纪要、会议通知、参会材料、决议事项等；人事类：包括员工花名册、劳动合同、离职文件、奖惩记录等；财务类：包括行政费用报销单、预算审批表、审计报告等；证照资质类：包括公司营业执照、各类许可证、资质证书等；资产类：包括固定资产台账、采购验收单、报废审批表等；其他类：包括对外函件、客户投诉处理记录、重要调研报告等。归档范围界定凡反映部门主要职能活动、具有查考利用价值的文件材料，均需归档；涉及公司重大决策、重要业务活动的文件（如年度工作计划、战略规划）必须归档；合同、证照等法律效力文件，无论金额大小均需归档；电子文件与纸质文件同步归档，保证内容一致。（二）文件收集与整理责任分工文件形成部门：负责本部门文件的日常收集、初步整理，保证文件内容完整、字迹清晰（电子文件需为最终版，格式为PDF/DOC等通用格式）；行政部：统筹各部门文件收集工作，每月25日前下发次月文件收集通知，各部门次月5日前完成上个月文件提交。整理要求纸质文件：按“一事一档”原则整理，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，破损文件需修补，复印件需注明“与原件核对无误”并签字；电子文件：按“部门-年度-类别-文号”命名（示例：行政部-2024-制度-办〔2024〕1号），存储于公司指定服务器，不得随意修改或删除；文件排序：按“文件审批流程（拟稿-审核-审批-印发）+时间顺序”排列，会议纪要按会议时间排序，合同按签订日期排序。（三）立卷与归档立卷要求每卷文件需制作“卷内文件目录”，包含序号、文件标题、形成日期、页数、密级（公开/内部/秘密）等字段；卷内文件统一采用左侧装订，厚度不超过3cm，过厚需分卷；卷皮标注“部门名称、归档年度、文件类别、卷号、保管期限”，卷号按“部门代码-年度-流水号”编制（示例：XZB-2024-001）。归档时限纸质文件：办理完毕后30个工作日内完成整理并移交至档案室；电子文件：办理完毕后7个工作日内至档案管理系统，同步提交纸质版目录（如需）；年度总结类文件：次年1月31日前完成上一年度全部文件归档。移交流程移交部门填写《文件归档移交清单》（一式两份），与档案管理员共同清点核对文件数量、完整性；双方确认无误后签字盖章，移交部门留存一份，档案室存档一份；档案管理员在接收后2个工作日内完成文件入库登记，更新档案台账。（四）保管与维护存放管理纸质档案：存放于符合档案管理要求的专用档案柜（防火、防潮、防虫、防盗），按“部门-类别-年度”顺序排列，张贴标签便于查找；电子档案：存储于公司加密服务器，定期（每月）进行异地备份，备份介质（如移动硬盘）由档案管理员专人保管；涉密档案：存放于密码保险柜，由行政部负责人和档案管理员双人管理，查阅需经总经理*审批。保管期限永久保存：公司章程、年度发展规划、重大合同、资质证书等；长期保存（10年以上）：管理制度、会议纪要、财务审计报告等；短期保存（3-5年）：日常通知、报销单、普通函件等。定期检查档案管理员每季度对纸质档案进行一次清点，检查是否有霉变、虫蛀、破损等情况；电子档案每半年进行一次数据备份与恢复测试，保证数据可读性；发觉问题及时上报，并采取修复、复制等措施处理，做好检查记录。（五）查阅与利用查阅权限内部员工：因工作需要查阅本人或本部门文件，需经部门负责人*审批；跨部门查阅：需经文件形成部门负责人及行政部负责人双审批；外部单位查阅：需持单位介绍信、经办人身份证，经总经理*审批，并由档案管理员全程陪同。查阅流程查阅人填写《文件查阅申请表》，注明查阅文件名称、卷号、用途、查阅期限；审批通过后，档案管理员调取文件，查阅人需在档案阅览室查阅，不得带出；涉密文件需在指定保密区域查阅，禁止拍照、复印；确需复印的，需经总经理*审批，复印件加盖“档案专用章”并登记。借阅管理特殊情况需借出档案的，借阅期限不超过3个工作日，到期需及时归还；借阅期间文件需妥善保管，不得涂改、损坏、丢失；归还时档案管理员需检查文件完整性，如有损坏，按公司规定追究借阅人责任。（六）鉴定与销毁鉴定组织每年12月，由行政部牵头，组织各部门负责人、档案管理员组成档案鉴定小组，对到期档案进行价值鉴定。销毁流程鉴定小组对保管期限届满的档案进行审查，确认无继续保存价值的，编制《档案销毁清册》（含文件名称、卷号、销毁原因、鉴定人等信息）；《档案销毁清册》需经总经理*审批，报上级档案管理部门备案（如需）；销毁时由鉴定小组两人以上监销，采用粉碎、焚烧等方式保证无法恢复，监销人签字确认销毁完成。特殊情况处理到期档案仍有历史查考价值的，可延长保管期限；销毁过程中发觉重要文件遗漏，需立即停止销毁并重新上报鉴定。三、行政文件归档管理常用模板模板一：文件归档移交清单序号文件标题形成日期页数密级卷号备注1公司2024年行政管理制度2024-01-1512内部XZB-2024-001含修订版2办公场地租赁合同（大厦）2024-03-208秘密XZB-2024-002合同编号：LZ202400132024年第一次行政办公会议纪要2024-02-055内部XZB-2024-003附件：预算表…移交部门：行政部移交人：*接收日期：2024-03-10档案管理员：*接收人：*模板二：文件查阅申请表查阅人姓名所在部门联系方式*行政部138查阅文件名称《公司车辆管理规定》卷号查阅用途部门制度修订参考查阅期限部门负责人审批意见同意，签字：*日期：2024-03-14行政部审批意见同意，签字：*日期：2024-03-14备注：仅限阅览室查阅，不得带出模板三：档案销毁清册序号文件名称卷号形成年度保管期限销毁原因鉴定人审批人12022年办公费用报销单XZB-2022-15020223年保管期限届满**22022年普通函件存根XZB-2022-20020223年保管期限届满**……监销人：、销毁日期：2023-12-20备注：已粉碎处理四、管理要点与风险提示（一）责任分工明确化各部门负责人为本部门文件归档第一责任人，需指定专人（兼职档案员）负责文件收集整理；档案管理员需具备档案管理专业知识，负责档案接收、保管、查阅等日常工作，定期组织档案业务培训。（二）保密管理严格化涉密文件的形成、流转、归档、查阅需全程登记，严禁通过QQ等非加密渠道传输；档案查阅需实行“谁查阅、谁负责”制度，严禁擅自复制、摘抄涉密内容。（三）流程执行标准化严格执行文件归档时限，严禁拖延积压；纸质与电子文件需同步归档，避免“归纸质不归电子”或“归电子不归纸质”导致信息缺失。（四）