费用申请与审批流程自动化工具

费用申请与审批流程自动化工具使用指南一、业务适用场景本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织中需要规范费用申请与审批流程的场景，具体包括但不限于：日常费用报销：员工差旅费、办公费、通讯费、交通费等常规支出的申请与审批；项目费用申请：科研项目、市场活动、工程项目等专项费用的预算申请与支出审批；专项费用处理：如培训费、采购费、招待费、固定资产购置等大额或特殊类型费用的审批流程；多部门协同审批：跨部门费用（如联合市场活动费用）涉及多级审批人时的流程管理；集团化企业管控：总部与分支机构、不同子公司间的费用申请与审批权限划分与流程管控。二、操作流程指引（一）登录系统账号登录：用户通过企业统一身份认证系统登录费用审批平台，输入工号（或用户名）及密码，首次登录需根据提示完成手机号绑定与密码设置。选择功能模块：登录后“费用申请”进入主界面，可查看“待我审批”“我发起的”“已办结”等分类列表。（二）创建费用申请单选择申请类型：“新建申请”，根据费用性质选择“日常费用报销”“项目费用申请”“专项费用申请”等类型，系统自动匹配对应表单模板。填写基础信息：申请人信息：系统自动带出姓名（某）、部门（部）、工号，核对无误后无需修改；申请日期：默认为当前日期，可手动调整（如补申请历史费用）；费用所属周期：选择费用发生的起止日期（如差旅费的出行日期）；预算科目：根据企业财务制度选择对应预算科目（如“差旅费-交通费”“办公费-耗材费”），若科目不存在可联系财务部新增。填写费用明细：单笔费用录入：逐项填写“费用项目”（如“机票费”“出租车费”）、“金额”（需与附件凭证一致）、“发生日期”“费用说明”（如“北京-上海出差往返”）；多笔费用合并：若同一笔申请包含多项费用（如差旅费+住宿费），可“添加明细”逐条录入，系统自动汇总总金额；币种选择：默认人民币，若涉及外币需选择币种并填写原币金额及汇率（系统自动折算人民币）。附件：必传附件：根据费用类型凭证，如发票（需为合规增值税发票）、行程单、会议通知、采购合同、验收单等；附件要求：扫描件或照片需清晰完整（发票代码、号码、金额、盖章等关键信息可辨识），单个附件不超过10MB，支持PDF、JPG、PNG格式，可批量；附件命名：建议按“费用项目-日期-说明”格式命名（如“机票费-20231015-北京-上海”），便于审批人查阅。（三）提交审批流程选择审批人：单级审批：根据企业权限配置，系统自动带出审批人（如部门负责人*经理）；多级审批：若需多人审批（如部门负责人→分管领导→财务部），按顺序勾选审批人，可设置“或签”（任一人审批通过即可）或“会签”（全部审批人通过才可）；加急审批：若费用紧急，勾选“加急”选项，系统将以红色标注提醒审批人优先处理。填写申请事由：在“备注”栏简要说明费用申请原因（如“参加行业展会，需支付展位费及差旅费”），字数建议不超过200字，保证审批人快速知晓背景。提交申请：确认信息无误后，“提交”按钮，系统将发送审批通知至审批人账号，申请人可在“我发起的”中查看流程状态（如“审批中”“已通过”“已驳回”）。（四）审批流程处理1.审批人操作查看申请详情：审批人收到通知后，“待我审批”进入申请详情页，可查看费用明细、附件、申请事由及审批链路。审批操作：通过：“同意”，可填写审批意见（如“费用合理，同意报销”），系统自动流转至下一审批人或财务部门；驳回：“驳回”，需填写驳回原因（如“发票抬头错误，请重新”“超出预算标准”），申请将退回至申请人，状态显示“已驳回”，申请人修改后可重新提交；加签：若审批中发觉需其他人员审核（如法务部审核合同），可“加签”选择加签人，流程暂停至加签人处理完毕后继续。审批时限：系统默认审批时限为3个工作日（加急申请为1个工作日），超时未处理将自动发送催办提醒至审批人。2.申请人跟进催办审批：若申请提交后超过1个工作日未进入审批流程，可在“我发起的”中“催办”，系统向审批人发送提醒通知；修改申请：若申请被驳回或需补充信息，“编辑”修改后重新提交，原审批流程自动终止；撤回申请：在审批人未操作前，可“撤回”，申请状态变更为“已撤回”，流程终止。（五）财务处理与归档财务审核：审批通过后，申请自动流转至财务部，财务人员核对费用明细与附件的合规性（如发票真伪、预算匹配度、审批完整性），审核通过后支付指令。费用支付：现金报销：申请人携带打印版申请单（需含完整审批签字）至财务部领取现金；银行转账：系统自动将报销金额转入申请人绑定的银行卡（需提前在个人信息中填写银行卡号）；对公支付：若收款方为企业，需填写对方账户信息，财务部通过银行转账支付。电子归档：所有审批完成的申请单及附件由系统自动归档至“电子档案库”，申请人可通过“已办结”模块查询历史申请记录及附件，支持按日期、费用类型、审批状态筛选。三、费用申请单模板费用申请单基础信息内容申请人*某所属部门*部工号申请日期YYYY年MM月DD日费用所属周期YYYY年MM月DD日至YYYY年MM月DD日预算科目□差旅费□办公费□招待费□培训费□其他________申请总金额（元）_________________（大写：_____________）费用明细费用项目金额（元）发生日期费用说明附件清单附件名称数量格式备注审批流程审批人职位审批意见签字日期第一级审批*经理部门负责人第二级审批*总监分管领导第三级审批*主管财务部申请人信息签字联系电话四、使用注意事项（一）信息真实性要求申请人需保证填写的费用信息（金额、日期、事由）及附件真实、准确、完整，不得虚报、冒领费用，否则将按企业制度追责。预算科目需严格按照财务部门发布的《费用预算科目表》选择，若不确定可提前咨询财务人员*主管。（二）附件规范发票需为合规增值税发票，抬头、税号、项目名称等信息需与企业信息一致，发票需加盖开具单位发票专用章；差旅费需附行程单、机票/车票复印件；招待费需附招待对象、事由说明（如“与客户洽谈合作”）；采购费需附采购合同、验收单。（三）审批时效管理审批人需在规定时限内完成审批，非特殊情况不得超时，超时未审批将记录至个人绩效考核；申请人提交申请前需确认审批链路正确，避免因审批人选错导致流程延误。（四）驳回与修改申请被驳回后，需根据驳回原因修改完善（如更换发票、补充说明），修改后重新提交时需在备注栏注明“已根据驳回意见修改”，便于审批人快速审核；同一申请单最多允许驳回3次，3次驳回后需联系部门负责人经理与财务部主管共同协调解决。（五）系统安全与隐私用户需妥善保管账号密码，不得转借他人使用，定期更换密码（建议每3个月更换一次）；严禁在非企业内网环境下登录系统，避免账号信息泄露；费用数据仅本人及审批人、财务部可