会议纪要编写与存档管理规范模板

会议纪要与存档管理规范模板一、总则为规范公司各类会议纪要的编写、审核、分发及存档流程，保证会议信息准确传递、决议事项有效落实、历史记录可追溯，提高会议管理效率，特制定本规范。本规范适用于公司内部所有类型会议（包括但不限于例会、专题会、决策会、评审会等）的纪要管理全过程。二、适用范围与会议类型（一）适用范围本规范涵盖公司各部门、各项目组组织的内部会议，以及与外部单位（如客户、供应商、合作伙伴）联合召开且需形成正式纪要的会议。（二）会议类型分类例会：固定周期召开的常规会议（如周例会、月度总结会），主要汇报工作进展、协调日常事务。专题会：针对特定议题（如项目攻坚、问题整改、流程优化）召开的临时性会议，聚焦深度讨论与方案制定。决策会：对公司重大事项（如战略规划、预算审批、人事任免）进行表决的会议，需明确最终决议及执行责任。评审会：对方案、成果、申请等进行评估的会议（如项目评审、方案评审），需记录评审意见及结论。三、职责分工（一）会议组织部门/负责人确定会议主题、时间、地点、参会人员及议程，提前至少1个工作日通知参会人员。指定会议记录人（优先选择熟悉议题内容的人员），并提供会议背景资料。负责会议纪要的最终审核与签发，保证决议事项明确、责任到人。（二）会议记录人提前熟悉会议议程及背景资料，准备记录工具（如笔记本电脑、录音设备，需提前告知参会人员）。客观、准确记录会议关键信息，包括讨论要点、分歧意见、最终决议、行动项等。会后24小时内完成会议纪要初稿，提交会议组织部门/负责人审核。（三）参会人员按时参会，提前准备相关材料，积极参与讨论。对纪要中的个人发言或负责事项进行核对，保证信息准确无误。（四）档案管理员负责会议纪要的分类、编号、归档及保管，保证档案完整、安全。建立会议纪要台账，便于查询与追溯；定期对存档纪要进行备份（电子档案）及整理（纸质档案）。四、会议纪要全流程操作规范（一）会前准备阶段明确会议核心目标：会议组织部门需清晰界定本次会议需解决的问题或达成的成果，避免议题发散。准备会议资料：整理与议题相关的背景文件、数据报表、方案草案等，提前发送给参会人员（如有必要）。确定记录要素：记录人需提前准备《会议纪要记录清单》（见附件1），明确需重点记录的内容：会议基本信息（主题、时间、地点、参会人员、缺席人员及原因）；议程及讨论顺序；每项议题的讨论要点（关键观点、数据支撑、不同意见）；决议事项（明确结论、依据）；行动项（具体任务、负责人、完成时限、所需资源）。（二）会中记录阶段客观记录，避免主观臆断：记录人需以“原话转述+核心提炼”方式记录讨论内容，不添加个人观点，重点标注分歧点与共识点。例：“针对项目延期问题，部门认为需增加2名开发人员（理由：当前人力缺口导致进度滞后）；部门建议优先优化非核心功能（理由：可压缩10%工期），最终决议：申请增加1名开发人员，同时由部门牵头优化非核心功能，3个工作日内提交详细计划。”突出决议与行动项：对会议达成的共识、形成的决议、明确的行动项需单独记录，标注“决议”“行动项”等关键词，保证后续可快速定位。确认关键信息：对涉及时间、数量、责任人的信息（如“完成时限：2024年X月X日”“负责人：姓名”）需当场与发言者核对，避免记录错误。（三）会后整理与审核阶段整理初稿（会后24小时内）：记录人根据会议记录，按《标准会议纪要模板》（见附件2）整理初稿，保证：结构清晰：按议程顺序分模块记录，重点内容前置；语言简练：避免口语化表达，使用书面语；信息完整：无遗漏决议事项、行动项及附件。内部核对（初稿完成后1小时内）：记录人将初稿发送给会议组织部门负责人及关键参会人员（如行动项负责人），核对：个人发言及负责事项是否准确；决议结论是否与会议结果一致；时间、数据等关键信息是否有误。审核与修订（核对完成后2小时内）：会议组织部门负责人对纪要进行最终审核，重点关注：决议事项是否明确、无歧义；行动项是否包含“任务-负责人-时限”三要素；整体内容是否符合会议目标。审核通过后，记录人根据反馈修订纪要。（四）分发与执行阶段正式分发（审核通过后1个工作日内）：经签发的会议纪要（需标注“签发人：姓名”“签发日期”）按以下范围分发：参会人员（含缺席人员）；决议事项涉及的责任部门/人员；公司档案管理员（存档用）；如需外部单位知悉，由会议组织部门负责人确认后分发。跟踪执行：会议组织部门负责跟踪行动项落实情况，在下次例会或专题会上汇报进度；档案管理员同步更新《行动项跟踪台账》（见附件3），保证闭环管理。（五）存档管理阶段存档时限：会议纪需在分发完成后3个工作日内完成存档。存档方式：电子档案：按“年份-部门-会议类型-会议日期”命名（如“2024-市场部-专题会-20240315”），存储至公司指定服务器/档案管理系统，备份周期为每月1次；纸质档案：打印签字版纪要（含签发人、记录人签字），按部门分类装订，存放于档案柜，标注“会议纪要+年份+部门+编号”。存档期限：例会纪要保存2年；专题会、评审会纪要保存3年；决策会纪要保存5年（或按公司档案管理规定长期保存）。查询与借阅：员工因工作需要查询会议纪要，需填写《档案查询申请表》（见附件4），经所在部门负责人及档案管理员审批后，可查阅电子档案或借阅纸质档案（借阅期限不超过3个工作日）。五、标准会议纪要模板（含表格）会议纪要会议基本信息项目内容会议主题[如：2024年Q2产品规划评审会]会议时间[年/月/日上/下午时分-时分]会议地点[如：公司301会议室/线上会议（腾讯会议）]参会人员[姓名1、姓名2、姓名3……]（共X人）缺席人员及原因[姓名：原因（如出差、请假）]主持人[姓名]记录人[姓名]分发范围[参会人员、相关部门、档案管理员]会议议程及讨论记录序号议程内容讨论要点记录（关键观点、分歧、数据等）1[议程1：Q2产品目标汇报]部门：目标为用户增长30%，需新增3项核心功能（附件1：功能清单），预计投入研发资源50人月。部门：建议优先优化现有功能稳定性，避免过度迭代导致体验下降。2[议程2：资源分配讨论]决议：按部门方案分配资源，但需优先保障核心功能开发（功能A、B），优化功能排期至Q3启动。决议事项序号决议内容依据1确认Q2产品目标为用户增长30%，核心功能（A、B、C）开发周期为8周。议程1讨论结果2批准部门提交的Q2研发资源申请（50人月），预算控制在200万元以内。议程2表决结果行动项列表序号行动任务负责人配合部门完成时限所需资源状态（待执行/进行中/已完成）1核心功能A详细方案设计姓名技术部2024-04-15设计工具权限待执行2Q2产品预算细化表提交姓名财务部2024-03-25历史预算数据进行中3核心功能B技术可行性评估姓名研发部2024-04-01测试环境待执行附件清单《Q2核心功能清单》《Q2研发资源预算表》其他说明[如：本次会议录音已存档，需查阅请联系记录人；下次会议时间暂定2024年3月22日14:00]签发栏记录人签字：日期：审核人（主持人）签字：日期：签发人（部门负责人）签字：日期：六、关键执行要点与风险提示（一）记录准确性保障对涉及数据、时间、责任人的信息，需经至少2人核对（记录人+发言者/负责人），避免笔误。对存在争议的讨论内容，需客观记录各方观点，不刻意回避分歧，必要时标注“未达成共识，需进一步讨论”。（二）及时性要求会后24小时内完成初稿，保证信息“新鲜”，避免因时间间隔过长导致记忆偏差。审核环节需在1个工作日内完成，避免拖延影响后续执行。（三）保密管理涉及公司机密、敏感信息（如未公开战略、商业数据）的会议纪要，需标注“内部保密”，仅限参会人员及责任人员查阅。电子档案需加密存储，纸质档案存放于带锁档案柜，严禁非授权外传。（四）行动项可追溯性行动项必须明确“任务-负责人-时限”三要素，避免模糊表述（如“尽快完成”“相关部门配合”）。档案管理员需定期更新《