合同签订与履行的标准化流程

合同签订与履行标准化流程工具指南一、适用范围与典型应用场景本标准化流程工具适用于各类企业、事业单位、社会团体及个人在开展经济活动中，涉及合同签订与履行的全流程管理。无论是货物买卖、服务提供、工程承揽、房屋租赁，还是合作开发、技术转让等类型的合同，均可参照本流程执行，旨在规范合同管理、降低交易风险、保障双方权益。典型应用场景包括但不限于：企业采购原材料或设备时与供应商签订《买卖合同》；委托外部机构提供设计、咨询、运维等服务的《服务合同》；房屋出租方与承租方签订的《租赁合同》；项目合作方之间就共同开发、资源共享等签订的《合作协议》；个人与企业之间涉及劳务、兼职等服务的《劳务合同》。二、标准化操作流程详解合同签订与履行全过程可分为前期准备、谈判与起草、审核与审批、签订、履行、变更与解除、归档七个核心阶段，各阶段需严格按步骤执行，保证流程合规、权责清晰。（一）前期准备阶段：明确需求与背景目标：清晰界定合作需求，核实合作方基本资质，为后续合同签订奠定基础。操作步骤：需求梳理与立项业务部门根据实际需求（如采购、合作、服务等）填写《业务需求申请表》，明确合作目的、标的物（或服务内容）规格、数量、质量标准、预算金额、交付时间等核心要素。需求部门负责人对申请表进行初审，保证需求合理、可行。合作方主体调查通过“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”等官方渠道，核实合作方的主体资格（如是否为合法注册企业、存续状态）、经营范围、注册资本、法定代表人等信息。涉及特殊行业（如食品、建筑、医疗等）的，需核实合作方是否具备相应资质或许可证（如食品经营许可证、建筑工程施工资质等）。必要时可通过第三方信用评估机构或实地考察，知晓合作方的履约能力、商业信誉及涉诉、失信等风险情况。内部授权与对接确定本合同对接人（如业务经理*），明确其谈判权限（如价格调整幅度、付款条件等）；若合作方需授权代表签约，需核实其《授权委托书》（载明授权范围、权限及期限）。（二）谈判与起草阶段：协商条款与形成文本目标：与合作方就合同核心条款达成一致，形成书面合同草案。操作步骤：条款协商双方就合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决方式等核心条款进行协商，重点明确：标的物/服务：具体名称、规格、型号、技术参数（需附技术附件）；价款与支付：金额、币种、支付方式（如银行转账、承兑汇票）、支付节点（如预付款、到货款、验收款、质保金比例及支付条件）；履行安排：交付时间、地点、运输方式及风险转移节点；验收标准（如国家标准、行业标准、双方约定标准）、验收流程及期限；违约责任：明确违约情形（如逾期交货、质量不合格、逾期付款等）及对应的违约金计算方式、赔偿范围（含直接损失和间接损失）。合同起草根据协商结果，使用标准合同模板（或参考《民法典》合同编相关规定）起草合同文本，保证条款完整、表述清晰、无歧义。合同文本应包含以下必备条款：双方基本信息（名称、地址、法定代表人/授权代表、联系方式、统一社会信用代码）；合同标的、数量、质量、价款或报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；争议解决方式（如仲裁或诉讼，明确仲裁机构或管辖法院）；合同生效条件（如签字盖章后生效、附条件生效等）；其他双方约定事项（如保密条款、知识产权归属、不可抗力等）。（三）审核与审批阶段：合规把关与风险控制目标：通过多部门审核，保证合同内容合法合规、条款严谨，符合公司利益。操作步骤：业务部门初审起草人将合同文本及附件（如技术协议、报价单、合作方资质证明等）提交业务部门负责人审核，重点审核：合同内容是否与业务需求一致；合作方资质是否满足要求；履约安排是否可行（如交付时间是否与生产计划匹配、付款条件是否符合财务制度）。法务部门审核业务部门通过初审后，将合同提交法务专员*审核，重点审核：主体合法性（合作方是否具备签约资格，是否存在越权代理情形）；条款合法性（是否符合法律、行政法规及行业规定，如“霸王条款”无效情形）；权责对等性（双方权利义务是否平衡，违约责任是否明确且合理）；争议解决条款（是否明确约定仲裁或诉讼，避免管辖争议）。法务部门需在2个工作日内反馈审核意见，起草人根据意见修改后重新提交。财务部门审核法务审核通过后，提交财务负责人*审核，重点审核：价款及支付条款是否与公司财务预算一致；支付方式、节点是否合理（如预付款比例一般不超过30%，质保金比例不低于5%）；涉及税费条款是否明确（如是否含税、发票类型及开具时间）。最终审批根据合同金额及重要性，分级提交公司管理层审批：金额≤10万元：由业务分管领导*审批；10万元＜金额≤50万元：由总经理*审批；金额＞50万元：提交公司董事会或股东会审批。审批通过后，形成《合同审批表》（需各审核部门及审批人签字盖章），作为合同签订依据。（四）签订阶段：正式确立合同关系目标：完成合同签署手续，保证合同法律效力。操作步骤：文本最终确认起草人根据审批意见修改合同文本，与合作方确认最终版本，保证双方文本内容一致（可在关键页加盖“合同骑缝章”）。签署方式选择纸质签署：双方加盖公章或合同专用章（需保证印章备案有效），法定代表人或授权代表签字；若为个人签约，需签字并按手印。电子签署：通过第三方电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，保证签署人身份真实、合同文本不可篡改（需提前与合作方约定电子签署效力）。合同份数与分发合同一式2-4份（根据实际需求确定），双方各执至少1份，业务部门、财务部门、法务部门分别留存归档（若有约定，可增加份数）。（五）履行阶段：按约执行与过程跟踪目标：保证合同按约定履行，及时处理履行中的问题，保障权益实现。操作步骤：履行计划制定业务部门根据合同约定制定《合同履行计划》，明确各环节责任人、时间节点及交付成果（如生产计划、物流安排、验收安排等），报分管领导备案。进度跟踪与沟通对方履行过程中，对接人需跟踪进度（如生产进度、发货状态、服务实施情况），并通过书面形式（如邮件、函件）与对方确认关键节点信息，避免口头约定。若对方可能逾期或存在履行瑕疵，需及时发函催告（如《履约催告函》），并留存送达证据（如快递签收记录、邮件发送记录）。验收与确认合同约定需验收的，履行完成后，由业务部门牵头组织验收小组（可邀请技术、质量、法务人员参与），按合同约定的标准进行验收：货物验收：核对数量、规格、外观、质量证明文件（如合格证、检测报告）；服务验收：核查服务成果是否符合约定要求（如项目报告、系统运行测试）；验收合格后，双方签署《验收确认书》，作为付款及履约完成的依据；验收不合格的，需书面通知对方整改，并明确整改期限。付款结算财务部门根据合同约定及《验收确认书》，办理付款手续：对方需提供合法发票（与合同主体、金额一致）；按支付节点通过银行转账付款，备注“合同编号+款项性质”（如“合同-第1期付款”）；付款后留存付款凭证（如银行回单、发票）。（六）变更与解除阶段：调整或终止合同关系目标：依法依规处理合同变更或解除情形，避免后续纠纷。操作步骤：合同变更履行过程中需变更合同内容（如标的物数量、价款、履行时间等），双方应协商一致并签订《合同变更协议》，明确变更事项、生效条件及原合同其他条款效力。变更协议需履行与原合同同等的审核审批流程，重大变更（如金额增加30%以上）需重新审批。合同解除约定解除：若合同约定解除条件成就（如对方逾期超过30日），守约方需书面通知对方解除合同，通知中需说明解除事由及依据；法定解除：因不可抗力（如自然灾害、政策变化）导致合同无法履行，或对方严重违约（如根本性违约），守约方可依法解除合同；解除合同后，双方需对已履行部分进行结算（如退货、退款），并签署《合同解除协议》，明确善后处理事宜。（七）归档阶段：资料整理与留存目标：保证合同及相关资料完整、规范，便于后续查阅与审计。操作步骤：资料收集整理合同履行完毕（或解除/终止）后，业务部门需收集以下资料，整理成册：合同文本（含附件、变更协议、解除协议）；审批文件（如《合同审批表》、法务审核意见、财务审核意见）；合作方资质文件（营业执照复印件、授权委托书、资质证书等）；履行过程中的证据材料（如验收报告、付款凭证、往来函件、沟通记录等）。归档与保管整理后的资料交公司档案管理部门（或指定专人）归档，按“一合同一档”原则编号管理（如“年份-部门-合同编号”）；纸质档案需存放在干燥、安全的场所，电子档案需备份至公司服务器或加密存储设备，保管期限不少于合同履行结束后5年（涉及重大纠纷的，保管至纠纷解决完毕）。借阅与销毁合同档案借阅需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人及档案管理部门批准，借阅期限不超过7天；超过保管期限的档案，需按规定程序销毁，并留存销毁记录。三、关键环节配套模板清单以下为合同签订与履行过程中常用模板，可根据实际需求调整使用：（一）《合同主体信息调查表》调查项目内容主体名称统一社会信用代码法定代表人注册地址经营范围联系方式电话、邮箱、联系人资质证书（如需）许可证编号、有效期信用状况是否涉诉、是否失信被执行人、行政处罚记录（可附查询截图）调查人调查日期（二）《合同审批表》合同名称合同编号对方主体合同金额大写：________小写：________主要内容（简述标的、履行期限、核心条款等）业务部门审核意见负责人签字：________日期：________法务部门审核意见专员签字：________日期：________财务部门审核意见负责人签字：________日期：________业务分管领导审批签字：________日期：________总经理审批签字：________日期：________（若需）（三）《合同履行跟踪表》合同编号履行阶段□前期准备□生产/服务□物流交付□验收□付款□质保时间节点计划时间：________实际时间：________责任人完成情况□按计划完成□逾期完成（原因：________）□未完成（原因：________）附件材料（如生产记录、物流单号、验收报告等）备注四、流程执行风险提示与合规要点（一）主体合规风险风险点：与无资质主体签约（如超越经营范围、无特许经营资质），或签约代表未经授权，导致合同无效或无法追责。应对措施：严格审查合作方营业执照、资质证书及《授权委托书》，必要时要求提供原件核对；个人签约需核实身份证及无民事行为能力/限制民事行为能力情形。（二）条款严谨性风险风险点：条款表述模糊（如“尽快”“合理时间内”）、违约责任不明确（如“承担相应责任”），导致争议时无法主张权利。应对措施：使用具体、可量化的表述（如“收到货物后3个工作日内验收”“逾期付款按日万分之五支付违约金”）；避免“免责条款”显失公平，保证双方权利义务对等。（三）履行管理风险风险点：未及时跟踪履行进度、未保留履约证据（如验收未签书面文件、沟通仅通过口头），导致发生纠纷时举证不能。应对措施：建立《合同履行跟踪表》，定期记录履行情况；重要沟通（如催告、变更）采用书面形式，并留存送达证据（如快递签收记录、邮件发送记录）。（四）争议解决风险风险点：争议解决约定不明（如既约定仲裁又约定诉讼）或管辖法院约定无效（如约定“由甲方所在地法院管辖”但甲方