行政文书编写及执行手册

行政文书编写及执行手册一、手册说明本手册旨在规范行政文书的编写流程与执行标准，保证文书内容合法、规范、高效，适用于公司内部各类行政文书的起草、审核、印发及归档管理。通过统一标准，提升行政工作效率，保障文书传递的准确性与权威性。二、适用范围与典型应用场景本手册适用于公司各部门在日常行政管理中涉及的各类文书，包括但不限于以下场景：日常通知：如会议安排、放假通知、制度宣贯等需全员知晓的事宜；工作请示：如部门申请经费、审批项目方案、需上级决策的事项；会议纪要：如各类工作会议（例会、专题会、评审会）的讨论内容及决议；工作报告：如月度/季度工作总结、专项工作进展汇报、年度述职报告；对外函件：如与合作伙伴的沟通函、对客户的服务承诺函、部门报送的备案材料。三、行政文书编写全流程操作指南（一）明确文书类型与核心目的在起草前，需根据事项性质确定文书类型（如通知、请示、报告等），并明确核心目标（如告知、请求、汇报、函询等）。例如：若需向全体员工传达“五一放假安排”，应选择“通知”类型，核心目标是“告知时间及注意事项”；若需向领导申请“采购办公设备”，应选择“请示”类型，核心目标是“请求批准并明确流程”。（二）收集基础信息与素材根据文书类型，收集必要的基础信息，保证内容完整、数据准确。常见需收集的信息包括：时间要素：事件发生时间、截止时间、有效期等；人物要素：涉及部门、人员姓名（总、经理、专员等）、主送/抄送单位；事件要素：事项背景、具体内容、数据支撑（如预算金额、参与人数）；依据要素：相关政策文件、会议决议、领导批示等。（三）拟定文书框架与核心内容按照“逻辑清晰、层次分明”原则搭建框架，保证核心内容突出。不同文书的框架要求1.通知类文书明确事由+文种，如“关于2024年五一放假安排的通知”；主送单位：需知晓事项的部门或人员，如“公司各部门”；开头：说明发文目的（如“根据国家法定节假日安排，结合公司实际，现将2024年五一放假安排通知如下”）；主体：明确具体事项（放假时间、值班安排、注意事项等）；结尾：提出要求（如“请各部门提前做好工作安排，保证假期前后工作正常开展”）；发文机关：行政部/综合管理部；日期：发文年月日。2.请示类文书事由+文种，如“关于申请采购办公电脑的请示”；主送机关：直接上级领导或审批部门，如“总经理”；开头：说明请示背景（如“因现有办公电脑使用年限较长，频繁故障影响工作效率”）；主体：详细说明请示事项（需采购的设备型号、数量、预算金额、用途等）；结尾：提出请求（如“恳请领导批准采购”）；附件：如《办公设备采购清单》《报价单》等；发文机关：申请部门（如“市场部”）；日期：发文年月日。3.会议纪要类文书会议名称+文种，如“关于2024年Q3营销目标专题会议的纪要”；基本信息：会议时间、地点、参会人员（总监、经理等）、主持人、记录人；会议议题：明确本次会议讨论的核心问题；讨论内容：按议题记录各方发言要点；决议事项：明确行动项（内容、负责人、完成时间）；待办事项：需后续跟进的事项及责任部门；分发范围：需知会会议内容的部门或人员；记录人签字：确认纪要准确性。（四）规范格式与语言表达格式规范：文字排版：标题用二号小标宋体字，用三号仿宋体字，一级标题用黑体，二级标题用楷体，行距28磅；页面设置：页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，页码位于页脚居中；特殊标注：重要内容可加粗，需填写部分用“[]”标注（如“[申请部门]”）。语言要求：简洁准确：避免口语化、冗余表述，如“请尽快处理”改为“请于X月X日前完成”；严谨正式：使用书面语，如“兹通知如下”“特此请示”；逻辑清晰：按“背景-事项-要求”或“问题-分析-方案”顺序展开，段落间用过渡句衔接。（五）审核与修订流程文书起草完成后，需经过“三级审核”保证内容无误：初核：起草人自查，重点检查格式规范性、数据准确性、语句通顺度；复核：部门负责人审核，确认内容是否符合部门工作实际、是否符合公司制度；终审：根据文书类型，由分管领导/行政部/总经理审批，保证事项合规、权限得当。审核中需修改的内容，由起草人根据意见修订后重新提交，直至最终通过。（六）印发与归档管理印发：正式文件需加盖公司公章，生效日期以发文日期为准；涉密文件需标注“秘密”“机密”等密级，按保密规定印发；电子版文件通过公司OA系统或指定邮箱发送，纸质版文件存档2份（行政部1份、发文部门1份）。归档：文书完成后3个工作日内，由发文部门将纸质版及电子版提交行政部归档；归档分类：按“年度+文种+部门”编号（如“2024-通-行政部-001”）；保存期限：一般文书保存3年，重要文书（如合同、请示）保存5-10年，涉密文书按保密规定保存。四、常用行政文书模板及填写说明（一）行政通知模板部分内容示例标题关于2024年中秋节放假安排的通知主送单位公司各部门各部门：根据国家法定节假日安排，结合公司实际，现将2024年中秋节放假安排通知一、放假时间：9月14日（周六）至9月16日（周一），共3天。9月17日（周二）正常上班。二、注意事项：1.请各部门提前做好工作安排，保证假期前后工作衔接顺畅；2.放假前关闭办公区域电源、门窗，做好安全防范；3.值班人员需坚守岗位，保持通讯畅通，遇紧急情况及时汇报。特此通知。发文机关行政部日期2024年8月30日填写说明：标题需包含“年份+事由+文种”；需明确放假时间、注意事项；主送单位为需知晓的全体部门；发文机关为行政部或综合管理部。（二）工作请示模板部分内容示例标题关于申请举办2024年员工团建活动的请示主送机关总经理总经理：为增强团队凝聚力，提升员工归属感，行政部拟于2024年10月中旬组织员工团建活动，具体方案一、活动时间：2024年10月15日（周日），全天；二、活动地点：拓展基地（市区路号）；三、参与人员：公司全体员工（约50人）；四、活动内容：拓展训练（信任背摔、团队协作）、户外烧烤；五、预算金额：约1.2万元（含场地费、餐饮费、交通费、物料费）。妥否，请批示。附件《2024年员工团建活动方案》《拓展基地报价单》发文机关行政部日期2024年9月20日填写说明：标题需明确“申请事项+文种”；需说明背景、具体方案、预算；附件需提供支撑材料；主送机关为直接上级领导。（三）会议纪要模板部分内容示例标题关于2024年第三季度销售目标达成专题会议纪要基本信息时间：2024年7月10日14:00-16:00地点：三楼会议室参会人员：销售总监、市场部经理、财务部主管、销售部各区域经理主持人：销售总监记录人：行政专员一、会议议题研讨第三季度销售目标分解方案及资源支持需求。二、讨论内容1.销售总监通报公司第三季度销售目标为5000万元，较第二季度增长20%；2.各区域经理汇报目标分解情况（华东区域1500万元、华南区域1200万元等）；3.市场部经理提出需增加线上广告投放预算50万元，以支持华东区域目标达成。三、决议事项1.第三季度销售目标按区域分解（详见附件1），各区域负责人需于7月15日前提交详细执行计划；2.同意增加市场部线上广告投放预算50万元，由财务部于7月12日前完成审批。四、待办事项1.销售部：7月15日前提交各区域执行计划；2.财务部：7月12日前完成广告预算审批；3.市场部：7月20日前完成线上广告投放方案。分发范围总经理、销售总监、市场部、财务部、销售部记录人签字行政专员填写说明：标题需包含“会议名称+文种”；基本信息需完整记录会议要素；需按“议题-讨论-决议-待办”展开；分发范围为需知会内容的部门。五、文书编写与执行关键注意事项（一）内容真实性与合规性所有数据、事实需经核实，避免虚构或夸大（如预算金额、参与人数需提供依据）；内容需符合国家法律法规及公司制度（如请假通知需符合考勤制度，请示需符合审批权限）。（二）格式规范与细节把控严格遵循公文格式标准（如标题居中、段落首行缩进2字符、附件标注规范）；避免错别字、标点符号错误（如“的、得、地”使用正确，“，”与“。”区分清楚）；重要文件需编号管理（如“行文〔2024〕X号”），便于追溯。（三）流程严谨性与时效性严格按照“起草-审核-印发”流程操作，杜绝“先印发后审核”或“越级审批”；需时限办理的文书（如会议通知、请示），需明确截止时间并提前预留审核周期；收到文书的部门需在规定时间内反馈（如请示需3个工作日内答复，通知需1个工作日内确认收悉）。（四）保密与存档管理涉密文书（如财务数据、未公开方案）需标注密级，限定知悉范围，严禁随意复印外传；电子版文书需加密存储（如OA系统权限管理），纸质版文书存放在专用档案柜，由行政部统一保管；超过保