采购申请与审批综合模板

采购申请与审批综合模板一、适用范围与典型场景本模板适用于企业内部各类采购活动的申请与审批管理，覆盖日常办公物资、生产原材料、固定资产购置、服务外包等多种采购类型。典型场景包括：新员工入职办公设备采购、季度常用耗材补充、生产线紧急备件采购、办公场地装修服务采购、大型设备年度维保服务等。通过标准化流程，保证采购需求合规、预算可控、审批高效，同时实现采购过程的可追溯管理。二、全流程操作指引（一）第一步：采购需求发起与申请单填写需求确认：申请人（部门经办人）根据实际工作需要，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途及预算金额，保证需求与部门工作计划或项目预算匹配。填写申请单：登录采购管理系统或《采购申请表》（模板见第三章），完整填写以下信息：基础信息：申请人姓名（*）、所属部门、联系方式、申请日期；采购明细：物品/服务名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预估总价（需注明是否含税）；需求说明：简要阐述采购原因、用途（如“为项目采购服务器1台，用于项目数据处理”）、期望到货日期；附件：如涉及固定资产或大额采购，需附《资产采购评估表》《三家比价报价单》《技术参数要求》等支撑材料（扫描件或电子版）。内部初审：申请人核对申请信息无误后，提交至部门负责人进行初审。（二）第二步：部门负责人审核审核重点：部门负责人（*）需确认采购需求的必要性、合理性及与部门预算的匹配性，重点审核：采购内容是否为部门工作必需，是否存在可替代方案（如内部调配、租赁等）；预估总价是否在部门年度预算额度内，超预算采购需注明“预算调整申请”并附财务部门预审意见；规格型号、数量是否符合实际工作需求，是否存在过度采购。审核结果处理：审核通过：在《采购申请表》“部门负责人意见”栏签字确认，流转至下一环节；审核不通过：注明驳回理由（如“需求不明确”“预算超支”），退回申请人修改后重新提交。（三）第三步：财务部门复核复核重点：财务专员（*）重点审核采购预算与资金安排，保证采购支出符合企业财务制度：预算科目是否正确（如“办公费”“原材料采购”“固定资产购置”等）；预估总价是否在对应预算科目余额内，超预算需核对《预算调整审批单》是否已获批；付款方式是否符合企业规定（如“货到付款”“分期付款”需附合同条款）。复核结果处理：复核通过：在“财务审核意见”栏签字，标注“建议审批”，流转至审批权限领导；复核不通过：注明问题（如“预算科目错误”“缺少付款方式说明”），退回申请人补充材料。（四）第四步：分级审批执行根据采购金额或物品类型，由不同层级领导审批，具体权限划分如下（示例）：采购类型金额范围审批人办公耗材/低值易耗品≤5000元部门经理生产原材料/服务外包5000元-50000元分管副总经理（*）固定资产/大额采购＞50000元总经理（*）审批流程：部门经理审批：通过后可直接提交采购部门执行；分管副总/总经理审批：需在《采购申请表》“审批意见”栏明确“同意采购”或“补充说明后采购”，审批通过后流转至采购部门。特殊情况：紧急采购（如生产设备突发故障需立即维修）可启动“紧急审批流程”，申请人需电话请示审批人，并在24小时内补全书面审批手续。（五）第五步：采购部门执行与跟进任务接收：采购专员（*）收到审批通过的《采购申请表》后，1个工作日内确认采购需求，制定采购计划。供应商选择：公开采购：通过企业供应商库比价、议价，或组织招标（需符合《招投标管理办法》）；单一来源采购：如指定供应商（专利产品、独家服务等），需在申请表中注明原因并附审批文件。订单下达：确定供应商后，签订采购合同（或下达订单），明确物品/服务规格、数量、价格、交付时间、质量标准、付款条件等，并将合同副本反馈至申请部门及财务部门。进度跟踪：采购专员全程跟踪订单执行情况，保证按时交付，如遇延期需及时通知申请部门并协调解决。（六）第六步：验收与归档货物/服务验收：到货后，申请人联合使用部门、仓储部门（如涉及）共同验收，核对物品名称、规格、数量、质量是否与合同一致，并填写《采购验收单》；服务类采购需由需求部门确认服务成果是否符合约定标准，验收合格后双方签字确认。付款申请：验收合格后，采购专员凭《采购申请表》《采购合同》《验收单》《发票》等资料，向财务部门申请付款。资料归档：采购部门将全套采购资料（申请表、审批表、合同、验收单、发票复印件等）按“一单一档”原则整理存档，保存期限不少于3年。三、核心模板清单（一）采购申请表申请单号：申请日期：年月日申请人*所属部门联系方式采购类别□办公物资□生产原料□固定资产□服务外包□其他采购用途期望到货日期年月日预算科目预算金额元采购明细序号物品/服务名称规格型号123附件清单□比价报价单□技术参数要求□资产评估表□其他：部门负责人意见签字：日期：年月日财务审核意见签字：日期：年月日审批意见□部门经理：签字：日期：年月日□分管副总：签字：日期：年月日□总经理：签字：日期：年月日采购部门意见签字：日期：年月日备注（二）采购验收单验收单号：验收日期：年月日采购申请单号供应商名称物品/服务名称规格型号单位应收数量验收说明使用部门意见签字：日期：年月日仓储部门意见（如涉及）签字：日期：年月日采购部门确认签字：日期：年月日四、关键事项提醒预算控制：严格执行预算管理，超预算采购需提前提交《预算调整申请》，经财务部门及分管领导审批后方可发起流程，严禁无预算采购。审批时限：各部门需在收到申请后2个工作日内完成审核/审批，紧急采购需在24小时内补全手续，避免因流程延误影响工作。资料完整性：采购申请时需保证信息真实、准确，附件齐全（如大额采购需提供比价记录），虚假信息或遗漏材料将导致流程驳回，并追究申请人责任。供应商管理：优先选择企业合格供应商库内的合作方，新供应商引入需经过资质审核（营业执照、相关资质证书等）及现场考察，保证供应商具备履约能力。廉洁要求：采购过程中严禁收受供应商回扣、礼品等不正当利益，一经发觉将按企业《廉洁从业规定》严肃处理，