办公室行政工作流程管理手册

办公室行政工作流程管理手册前言本手册旨在规范公司办公室行政工作流程，明确各环节职责分工，提高行政工作效率与服务质量，保障日常办公有序运转。手册适用于公司全体行政人员及需对接行政工作的其他部门员工，涵盖办公物资、会议组织、访客接待、文件流转、办公环境、固定资产六大核心工作场景。各流程可根据实际工作需求灵活调整，行政部负责定期更新与优化手册内容。一、办公物资管理流程（一）适用工作情境日常办公物资（如文具、耗材、办公用品等）的申购、入库、领用、盘点及废旧物资处理。（二）标准化操作步骤1.物资申购需求发起：各部门每月25日前填写《办公物资需求计划表》（表1-1），注明物资名称、规格型号、预估数量、用途及紧急程度，经部门负责人签字后提交至行政部。需求审核：行政部汇总各部门需求，核对库存量（避免重复申购、积压），审核通过后提交至采购负责人；紧急需求（如当日必需物资）可发起临时申购流程，需在申请单上标注“紧急”，优先处理。采购执行：采购负责人根据审核通过的需求计划，对接合格供应商进行比价采购（金额≥5000元需至少2家比价），保证物资质量与性价比。2.物资入库到货验收：物资送达后，行政专员与采购负责人共同核对物资名称、规格、数量、质量是否与申购单一致，验收合格后在《办公物资入库登记表》（表1-2）中登记（入库日期、物资信息、供应商、验收人、入库数量）；不合格物资当场拒收，并通知采购负责人联系退换货。入库上架：验收合格的物资分类贴标签（标注名称、规格、入库日期），存放至指定货位，更新库存台账（电子+纸质），保证账实相符。3.物资领用领用申请：员工领用物资时，填写《办公物资领用登记表》（表1-3），注明领用人、部门、领用物资名称/规格/数量、领用日期，部门负责人签字确认后提交至行政部。物资发放：行政专员核对领用单与库存情况，按需发放物资，领用人签字确认；领用高频物资（如A4纸、签字笔）可实行“定额领制”（部门每月按人数定额领用），超额领用需部门负责人额外审批。4.盘点与报废定期盘点：行政部每月末进行物资盘点，核对台账库存与实际库存，编制《办公物资盘点表》（表1-4），对盘盈、盘亏情况分析原因（如损耗、漏记、错发），形成盘点报告提交至行政负责人。废旧处理：无法使用的废旧物资（如损坏的文件夹、旧硒鼓）由行政部统一回收，建立《废旧物资处理登记表》（表1-5），联系合规回收机构处理，严禁随意丢弃；仍有使用价值的物资（如未用完的耗材）可留存作为备用，优先领用。（三）配套表单模板表1-1办公物资需求计划表部门申请人日期物资名称规格型号预估数量示例：A4纸80g5包部门负责人签字：行政部审核：采购负责人确认：表1-2办公物资入库登记表入库日期物资名称规格型号供应商数量单价金额验收人备注2023-10-08签字笔0.5mm黑色文具20支1.530*小华表1-3办公物资领用登记表领用日期领用人部门物资名称规格型号数量领用事由部门负责人签字2023-10-09*市场部A4纸80g2包日常打印*表1-4办公物资盘点表盘点日期物资名称账面数量实际数量盘盈/盘盈数量原因分析处理意见2023-10-31订书机54盘亏1领用未登记加强领用登记管理表1-5废旧物资处理登记表处理日期物资名称数量处理方式（□回收/□丢弃）回收机构/经手人处理人监督人2023-10-15旧硒鼓3个回收环保公司*小华*王经理（四）关键注意事项申购时需提前规划，避免临时采购影响办公；紧急需求需提前2小时联系行政部，保证当日到货。物资入库时必须当场验收，数量、质量不符需24小时内反馈至采购部。领用物资需按需申领，严禁浪费或私用，行政部定期核查领用记录，异常情况通报部门负责人。库存物资需分类存放（文具区、耗材区、易碎品区等），保持仓库干燥、整洁，防火、防潮。二、会议组织管理流程（一）适用工作情境公司内部各类会议（如周例会、月度总结会、专项研讨会、外部对接会等）的策划、筹备、召开及会后跟进。（二）标准化操作步骤1.会议发起与审批发起申请：会议组织者提前2个工作日填写《会议申请及议程表》（表2-1），注明会议名称、时间、地点、参会人员、议题、所需物料（如投影仪、白板笔）及预计时长，提交至部门负责人审批。审批与协调：部门负责人审批通过后，行政部协调会议室（优先使用内部会议室，外部会议需提前确认场地费用），若时间/场地冲突，与组织者协商调整；重要会议（如年度总结会、外部合作会议）需提交至分管领导审批。2.会议通知发布通知内容：行政部根据审批通过的会议申请，发送会议通知（邮件/企业），明确会议时间、地点、议程、参会人员、需携带材料（如报告、PPT）及联系人（*小华，分机号123）。确认参会：提前1天再次与参会人员确认出席情况，未确认人员需电话跟进；请假人员需提前提交《请假申请表》，经部门负责人审批后抄送行政部。3.会前准备会场布置：根据会议类型布置会场（例会：圆桌式；研讨会：分组式；外部会议：正式桌签），调试设备（投影仪、音响、麦克风、视频会议系统），保证正常运行；摆放桌签（按参会人员职务排序）、饮用水、纸笔、会议资料（如有），检查空调、灯光温度（夏季24-26℃，冬季20-22℃）。材料准备：提前打印会议议程、签到表、相关材料（按参会人数+10%备用），装入文件袋；外部会议需准备公司宣传册、礼品（如有）。4.会议服务签到与引导：参会人员入场时，行政专员引导签到（电子/纸质），发放会议资料；重要会议需在会议室入口设置签到台，专人负责。现场保障：会议期间，行政专员全程在场，及时处理突发情况（如设备故障：5分钟内排查解决，无法解决的启用备用设备；人员迟到：引导入座，避免打扰会议）。记录与拍照：安排专人记录会议要点（形成《会议纪要》初稿），重要会议可拍摄现场照片（需提前告知参会人员，涉及保密内容禁止拍摄）。5.会后整理场地复原：会议结束后，行政专员清理会场（回收物资、关闭设备、整理桌椅），检查是否有遗漏物品。资料归档：将会议签到表、纪要、照片等资料整理归档（电子档存入共享文件夹，纸质档存入行政档案柜），标注“会议名称+日期”。纪要分发与跟进：会议纪要需在24小时内经会议主持人审核确认后，分发至参会人员及相关部门；明确会议决议事项的责任人、完成时限，3个工作日内跟进落实情况，形成《会议决议跟踪表》（表2-2）。（三）配套表单模板表2-1会议申请及议程表会议名称申请部门申请人日期会议时间地点参会人员议题示例：10月市场部例会市场部*2023-10-10议程1：9:00-9:10上周工作总结（汇报人：*）议程2：9:10-9:30本周计划（汇报人：*）议程3：9:30-10:00专项讨论（主持人：*赵六）所需物料：投影仪、白板、签到表预计时长：1小时部门负责人签字：分管领导签字：表2-2会议决议跟踪表会议名称决议事项责任部门责任人完成时限当前进度（□未开始/□进行中/□已完成）备注10月市场部例会完成10月推广方案市场部*2023-10-15进行中需财务部配合预算（四）关键注意事项会议通知需提前1-2天发布，保证参会人员有时间准备；临时会议（如突发问题讨论）需至少提前4小时通知。会前务必调试设备，准备备用设备（如备用麦克风、投影仪灯泡），避免技术问题影响会议。会议纪要需客观准确，突出决议事项和责任人，避免记录无关内容；保密会议纪要需标注“内部资料，禁止外传”。会后跟进需及时，未按时完成的决议事项需向分管领导汇报，说明原因及下一步计划。三、访客接待管理流程（一）适用工作情境外部访客（如客户、合作伙伴、上级单位、应聘者等）的预约、接待、引导及送别。（二）标准化操作步骤1.访客预约预约登记：访客需提前1天联系对接人（如业务部*），明确到访时间、人数、身份、事由及预计停留时长；对接人填写《访客接待登记表》（表3-1），提交至行政部。信息确认：行政部与访客再次确认信息（到访时间、是否需要车辆接送/住宿安排等），特殊情况（如重要客户、上级领导）需提前制定详细接待方案（含陪同人员、行程安排、礼品等）。2.接待准备信息通知：行政部提前通知相关部门（如前台、会议室、茶水间）访客信息，保证前台知晓接待流程，会议室已预留（如需）。物料准备：根据访客身份准备物料：普通访客（饮用水、公司宣传册）；重要访客（茶水/咖啡、水果、礼品、专属停车券）；应聘者（岗位说明书、应聘登记表、公司介绍PPT）。3.迎接与引导前台接待：访客抵达时，前台主动问候（“您好，请问找哪位？”），核对《访客接待登记表》信息（姓名、对接人、事由），请访客填写《外来人员登记表》（含身份证号、联系方式，信息保密），发放访客证（佩戴胸前）。引导至接待区：前台通知对接人，引导访客至接待区（或会议室），途中简要介绍公司环境（如“这是我们的办公区，那边是茶水间”）；重要访客需由对接人或行政专员至公司门口迎接。4.接待服务基础服务：为访客提供饮用水（水温适中，杯身无污渍），重要访客主动询问是否需要茶水/咖啡（如“请问您喝咖啡还是茶？我们这里有拿铁、绿茶”）；接待过程中保持安静，避免大声喧哗。沟通协助：如需，行政专员可协助准备会议室（调试设备、摆放资料），提供翻译服务（如遇外籍访客），或暂时回避（需经对接人同意）。5.送别与记录送别礼仪：访客离开时，对接人或行政专员送至公司门口（或电梯口），礼貌道别（“感谢您的到访，期待下次再见”）；重要访客可安排车辆送至机场/车站。记录归档：行政专员更新《访客接待登记表》（记录到访时间、离开时间、接待情况），将《外来人员登记表》存档（保存期限1年），重要接待需整理接待总结（含访客反馈、改进建议）。（三）配套表单模板表3-1访客接待登记表接待日期到访时间离开时间访客姓名单位职务联系方式接待人事由接待区域2023-10-1114:0015:30*刘总科技有限公司总经理138*商务洽谈3楼会议室表3-2外来人员登记表姓名性别身份证号联系方式到访事由接待单位接待人进入时间离开时间备注*赵先生男32011395678应聘人力资源部*王芳09:0010:30（四）关键注意事项访客需提前预约，临时到访（如未预约）需联系对接人确认，经同意后方可接待；拒绝接待无关或可疑人员。前台需核对访客信息，发放访客证，无证人员禁止进入办公区；重要访客（如客户、上级）需提前通知安保部。接待过程中注意保密，不泄露公司敏感信息（如未公开项目、财务数据）；涉密会议需在独立会议室进行，禁止访客随意走动。访客离开后及时清理接待区，保持环境整洁；礼品赠送需符合公司规定，避免违规馈赠。四、文件流转管理流程（一）适用工作情境公司内部文件（如通知、报告、申请、制度等）的起草、审核、签发、传阅、归档及外部来文处理。（二）标准化操作步骤1.文件起草内容规范：文件内容需准确、简洁、逻辑清晰，符合公文格式（标题、主送机关、附件、发文机关、成文日期）；重要文件（如制度、方案）需附编制说明（起草背景、目的、依据）。格式要求：标题用二号小标宋简体，用三号仿宋GB2312，行距28磅，页码居中；电子档文件命名规则为“文件类型-部门-名称-日期”（如“通知-行政部-2023年国庆放假安排-20230930”）。2.审核部门审核：起草人将文件提交至部门负责人审核，重点审核内容真实性、部门职责匹配度、可行性；审核通过后签字确认，退回起草人修改。跨部门审核：涉及多部门职责的文件（如采购制度），需发送至相关部门会签（如财务部、法务部），会签部门在1个工作日内反馈意见，起草人汇总修改后提交至分管领导。3.签发领导签发：审核通过后的文件提交至对应签发领导（一般文件：部门负责人；重要文件：分管领导；公司级文件：总经理），签发人需在《文件流转审批单》（表4-1）上签字，明确“同意”“同意但需修改”“不同意”意见。编号登记：签发后的文件由行政部统一编号（如“行字〔2023〕号”），登记《文件发文登记表》（表4-2），加盖公司公章（或部门章），保证印章使用规范（登记用印时间、用印人、文件名称、份数）。4.分发与传阅分发：需执行的文件（如通知、制度）由行政部按份数分发至各部门，填写《文件分发签收表》（表4-3），接收人签字确认；电子档文件通过企业/邮件发送，需确认已读。传阅：需传阅的文件（如会议纪要、报告）由行政部登记后，按传阅顺序传递，传阅人需在《文件传阅登记表》（表4-4）上签字并注明意见，传阅后及时收回，避免滞留。5.执行与归档执行跟踪：涉及执行的文件（如工作计划、制度），各部门需在规定时间内落实，行政部跟踪执行情况，未按时执行的需向分管领导汇报。归档管理：执行完毕或具有保存价值的文件，由行政部收集、整理（电子档分类存入共享文件夹，纸质档按“年度-文件类型”排序），编制《文件归档目录》（表4-5），存入档案柜，保存期限按公司档案管理规定执行（如制度类永久保存，通知类保存1-3年）。（三）配套表单模板表4-1文件流转审批单文件名称起草部门起草人日期部门审核意见：签字：日期：跨部门会签意见：签字：日期：分管领导意见：签字：日期：总经理意见：签字：日期：表4-2文件发文登记表发文日期文件编号文件名称密级（□公开/□内部/□秘密）份数分发部门签收人用印人2023-10-12行字〔2023〕05号关于2023年国庆放假安排的通知公开10各部门*小华*王经理表4-3文件分发签收表文件名称文件编号分发日期接收部门接收人签收日期备注2023年第四季度工作计划计字〔2023〕10号2023-10-01市场部*2023-10-01表4-4文件传阅登记表传阅日期文件名称传阅人传阅意见签字日期归还日期2023-10-1310月会议纪要*同意2023-10-132023-10-142023-10-1310月会议纪要*建议补充数据2023-10-132023-10-14表4-5文件归档目录归档日期文件编号文件名称保存期限存放位置备注2023-10-15行字〔2023〕05号关于2023年国庆放假安排的通知1年档案柜-2023-通知类（四）关键注意事项文件起草需使用公司统一模板，避免格式混乱；涉密文件（如财务数据、未公开项目）需标注“秘密”，严格控制传阅范围。审核环节需严格把关，内容不实、格式不符的文件退回修改；签发后不得擅自修改，确需修改的需重新走审批流程。文件分发需登记签收，保证责任到人；传阅文件需及时收回，避免丢失或信息泄露。归档文件需完整、清晰，电子档与纸质档一致；档案柜需上锁，由行政专员专人管理，借阅需登记。五、办公环境维护流程（一）适用工作情境办公区域（前台、会议室、工位、走廊、茶水间等）的清洁、绿植养护、设施报修及环境优化。（二）标准化操作步骤1.日常清洁管理清洁标准：行政部制定《办公区域清洁标准》（表5-1），明确各区域清洁频次与要求（如工位每日下班后整理，会议室每使用后清洁，卫生间每2小时清洁1次）。清洁安排：行政部聘请专业保洁公司，签订清洁服务合同，明确清洁范围、频次、考核标准；保洁人员每日7:00-8:00完成公共区域清洁（地面、桌面、垃圾桶等），员工每日整理个人工位（文件归档、物品摆放整齐）。2.绿植养护绿植配置：根据办公区域面积配置绿植（前台：大型绿植如发财树；工位：小型绿植如绿萝、多肉），绿植数量占比不低于办公面积的10%。养护管理：行政部联系专业绿植养护公司，每2周修剪、浇水、施肥1次，及时更换枯萎、病虫害绿植；员工需爱护绿植，禁止随意移动或浇水。3.设施报修与维护报修流程：设施（如空调、打印机、灯具、水龙头）出现故障时，员工填写《设施报修单》（表5-2），注明故障位置、问题描述、报修人，提交至行政部；紧急故障（如漏水、停电）需电话通知行政部（*小华，分机号123），行政部30分钟内响应。维修跟进：行政部根据故障类型联系维修人员（内部维修员/外部供应商），维修完成后，员工确认故障是否排除，在《设施报修单》签字；行政部定期统计报修率，分析高频故障原因（如打印机频繁故障需考虑更换设备）。4.环境优化与检查环境优化：行政部定期收集员工对办公环境的建议（如增加休息区绿植、调整空调温度），每季度组织1次“办公环境优化行动”（如工位评比、绿植认养）。定期检查：行政部每周五下午进行办公环境检查，填写《办公环境巡检表》（表5-3），对不符合项（如工位杂乱、垃圾桶未清）通知整改，整改完成后复查。（三）配套表单模板表5-1办公区域清洁标准区域清洁频次清洁要求责任人前台每日上班前地面无污渍，桌面整洁，绿植无枯叶保洁人员工位每日下班前文件归档，物品摆放整齐，垃圾桶清空员工会议室每使用后桌椅归位，设备关闭，地面无杂物保洁人员卫生间每2小时1次地面干燥，无异味，洗手液、纸巾充足保洁人员表5-2设施报修单报修日期报修时间故障位置故障描述报修人联系方式响应时间维修时间维修结果（□已解决/□未解决）维修人签字确认2023-10-1614:303楼会议室空调不制冷*赵六139789014:3015:00已解决*李师傅表5-3办公环境巡检表巡检日期巡检区域存在问题整改责任人整改时限整改结果（□已整改/□未整改）复查人2023-10-20市场部工位文件堆放杂乱*2023-10-20已整改*小华（四）关键注意事项保洁人员需按清洁标准操作，避免影响员工办公（如清洁工位时需提前通知员工）；清洁用品需环保，避免刺激性气味。设施报修需详细描述故障，便于维修人员快速定位；维修过程中需做好安全防护（如高空作业需系安全带）。员工需自觉维护办公环境，禁止在公共区域吸烟、乱扔垃圾；行政部定期开展“文明办公”宣传。绿植养护需选择无毒、无害品种，避免员工过敏；定期检查绿植生长情况，及时更换不适宜室内环境的品种。六、固定资产管理流程（一）适用工作情境公司固定资产（如电脑、打印机、办公家具、设备等）的申购、入库、领用、调拨、盘点及报废。（二）标准化操作步骤1.固定资产申购需求申请：部门因工作需要新增固定资产时，填写《固定资产申购单》（表6-1），注明资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途、使用人，提交至部门负责人审核。审批与采购：部门负责人审核通过后，行政部核查现有资产（避免重复购置），提交至分管领导审批；审批通过后，采购负责人按“货比三家”原则采购（金额≥10000元需公开招标），保证资产质量与性价比。2.入库与登记到货验收：资产送达后，行政专员与采购负责人共同验收（核对名称、规格、数量、质量、配件是否齐全），验收合格后填写《固定资产入库验收单》（表6-2）；不合格资产拒收，通知采购商退换货。贴标与登记：验收合格的资产粘贴固定资产标签（标注编号、名称、入库日期、使用人），录入固定资产管理系统（唯一资产编号），登记《固定资产台账》（表6-3）（电子+纸质），保证账、卡、物相符。3.领用与调拨领用登记：员工领用资产时，填写《固定资产领用登记表》（表6-4），注明资产编号、领用日期、使用人、保管人，签字确认后领用；离职人员需将资产交还行政部，办理交接手续。内部调拨：部门间资产调拨需填写《固定资产调拨单》（表6-5），经原使用部门、新使用部门、行政部负责人签字确认后，行政部更新台账（变更使用人、存放地点）。4.盘点与报废定期盘点：行政部每半年组织1次固定资产盘点，核对系统台账与实际资产，编制《固定资产盘点表》（表6-6），对盘盈、盘亏、闲置资产分析原因，形成盘点报告提交至领导层。报废处置：无法使用或报废的资产（如使用年限到期、损坏无法修复），由使用部门填写《固定资产报废申请表》（表6-7），注明资产信息、报废原因、残值估计，经行政部鉴定、领导审批后，联系合规机构回收，回收款项交至财务部；严禁私自处置固定资产。（三）配套表单模板表6-1固定资产申购单申购部门申请人日期资产名