行政文件归档管理制度模板文档管理高效版

行政文件归档管理制度模板（高效版）一、制度适用范围与使用场景本制度适用于各类企业、事业单位及机关的行政文件归档管理工作，旨在规范行政文件从形成到归档的全流程管理，保证文件完整性、安全性及可追溯性。使用场景包括：日常行政文件（如通知、会议纪要、请示报告）处理、年度文件集中归档、部门间文件移交接收、历史档案查询利用等。通过标准化管理，解决文件散乱、查找困难、归档不及时等问题，提升行政办公效率。二、行政文件归档标准化操作流程（一）文件形成与收集文件形成规范：各部门在办理行政事务时，需使用统一模板（如公司标准公文模板），保证文件内容完整（含标题、主送/抄送单位、发文部门、日期、签发人等要素），字迹清晰（电子文件需为PDF或Word格式，避免使用易损坏的临时格式）。收集责任划分：各部门指定专人（如行政专员*）作为本部门文件收集责任人，负责对已办结文件（含纸质版和电子版）进行初步整理，保证无遗漏、无重复。收集时限要求：月度文件需在次月5日前完成收集，年度文件需在次年1月15日前完成全面收集，特殊情况需提前向档案管理部门（行政部*）报备。（二）文件分类与整理分类标准：采用“年度-问题-机构”三级分类法，具体一级分类：按文件形成年度（如“2024年”）；二级分类：按文件问题属性（如“综合管理”“人事管理”“财务审计”“会议文件”“合同协议”等）；三级分类：按文件形成机构（如“综合管理部”“人力资源部”“财务部”）。整理要求：纸质文件：去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，按件装订（每份文件为一件，重要文件如合同需单独装订），在文件右上角编写归档流水号（如“2024-综合-001”）；电子文件：按分类建立文件夹（如“2024年/综合管理部/会议文件”），文件名规范为“年度-分类-流水号-题名”（如“2024-综合-001-2024年度行政工作计划”），同步进行电子备份（建议刻录光盘或存储至专用服务器）。（三）文件立卷与编目立卷原则：遵循“一事一卷、一案一卷”原则，同一事项或合同的文件（如请示、批复、附件）需合并立卷，跨年度文件按形成年度归入卷首。编目内容：每卷文件需编制《归档文件目录》，包含以下字段：档号（如“2024-综合-001”）、题名（文件全称）、责任者（形成部门）、文件日期（发文日期）、页数（纸质文件页数）、保管期限（根据《文件保管期限表》确定，如“永久”“30年”“10年”）、备注（特殊情况说明）。电子编目：使用档案管理系统（如OA系统档案模块）录入目录信息，实现纸质与电子目录同步，支持关键词检索。（四）文件归档与移交归档审核：档案管理员*对各部门提交的文件进行审核，重点检查分类是否准确、编目是否完整、手续是否齐全（如签字盖章是否完备），审核通过后签署《归档文件审核表》。移交手续：纸质文件：填写《文件移交接收登记表》（一式两份），注明移交部门、移交人、接收人、移交数量、日期，双方签字确认后各执一份；电子文件：通过加密传输系统移交，接收后校验文件完整性，《电子文件移交清单》并由双方签字确认。归档时限：审核通过的文件需在10日内完成移交至档案室（或指定档案存放区域），逾期未移交的需向行政部*书面说明原因。（五）档案保管与利用保管要求：纸质档案：存入专用档案柜，库房保持通风、干燥（温度14-24℃，湿度45-60%），防火、防虫、防霉，定期检查（每季度一次）；电子档案：定期备份（每月增量备份，每年全量备份），存储介质需异地存放（如总部与分支机构各存一份），防止数据丢失。借阅规范：内部借阅：员工需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人审批后，档案管理员登记借阅信息（借阅人、借阅时间、归还期限），重要档案（如涉密文件、合同）需经分管领导*审批；外部借阅：需加盖单位公章，经单位主要负责人批准，借阅期限不超过7天，到期未归还的需及时催收。（六）档案鉴定与销毁鉴定周期：每5年组织一次档案鉴定工作，由档案管理部门、业务部门及法务人员*组成鉴定小组，对到期档案进行价值评估。销毁流程：对保管期限届满、无保存价值的档案，填写《档案销毁审批表》，经鉴定小组签字、分管领导*审批后，方可销毁；销毁时需由两人以上监销，纸质档案采用粉碎或焚烧方式，电子档案进行彻底删除（不可恢复），并记录《档案销毁清单》（监销人、销毁日期、销毁方式）。三、各部门归档管理职责行政部*（档案管理部门）：负责制度制定、流程培训、档案审核、保管、利用及鉴定销毁工作，监督各部门归档执行情况。各业务部门：负责本部门文件的形成、收集、初步整理及移交，指定专人担任归档联系人，配合档案管理部门工作。档案管理员：具体执行档案接收、分类、编目、保管、借阅登记等日常事务，定期向行政部汇报档案管理情况。四、行政文件归档管理实用模板模板1：《行政文件归档清单》档号题名责任者文件日期页数保管期限备注2024-综合-0012024年度行政工作计划综合管理部2024-01-058永久含附件2份2024-人事-002关于2024年招聘工作的通知人力资源部2024-02-10530年模板2：《文件移交接收登记表》移交部门移交人移交日期文件类型（纸质/电子）数量（卷/件）档号范围接收人接收日期备注综合管理部*专员2024-03-01纸质252024-综合-001至025*管理员2024-03-01无异议财务部*主管2024-03-05电子502024-财务-001至050*管理员2024-03-05已备份模板3：《档案借阅申请表》借阅人部门联系方式借阅日期归还日期*员工市场部1382024-03-102024-03-15档号题名借阅用途审批人（部门负责人）审批意见2024-合同-012与公司合作协议项目跟进*总监同意模板4：《档案销毁审批表》档号范围题名销毁原因保管期限鉴定小组意见审批人（分管领导）审批日期2019-综合-100至1502019年会议纪要等保管期限届满，无保存价值10年同意销毁*副总经理2024-02-20五、归档执行规范与风险防范要点归档时效性：严禁拖延归档，各部门需在规定时限内完成文件收集与移交，逾期未交且无合理说明的，将纳入部门绩效考核。文件质量：归档文件需为最终版本，草稿、修改稿等非正式文件原则上不归档（特殊情况需标注“草稿”），电子文件需保证无病毒、无格式错误。保密管理：涉密文件（如涉密合同、未公开的人事任免文件）需单独存放，加密管理，借阅需经分管领导*审批，严禁擅自复制、外传。电子文件安全：定期对电子档案进行病毒查杀和