采购管理流程规范及评估模板

采购管理流程规范及评估模板一、适用范围与应用场景二、采购全流程操作指引（一）需求发起与审批需求提报需求部门根据业务计划或实际需要，填写《采购需求申请表》，明确物资/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期、预算金额及技术参数（如有）。技术复杂或金额较大的采购需附技术规格书或可行性说明。需求审核需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，签字确认后提交采购部门。采购部门重点审核需求与预算的匹配性、技术参数的明确性，必要时与需求部门沟通调整模糊条款。审批权限确认根据采购金额（如：≤1万元由部门总监审批；1万-5万元由分管副总审批；＞5万元由总经理审批）或采购类型（如战略采购需额外经战略委员会审批），逐级提交审批。审批通过后，采购部门方可启动后续流程。（二）供应商寻源与选择供应商信息收集采购部门通过公开招标、邀请招标、询价比价、供应商推荐（需附推荐理由）等方式收集供应商信息，优先选择已纳入《合格供应商名录》的供应商；新供应商需提交营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证等）、业绩证明等材料。供应商资质初审采购部门联合需求部门、质检部门对供应商资质进行审核，重点核查经营范围、生产/服务能力、质量体系、财务状况及商业信誉，形成《供应商资质评估表》，筛选出符合基本要求的候选供应商。询价与比价对候选供应商进行询价（至少3家，特殊情况下可适当减少但需书面说明原因），要求供应商提供报价单（需注明含税价、交货期、付款条件、质保期等）。采购部门组织比价分析，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，形成《采购比价分析表》，推荐最优供应商方案。确定供应商与谈判根据比价结果，与最终选定的供应商进行商务谈判，明确价格、交付、验收、违约责任等条款，达成一致后签订《采购合同》。金额较大或复杂的采购需法务部门参与合同审核。（三）合同签订与执行合同拟定与审批采购部门根据谈判结果拟定《采购合同》，合同内容需完整包括双方信息、采购标的、数量价格、质量标准、交付时间与地点、验收方式、付款计划、违约责任、争议解决条款等。合同按审批权限（参照需求审批权限）经相关负责人审批后，加盖公司公章及合同专用章，双方各执一份。订单下达合签订后，采购部门向供应商下达《采购订单》，明确采购细节，作为供应商生产/备货及后续验收的依据。订单内容需与合同保持一致，如有变更需书面确认。进度跟踪采购部门定期跟踪供应商生产/备货进度，对可能延期或存在质量风险的采购，及时与供应商沟通协调，保证按期交付。重大采购需每周提交《采购进度跟踪表》至相关部门。（四）到货验收与结算到货初步确认供应商送货至指定地点后，需求部门或仓库人员核对到货清单与采购订单是否一致（数量、规格型号），确认外包装完好，无破损、遗漏。质量与数量验收数量验收：清点实物数量，与订单、送货单核对，保证无误。质量验收：需求部门或质检部门根据合同约定的质量标准（如国家/行业标准、技术规格书）进行检验，必要时可委托第三方检测机构。验收合格后，填写《到货验收记录表》，参与验收人签字确认；不合格的，需出具《不合格品处理通知单》，与供应商协商退换货或索赔事宜。发票与结算供应商凭《到货验收记录表》开具合规发票（发票内容需与合同、订单一致），财务部门审核发票真实性、合规性及与验收记录的匹配性后，按合同约定的付款流程（如：预付款、到付款、分期付款等）办理结算手续。（五）采购绩效评估数据收集采购部门在采购完成后，收集本次采购的关键数据，包括实际采购成本、交付准时率、验收合格率、供应商响应速度、合同履约情况等。指标评估对照《采购绩效评估表》，从采购成本控制（如：成本节约率=（预算金额-实际采购金额）/预算金额×100%）、交付效率（如：准时交付率=准时交付批次/总采购批次×100%）、质量达标率（如：验收合格批次/总验收批次×100%）、供应商管理（如：配合度、问题解决效率）等维度进行量化评分。结果应用评估结果作为供应商等级调整（如A/B/C级分类，A级供应商优先合作，C级供应商淘汰）、采购部门绩效考核及后续采购策略优化的重要依据。对于评估中发觉的问题，需制定改进措施并跟踪落实。三、核心模板表格表1：采购需求申请表申请部门申请日期需求编号物资/服务名称规格型号单位需求数量期望到货日期预算金额用途说明技术参数/要求附件清单（如技术规格书）需求部门负责人签字日期采购部门审核意见签字/日期审批意见（按权限）签字/日期表2：供应商资质评估表供应商名称联系人联系方式注册地址经营范围注册资本资质证书名称证书编号发证机关业绩案例（近3年）质量体系认证认证范围财务状况（如资产负债率、营收情况）评估结论（合格/不合格）评估小组签字日期表3：采购比价分析表采购项目需求编号比价日期物资/服务名称规格型号数量供应商A名称报价（元）交货期供应商B名称供应商C名称比价结论推荐供应商：理由：采购负责人签字日期表4：到货验收记录表采购订单号合同编号到货日期物资/服务名称规格型号数量供应商名称送货单号验收日期数量验收结果□合格□不合格（不合格说明：）质量验收结果□合格□不合格（不合格说明：）验收结论□通过□待处理□拒收参与验收人员需求部门：采购部门：质检部门（如有）：供应商签字日期表5：采购绩效评估表采购项目采购日期完成日期供应商名称预算金额实际金额成本节约率准时交付率验收合格率供应商配合度评分（1-5分）问题响应效率评分（1-5分）综合得分（100分制）成本控制（30%）+交付效率（25%）+质量（25%）+供应商管理（20%）=评估等级□优秀（≥90分）□良好（80-89分）□合格（60-79分）□不合格（＜60分）改进建议评估部门签字日期四、关键控制点与风险提示合规性控制采购流程需严格遵守《_________采购法》（如适用）、《公司法》及公司内部采购管理制度，严禁化整为零规避审批、指定供应商或收取回扣等违规行为。所有采购活动需留存完整书面记录，保证可追溯。流程衔接控制需求审批未通过的采购不得启动；供应商资质审核不合格的不得进入询价环节；验收不合格的物资不得入库或结算。各环节需在规定时限内完成（如需求审批≤2个工作日，供应商响应≤3个工作日），避免流程延误影响业务。风险防控供应商风险：定期对合作供应商进行复评，动态更新《合格供应商名录》，对出现质量、交付问题的供应商及时约谈或暂停合作。合同风险：合同条款需明确双方权利义务，避免模糊表述（如“尽快”“合理”），违约责任需具体量化（如逾期交货每日按合同金额的0.05%支付违约金）。成本风险：大宗或长期采购可采用招标、框架协议等方式锁定价格，避免市场波动影响成本；对价格异常波动需进行专项分析并说明原因。沟通协作采购部门需与需求部门保持密切沟通，保证采购需