采购申请表单

通用采购申请表单工具模板一、适用范围与常见应用场景本采购申请表单适用于企业内部各部门因工作需要发起物品采购时的标准化流程管理，旨在规范采购需求提报、审批及执行环节，保证采购活动合规、高效。常见应用场景包括但不限于：日常办公采购：如文具耗材、办公设备配件、清洁用品等常规物资补充；项目专项采购：为特定项目采购所需的原材料、设备、工具等，需明确项目编号及关联信息；固定资产采购：如电脑、打印机、家具等单价较高、使用周期长的资产购置；应急采购：因突发情况（如设备故障、临时任务）需紧急采购的物资，需标注“紧急”字样并说明原因。二、采购申请全流程操作指引（一）需求提出与表单填写明确采购需求：申请人需根据实际工作需要，确定拟采购物品的名称、规格型号、数量、预估单价及用途，保证需求合理且必要。示例：采购“联想ThinkPadX1Carbon笔记本电脑”，数量“2台”，规格“i7处理器/16G内存/512G固态硬盘”，用途“市场部新员工办公使用”。登录系统/获取表单：通过企业OA系统、采购管理系统或线下领取《通用采购申请表》模板，保证使用最新版本表单。填写基础信息：完整填写申请部门、申请人、联系方式（内部分机号）、申请日期、项目名称（如涉及）等字段，信息需真实准确，避免遗漏。填写采购明细：逐项填写物品信息，同一类物品可合并填写，但需注明不同规格或用途；预估单价需参考历史采购价或市场均价，总价=数量×预估单价（保留两位小数）。附加说明：如需特殊说明（如紧急采购、指定供应商、质量要求等），在“备注”栏详细描述，必要时附上相关技术参数或报价单作为附件。（二）部门内部审批申请人自查：填写完成后，申请人需检查表单信息完整性，保证无错填、漏填，预估单价与数量计算准确。部门负责人审核：将表单提交至部门负责人（如市场部经理、行政部主管），负责人需审核采购需求的必要性、合理性及是否符合部门预算，审核通过后签字并注明日期。注意：部门负责人对采购需求的真实性负直接责任，若为跨部门共享物资，需联合相关部门负责人会签。（三）采购部审核接收与初审：采购部收到审批通过的表单后，1个工作日内完成初审，重点检查：表单填写是否规范，附件是否齐全；采购物品是否属于企业统一采购目录（如需集中采购）；预估单价是否明显偏离市场行情（可要求申请人提供比价依据）。需求确认与比价：初审通过后，采购部与申请人沟通确认需求细节，对于非紧急采购，需联系至少3家合格供应商进行比价，填写《比价记录表》作为附件；对于紧急采购，可简化比价流程，但需注明原因。审核反馈：审核通过后，采购部在表单“采购部审核”栏签字并流转至下一环节；若需修改，注明修改意见并退回申请人。（四）财务部与领导审批预算审核：财务部对采购申请进行预算复核，确认是否有充足预算额度，若超预算需申请人提交《预算调整申请》并附说明，审核通过后签字。分级审批：根据采购金额及企业权限划分，提交至对应领导审批：金额≤5000元：由分管副总审批；5000元＜金额≤20000元：由总经理审批；金额＞20000元：需提交总经理办公会集体审议，审批通过后由总经理签字。注意：审批人需重点关注采购的合规性、预算匹配度及性价比。（五）采购执行与收货确认订单下达：审批完成后，采购部根据表单信息与选定供应商签订采购合同或下达订单，明确交货期、质量标准、付款方式等条款，并将订单号反馈至申请人。到货验收：物品送达后，申请人联合行政部/使用部门、采购部共同验收，核对物品名称、规格、数量、质量是否与申请一致，填写《到货验收单》，三方签字确认。入库与付款：验收合格后，行政部/仓库办理入库手续，采购部凭发票、入库单、验收单等单据提交财务部付款；若验收不合格，及时联系供应商退换货，并记录在案。三、通用采购申请表模板基础信息内容申请部门申请人*内部联系方式（分机号/企业通讯工具）申请日期年月日项目名称/编号（如涉及）采购明细序号物品名称12…合计审批流程审核环节审批人签字部门负责人审核采购部审核财务部审核分管副总/总经理审批备注1.紧急采购请注明原因及期望到货时间；2.需附件（如报价单、技术参数）请在此注明；3.其他说明：四、使用过程中的关键提示信息真实性要求：申请人需对所填信息的真实性、准确性负全责，严禁虚报、瞒报采购需求或夸大数量、单价，一经发觉将按企业规定处理。预算与时效管理：日常采购需提前3-5个工作日提交申请，紧急采购（如24小时内需到货）需在“备注”栏标注并电话同步采购部，保证审批流程高效流转；超预算采购需提前10个工作日提交预算调整申请。供应商规范：优先选择企业合格供应商名录中的供应商，若需新增供应商，需提前提交《供应商资质审批表》，经采购部审核备案后方可合作。变更与撤销：采购申请审批通过后，原则上不得变更；若因特殊情况需变更数量、规格或撤销申请，需提交《采购变更/撤销申请表》，经原审批流程审批后方可执行，避免资源浪费。档案留存：采购申请表、比价记录、验收