产品设计文档管理规范

产品设计文档管理规范一、规范适用范围与核心目标（一）适用场景本规范适用于企业内部产品团队（含产品、设计、研发、测试等角色）在产品设计全生命周期中各类文档的管理活动，具体包括：新产品从0到1的概念设计、需求分析、原型设计阶段；现有产品的迭代优化、功能升级版本管理；跨部门协作（如与运营、市场、客服团队）时的文档同步与传递；产品知识沉淀、历史文档追溯及新人培训资料调用。（二）核心目标标准化：统一产品设计文档的格式、内容框架及管理流程，保证信息传递的一致性；高效化：明确文档各环节责任人及操作时限，减少重复沟通与信息差，提升团队协作效率；可追溯：通过版本控制与归档管理，实现文档变更历史的清晰记录，支持问题定位与决策复盘；安全化：针对敏感信息（如未公开功能、用户数据）设置访问权限，降低信息泄露风险。二、产品设计文档全生命周期管理流程产品设计文档管理需遵循“创建-审核-发布-更新-归档”的全生命周期流程，各环节责任人与操作要求（一）文档创建：需求驱动，模板先行责任人：产品经理（主导）、UI/UX设计师（配合输出设计说明）触发条件：新项目启动会明确需求范围后；产品迭代版本规划评审通过后；跨部门协作需补充设计说明时。操作步骤：选择模板：根据文档类型（如需求文档PRD、原型设计稿、交互说明文档、视觉规范文档等）从企业文档库中调用对应标准模板（模板示例见第三部分）；内容填充：需求文档（PRD）：明确产品目标、用户画像、功能描述（含用户故事/场景）、业务规则、非功能性需求（功能、兼容性等）、验收标准；原型设计稿：高保真原型需标注页面跳转逻辑、交互状态（如、hover效果）、异常流程处理；设计说明文档：需包含设计原则、组件规范（颜色、字体、图标）、页面布局说明等；基础信息标注：在文档首页填写“文档编号”（规则：产品代码-版本号-创建日期，如“CRM-V2.0-20240520”）、创建人、创建日期、当前版本、关联需求编号（如需）。（二）文档审核：多轮校验，保证质量责任人：产品经理（自审）、项目经理（交叉审核）、研发负责人（技术可行性审核）、测试负责人（验收标准审核）、UI/UX负责人（设计规范审核）审核标准：自审（产品经理）：内容完整性（是否覆盖所有需求点）、逻辑一致性（前后描述无矛盾）、表述清晰度（避免歧义）；交叉审核（项目经理）：文档是否符合项目计划排期、资源分配是否合理；研发审核：技术实现方案是否可行、是否存在不可控风险；测试审核：验收标准是否可量化、测试场景是否覆盖；设计审核：设计稿是否符合品牌调性、组件复用率是否达标。操作步骤：产品经理完成自审后，通过企业协作平台（如飞书、钉钉、Confluence）发起“文档审核流程”，按顺序添加审核人并附上审核说明（如“请重点审核支付流程的业务规则”）；审核人需在2个工作日内完成审核，通过则“同意”，不通过需标注具体修改意见（如“3.2节支付超时时间需与研发确认，建议调整为30秒”）并退回修改；所有审核人通过后，产品经理汇总修改意见，完成文档最终版本。（三）文档发布：版本锁定，权限管控责任人：产品经理（发起）、文档管理员（执行）操作步骤：产品经理在协作平台中将审核通过的文档标记为“正式发布”，并填写发布说明（如“V2.0版本：新增批量导出功能，优化登录流程”）；文档管理员根据文档敏感级别设置访问权限：公开文档：全员可查看（如产品帮助文档、公开设计规范）；部门文档：仅产品、设计、研发、测试团队可查看（如需求文档、原型稿）；保密文档：仅核心成员（产品负责人、研发负责人、项目经理）可查看（如未上市功能规划、用户敏感数据方案）；发布后，文档管理员将文档同步至企业文档库对应分类目录（如“产品中心-CRM系统-需求文档”），并通知相关团队查阅。（四）文档更新：变更可控，同步留痕责任人：产品经理（发起）、相关协作方（同步确认）触发条件：需求变更（如用户反馈、市场策略调整）；设计优化（如用户体验迭代、技术方案调整）；错误修正（如文档描述与实际开发结果不符）。操作步骤：产品经理发起“文档变更申请”，说明变更原因（如“因支付渠道调整，需修改3.5节支付方式配置”）、变更内容及影响范围（如“仅影响V2.1版本，不涉及历史版本”）；变更申请需经原审核人（或指定负责人）重新审核（若变更涉及需求范围调整，需额外经产品负责人审批）；审核通过后，产品经理更新文档，版本号规则为“主版本号.次版本号.修订号”（如V2.0→V2.1.0，主版本号重大功能变更，次版本号小功能优化，修订号错误修正）；文档管理员更新文档库中的版本记录，保留历史版本（至少保留最近3个版本），并在变更日志中记录“变更人、变更日期、变更内容、版本号”。（五）文档归档：定期整理，便于追溯责任人：文档管理员（执行）、产品负责人（监督）归档范围：项目结束后（如产品下线、版本迭代周期结束）的全套设计文档；超过1年未更新的“休眠文档”（如功能已废弃、被替代的旧版本文档）。操作步骤：文档管理员每季度末对文档库进行梳理，标记需归档的文档；归档文档需转移至“历史文档”分类，并补充“归档日期、归档原因、查询关键词”；敏感归档文档需额外加密存储，访问权限仅开放给产品负责人、文档管理员及经审批的特殊需求人员；归档后，文档管理员输出《产品设计文档归档清单》，包含“文档编号、名称、归档日期、版本号、存放路径”，提交产品负责人确认。三、标准化及配套工具（一）核心示例1.产品需求文档（PRD）模板章节内容要求1.文档信息文档编号、版本号、创建人、创建日期、审核人、发布日期、保密级别2.产品概述产品目标、用户价值、与现有产品的关联、版本规划说明3.需求背景用户痛点、市场机会、业务驱动因素（需有数据或调研支撑）4.功能详述按功能模块划分，每个模块包含：功能名称、用户故事、业务流程图、页面原型图、交互说明、业务规则、异常处理5.非功能性需求功能要求（如页面加载速度≤3秒）、兼容性（支持的浏览器/系统版本）、安全性（数据加密要求）6.验收标准每个功能对应的可量化验收指标（如“批量导出功能支持1000条数据导出，成功率≥99%”）7.附件用户调研数据、竞品分析报告、相关原型等2.版本变更记录表模板变更日期变更版本变更人变更原因变更内容摘要影响范围审核人2024-05-21V2.1.0*产品经理支付渠道调整新增“支付”选项，修改支付流程节点仅V2.1版本*研发负责人3.文档审核意见表模板文档名称文档编号审核环节审核人审核日期审核意见处理结果（通过/退回修改）CRM系统PRDCRM-V2.0-20240520技术可行性审核*研发负责人2024-05-183.4节“批量导入功能”需确认数据库功能支持，建议增加分页处理退回修改（产品经理已补充分页方案）（二）配套工具推荐文档协作平台：飞书文档、钉钉文档、Confluence（支持多人实时编辑、版本控制、审批流程）；原型设计工具：Figma、Sketch、Axure（原型图可直接嵌入文档，支持交互演示）；版本管理工具：Git（用于设计稿源文件管理）、企业文档库版本记录功能；权限管理工具：企业协作平台自带权限设置、文档加密软件（如VeraCrypt）。四、高效执行的关键注意事项（一）文档命名与存储规范命名规则：文档名称需包含“产品名称-文档类型-版本号-日期”，如“CRM系统-需求文档-V2.0-20240520”；存储路径：按“产品线-项目阶段-文档类型”分层存储（如“产品中心-CRM系统-需求文档”），避免跨目录重复存放；禁止操作：不得将文档存储在个人电脑本地（需统一存入企业文档库），避免离职导致文档丢失。（二）版本控制“三不”原则不覆盖旧版本：每次更新需新版本，旧版本仅保留归档，不可直接替换；不跳版本号：版本号需按“主版本.次版本.修订号”规则递增，不得随意跳号（如V2.0不可直接升级至V3.0，需经历V2.1、V2.2等）；不私下传递：正式发布文档需通过协作平台传递，禁止QQ等非工具渠道发送敏感文档。（三）协作沟通“双确认”机制需求变更双确认：需求变更需同时获得产品负责人与项目负责人的书面审批，避免口头承诺导致文档与实际开发脱节；审核反馈双闭环：审核人需在规定时限内反馈意见，产品经理需对每条修改意见进行“已修改/未修改及说明”标注，保证审核意见无遗漏。（四）敏感信息管理“三严禁”严禁明文存储：用户身份证号、手机号等敏感数据需脱敏处理（如138）；严禁外传文件：保密文档不得通过邮件、U盘等方式带出公司，打印后需碎毁废弃；严禁越权查看：非授权人员不得以任何理由申请访问保密文档，违规