合同管理流程模板风险控制要点版

合同管理流程模板风险控制要点版一、适用范围与应用场景二、合同管理全流程操作与风险控制（一）合同起草与内部准备操作流程：需求明确：业务部门根据合作需求，明确合同标的、数量、质量、价款、履行期限等核心要素，填写《合同立项申请表》，经部门负责人*审批后启动起草。合同起草：使用企业标准合同模板（无模板时参考行业范本），由业务主办人*起草合同文本，保证内容与立项申请一致，条款清晰、无歧义。内部初审：业务部门负责人*对合同内容进行初审，重点核对需求匹配度、商务条款合理性，形成《合同内部初审意见表》。风险控制要点：需求不明确可能导致合同条款与实际需求脱节，需提前与对方沟通确认核心条款；禁止使用未经审批的自制模板，避免条款缺失或法律风险；初审需重点关注“违约责任”“争议解决”等关键条款，不得遗漏。（二）合同谈判与对方主体审查操作流程：谈判准备：业务主办人整理合同草案，明确谈判底线（如价格、付款周期、违约金比例等），法务专员（或外部律师）参与重大合同谈判策略制定。商务谈判：与对方就合同条款进行协商，达成一致后形成《谈判纪要》，由双方代表签字确认（邮件/书面形式均可）。主体资格审查：通过“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”等官方渠道查询对方主体资格，核实对方营业执照、资质证书（如行业许可、认证文件等）、法定代表人身份信息，要求对方提供加盖公章的《主体资格证明文件》。风险控制要点：谈判过程中不得擅自承诺超出初审范围的条款，重大变更需重新报审；主体审查需重点关注对方经营范围、存续状态（是否吊销、注销）、有无失信记录或涉诉信息；涉及特殊行业（如建筑、医疗等），需核实对方行业资质的有效期及等级。（三）合同评审与签署操作流程：组织评审：业务主办人将合同草案、《谈判纪要》《主体资格证明文件》等材料提交法务专员、财务负责人、风控负责人（或相关部门）进行联合评审，填写《合同评审表》。修改完善：根据评审意见修改合同文本，重大条款变更需重新组织评审；法务专员负责审核法律条款合规性，财务负责人审核付款方式、税务条款等。最终签署：评审通过后，按企业权限由法定代表人或授权代表签署合同（需提供《授权委托书》），加盖企业公章或合同专用章；合同文本一式多份，双方各执一份（或按约定份数执行）。风险控制要点：评审需覆盖“合法性、商务性、财务性、技术性”四大维度，任何一项不通过不得进入签署环节；禁止“空白合同”“倒签合同”（特殊情况需经总经理*书面审批，并说明原因）；签署人需保证在授权范围内签字，超越权限的签署可能导致合同无效。（四）合同履行与过程跟踪操作流程：履行交底：业务部门向履行团队（如交付、验收人员）移交合同文本，明确履行节点、质量标准、付款条件等，填写《合同履行交底记录》。进度跟踪：业务主办人*按合同约定跟踪履行进度，定期填写《合同履行跟踪表》，记录对方履行情况（如交付时间、验收结果等）。异常处理：对方违约或出现履行障碍时，业务部门需及时收集证据（如邮件、函件、验收单等），书面通知对方限期整改，同时向法务专员和部门负责人报告，制定应对方案。风险控制要点：履行过程中需保留书面证据，避免仅通过口头沟通确认事项；对方延迟履行或违约时，需在法定诉讼时效内主张权利（一般3年）；涉及款项支付，需核对合同约定及对方收款账户信息，防止支付错误。（五）合同变更与终止管理操作流程：变更申请：因市场环境、政策变化或双方协商一致需变更合同时由业务部门提交《合同变更申请表》，说明变更原因、内容及影响。协商与审批：与对方就变更内容达成一致，签订《合同变更协议》；变更协议需经原评审流程审批通过。终止处理：合同到期或需提前终止时，业务部门提交《合同终止申请表》，明确终止原因、责任划分及后续处理方案（如尾款结算、资料移交等），经审批后签订《合同终止协议》。风险控制要点：合同变更必须采用书面形式，口头变更无效；终止协议需明确“双方权利义务了结”条款，避免后续纠纷；若因对方违约导致终止，需在协议中明确违约责任及赔偿事宜。（六）合同归档与复盘总结操作流程：资料整理：合同履行完毕或终止后，业务部门将合同文本、评审记录、履行跟踪表、变更/终止协议、付款凭证等资料整理成册，标注“已归档”字样。归档保管：将合同资料移交档案管理部门，录入合同管理系统，保管期限按企业档案管理规定执行（一般不少于10年）。复盘分析：每季度/年度组织合同复盘会，分析履约率、纠纷类型、风险点等，形成《合同管理复盘报告》，优化流程模板。风险控制要点：合同资料需原件保存，复印件需注明“与原件一致”并加盖公章；涉及商业秘密的合同，需在档案系统中加密管理，限制查阅权限；复盘需重点关注“高频风险条款”（如付款约定不明、违约责任过低），及时修订模板。三、关键管理工具模板（一）《合同主体资格审查表》审查项目内容填写审查人审查日期对方单位名称法务专员*统一社会信用代码法定代表人注册地址经营范围资质证书名称及编号（如适用）信用查询结果□无失信记录□有失信记录（说明：________________________）涉诉信息□无涉诉□有涉诉（说明：________________________）审查结论□通过□不通过（理由：________________________）法务专员*（二）《合同评审表》合同名称合同编号评审部门业务部门□法务部门□财务部门□风控部门□其他□（请注明）评审维度评审意见责任人日期合法性（如：条款是否违反法律法规、是否违反监管要求）法务专员*商务性（如：价格是否合理、履行期限是否可行）业务负责人*财务性（如：付款方式是否影响现金流、税务条款是否清晰）财务负责人*综合结论□通过□修改后通过□不通过（需说明具体原因及修改要求）评审负责人*（三）《合同履行跟踪表》合同编号履行节点约定时间实际完成时间完成情况（□正常□延迟□未完成）责任人异常说明及处理措施交付阶段业务主办人*验收阶段质检专员*付款阶段财务专员*（四）《合同变更/终止申请表》申请类型□变更□终止合同编号变更/终止原因具体内容/方案申请人日期对方反馈□同意□不同意（说明：________________________）审批意见部门负责人□法务部门□财务部门□总经理□（需逐级签署）四、风险控制核心注意事项主体审查“三查三对”：查营业执照、查资质证书、查信用记录，对名称、对法定代表人、对签约权限，保证签约主体合法有效。条款审核“重点规避”：避免使用“尽量”“大概”等模糊表述，明确“违约金计算方式”“争议解决管辖法院”等关键条款，防止“霸王条款”或无效条款。履行监控“动态跟踪”：建立合同履行