销售合同审查与签订工具表

销售合同审查与签订工具表适用情境本工具表适用于企业销售部门在对外签订销售合同时对合同条款进行系统性审查、风险把控及内部流程管理的场景。通过标准化审查流程，保证合同内容合法合规、权责清晰，有效降低履约风险，保障企业合法权益，同时明确各环节责任主体，提高合同签订效率。适用于常规产品销售、服务合同、定制化合同等各类销售协议的审查与签订管理。操作流程详解第一步：合同接收与初步登记合同接收：销售代表（*经理）从客户处获取合同草案（或企业拟定的合同文本），同时记录客户名称、合同版本号、接收日期等基础信息。合同编号分配：根据企业合同管理规则，为合同分配唯一编号（格式：年份-部门-序号，如“2024-销售-001”），并在合同首页右上角标注。登记台账：在《合同管理台账》中记录合同编号、客户名称、合同标的、金额、签订日期、预计交付时间等关键信息，同步录入企业合同管理系统（如有）。第二步：合同主体信息核对核对合同双方（甲方：企业；乙方：客户）的主体信息，保证真实、合法、有效，避免因主体不适格导致合同无效或无法履行。甲方信息：确认企业名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址等信息与营业执照一致，加盖公章或合同专用章（保证印章清晰、在有效期内）。乙方信息：若客户为企业，需核对名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址，并要求提供营业执照复印件（加盖公章）；若客户为个人，需核对证件号码姓名、证件号码号、住址，并要求提供证件号码复印件；涉及代理/授权的，需审核授权委托书（载明代理权限、期限，并由被代理人签字盖章）。联系人信息：双方合同约定的联系人、联系方式（电话以*代替，如“5678”）、电子邮箱等需准确无误，保证后续沟通顺畅。第三步：核心条款逐项审查重点审查合同核心条款，保证内容明确、无歧义，符合企业利益及法律法规要求。可按以下维度逐项核对：审查模块审查要点合同标的产品/服务名称、型号、规格、品牌是否与订单一致；是否有模糊表述（如“优质产品”等）。数量与质量数量单位、计量方式是否明确；质量标准（国家标准、行业标准或双方约定标准）是否具体；验收流程、异议期限是否约定。价格与金额单价、总价（含税/不含税）是否准确；计价货币、折扣条款、付款条件是否明确；是否包含运费、安装费等附加费用。交付与验收交付时间、地点、方式（自提/配送）是否明确；延迟交付的违约责任；验收标准、流程及验收期限（如“收货后X日内验收”）。付款方式付款节点（如预付款、到付款、验收款、质保金）及比例是否明确；账户信息（户名、账号、开户行）是否准确；逾期付款的违约责任（如“按日万分之五支付违约金”）。违约责任双方违约情形（如逾期交货、逾期付款、质量不达标）对应的违约责任是否对等；是否约定违约金计算方式或损失赔偿范围；是否设置“上限条款”（如违约金不超过合同总额的20%）。知识产权与保密涉及企业专利、商标、技术秘密的，是否明确知识产权归属及保密义务；保密期限、泄密责任是否约定。争议解决争议解决方式（诉讼/仲裁）是否明确；管辖法院/仲裁机构是否具体（如“甲方所在地有管辖权的人民法院”）。合同生效与终止生效条件（如双方签字盖章后生效、附条件生效）；终止情形（如合同履行完毕、双方协商一致、违约解除）；终止后的清理条款（如资料返还、款项结算）。第四步：法律风险评估法务审查：将审查后的合同提交法务部门（*专员）进行专业审核，重点关注：条款合法性（是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规）；格式条款是否免除企业责任、加重客户义务（需提示客户注意并确认）；潜在风险点（如不可抗力约定、免责条款是否明确）。风险反馈：法务部门出具《法律审查意见书》，明确修改建议及风险等级（低/中/高），销售部门需根据意见与客户协商调整。第五步：内部审批流程部门审批：销售部门：确认合同条款符合销售政策，客户履约能力可行，由销售负责人（*总监）签字审批；财务部门：审核付款条款、价格政策、税务处理（如发票类型、税率），由财务负责人（*经理）签字审批；法务部门：确认法律风险可控，由法务负责人（*总监）签字审批。最终审批：根据合同金额及企业权限，提交总经理或分管领导签字审批（如合同金额≥10万元需总经理审批）。第六步：合同签订与归档文本确认：审批通过后，与客户确认最终合同文本，保证双方持有版本一致（可加盖“合同确认章”标注生效日期）。签订盖章：企业方：由法定代表人或授权代表签字，并加盖公章或合同专用章（骑缝章）；客户方：要求客户法定代表人或授权代表签字，并加盖公章（或个人签字）；签订日期：以双方最后一方签字盖章日期为准。归档管理：正本合同：一式X份（如一式三份，企业留存两份，客户一份），按编号顺序归档至档案室；副本/扫描件：销售部门、财务部门、法务部门各存一份电子版或纸质副本；归档材料：合同文本、审批单、法律审查意见书、客户主体资格证明材料等，保证资料完整。工具表示例销售合同审查与签订审批表合同基本信息合同编号2024-销售-001客户名称*有限公司合同标的型号智能设备（10台）合同总金额（元）500,000（含13%增值税）签订日期2024年X月X日预计交付日期2024年X月X日销售代表*经理客户联系人及电话，主体信息审查甲方（企业）名称*科技有限公司统一社会信用代码91110108法定代表人*甲方公章□已盖□未盖（清晰度：□清晰□模糊）乙方（客户）名称*有限公司统一社会信用代码91110108法定代表人乙方公章□已盖□未盖（清晰度：□清晰□模糊）主体资格证明□营业执照复印件□证件号码复印件□授权委托书（编号：*）核心条款审查记录审查模块审查意见合同标的标的型号、数量与订单一致，无模糊表述价格与金额单价50,000元/台，总价500,000元（含税），账户信息无误交付与验收2024–前交付至客户指定地点，验收期15日付款方式预付款30%（150,000元），到货付60%（300,000元），质保金10%（50,000元）违约责任逾期付款按日万分之五支付违约金，逾期交付按日千分之三支付违约金争议解决约定由甲方所在地人民法院管辖审批流程销售部门负责人□同意□需修改（意见：_________________）签字：*日期：2024–财务部门负责人□同意□需修改（意见：_________________）签字：*日期：2024–法务部门负责人□同意□需修改（意见：_________________）签字：*日期：2024–总经理□同意□需修改（意见：_________________）签字：*日期：2024–签订与归档签字盖章情况甲方：签字______，公章______；乙方：签字______，公章______生效日期2024年X月X日归档编号DA-2024-001归档人*归档日期2024–关键要点提醒主体资质不可忽视：客户为企业的，务必核实营业执照及经营范围；涉及特殊行业（如食品、医疗器械），需确认其是否具备相关经营许可，避免因客户资质问题导致合同无效。条款表述需明确：避免使用“尽可能”“大概”等模糊词汇，数量、金额、时间、地点等需量化；违约责任、争议解决等条款需具体，便于后续执行。审批流程需合规：严格按照企业内部权限审批，不得越级或简化流程；对金额较大、风险较高的合同，需组织跨部门（销售、财务、法务）联合评审。附件需完整：合同中提及的附件（如技术参数表、验收标准、授权委托书等）