制药机械厂原料采购审批细则

制药机械厂原料采购审批细则1总则1.1目的为规范制药机械厂原料采购行为，确保采购流程的合规性、高效性与经济性，降低采购风险，保障生产需求，提升产品质量，根据《中华人民共和国采购法》《企业内部控制规范》及公司相关管理制度，结合本厂实际情况，特制定本细则。1.2适用范围本细则适用于制药机械厂所有部门及全体员工在原料采购活动中的行为规范，涵盖采购计划制定、供应商选择、合同签订、到货验收、付款结算等全流程管理，同时也适用于与采购活动相关的第三方供应商及合作伙伴。1.3依据1.3.1《中华人民共和国采购法》及其实施条例1.3.2《企业内部控制基本规范》及配套指引1.3.3《中华人民共和国合同法》1.3.4《制药机械厂采购管理制度》1.3.5国家及行业相关标准与法规1.4核心原则1.4.1公开透明原则：采购活动应公开、公平、公正，接受全厂监督。1.4.2合理高效原则：在满足生产需求的前提下，优化采购成本，提高采购效率。1.4.3风险控制原则：建立健全风险防范机制，确保采购安全与合规。1.4.4供应商管理原则：构建科学的供应商评价体系，实现合作共赢。1.4.5绩效导向原则：将采购绩效纳入部门及个人考核，推动持续改进。2适用范围2.1适用对象2.1.1制药机械厂采购部、生产部、质量部、财务部、技术部等相关部门及全体员工。2.1.2供应商、代理商、技术服务商等第三方合作方。2.2适用内容2.2.1原材料采购：包括但不限于金属板材、型材、标准件、轴承、紧固件、润滑油、密封件等生产所需物资。2.2.2辅助材料采购：包括但不限于包装材料、防护用品、清洁用品等非直接生产物资。2.2.3备品备件采购：包括设备易损件、维修材料等。2.2.4技术服务采购：包括但不限于技术咨询、设备改造、检测服务等。3组织架构与职责分工3.1采购部职责3.1.1制定采购计划：根据生产部需求，结合库存情况及市场行情，编制年度、季度、月度采购计划。3.1.2供应商管理：建立供应商档案，定期评估供应商绩效，实施优胜劣汰。3.1.3采购执行：执行采购订单，跟进到货进度，协调物流运输。3.1.4合同管理：审核采购合同，确保条款合规，办理合同签订与归档。3.1.5成本控制：监控采购成本，推动降本增效。3.2生产部职责3.2.1需求提报：根据生产计划，准确提报原料需求清单，注明规格、数量、用途等。3.2.2技术标准：提供原料技术参数及质量要求，参与到货验收。3.2.3库存管理：配合采购部进行库存盘点，优化原料周转率。3.3质量部职责3.3.1质量标准：制定原料质量检验标准，审核供应商资质及产品检测报告。3.3.2验收监督：参与原料到货检验，出具验收报告。3.3.3质量追溯：建立原料质量档案，处理质量问题。3.4财务部职责3.4.1付款审核：审核采购发票及合同，确保付款合规。3.4.2成本核算：核算采购成本，参与成本分析。3.4.3付款执行：执行采购付款，确保资金安全。3.5技术部职责3.5.1技术需求：提供设备改造、新材料应用的技术要求。3.5.2供应商推荐：参与关键供应商的技术评估。3.6其他部门职责3.6.1法务部：审核采购合同的法律合规性。3.6.2仓储部：负责原料入库、存储及发放管理。4管理内容与流程4.1采购计划制定4.1.1需求提报生产部每月5日前根据下月生产计划，填写《原料需求申请单》，注明品种、规格、数量、用途、期望到货日期等，经部门负责人签字后提交采购部。4.1.2计划编制采购部每月10日前汇总各部门需求，结合库存情况及市场行情，编制《月度采购计划》，经采购部负责人审核后报厂长审批。4.1.3计划调整如遇紧急需求或市场波动，采购部可临时调整采购计划，但需经厂长批准。4.2供应商选择4.2.1供应商库建立采购部根据原料种类，建立合格供应商库，包括但不限于供应商资质、产品性能、服务能力、价格水平等信息。4.2.2供应商评估采用“综合评分法”对供应商进行评估，主要指标包括：产品质量（40%）、价格水平（30%）、交货准时率（15%）、服务能力（10%）、合规性（5%）。4.2.3供应商选择采购部根据需求优先级及供应商评估结果，选择2-3家供应商进行比价，经技术部、质量部确认后，择优确定供应商。4.3采购订单管理4.3.1订单编制采购部根据确定的供应商及采购计划，编制《采购订单》，明确品种、规格、数量、单价、总价、交货日期、付款方式等，经相关部门审核后报厂长审批。4.3.2订单签订采购部与供应商签订《采购合同》，明确双方权利义务，合同一式三份，采购部、供应商、财务部各执一份。4.3.3订单跟踪采购部每月跟踪订单执行情况，确保按时到货，如遇延迟需及时与供应商沟通解决方案。4.4到货验收4.4.1验收标准质量部制定原料验收标准，包括外观、尺寸、性能等，并形成《原料验收规范》。4.4.2验收流程供应商送货时提供《送货单》及《质量检测报告》，仓储部核对数量，质量部进行抽样检验，合格后签署《验收单》，不合格的需退回供应商。4.4.3验收记录验收结果录入《原料验收台账》，作为付款及库存管理的依据。4.5付款管理4.5.1付款条件采购合同约定付款方式，通常为到货验收合格后30日内付款。4.5.2付款审核财务部根据《采购订单》《验收单》《发票》等资料，审核付款申请，确保资料齐全、合规。4.5.3付款执行财务部通过银行转账方式付款，并留存付款凭证。4.6采购绩效管理4.6.1绩效指标采购绩效包括采购及时率、成本控制率、供应商满意度等，每月进行统计。4.6.2考核应用采购绩效纳入采购部及个人绩效考核，与奖金挂钩。5权利与义务5.1采购部权利5.1.1采购计划制定权：根据生产需求编制采购计划。5.1.2供应商选择权：根据评估结果选择合格供应商。5.1.3合同签订权：代表公司签订采购合同。5.1.4监督检查权：监督供应商履约情况及到货验收。5.2采购部义务5.2.1依法采购义务：遵守国家及行业采购法规。5.2.2成本控制义务：优化采购成本，提升经济效益。5.2.3风险防范义务：建立健全风险防范机制。5.2.4服务保障义务：保障生产所需原料及时供应。5.3生产部权利5.3.1需求提报权：根据生产计划提报原料需求。5.3.2技术标准制定权：提供原料技术参数及质量要求。5.3.3验收参与权：参与原料到货检验。5.4生产部义务5.4.1准确提报义务：确保需求清单的准确性。5.4.2技术支持义务：配合采购部进行技术评估。5.4.3库存管理义务：优化原料库存周转。5.5质量部权利5.5.1质量标准制定权：制定原料质量检验标准。5.5.2验收监督权：参与原料到货验收。5.5.3质量追溯权：建立原料质量档案。5.6质量部义务5.6.1严格检验义务：确保原料质量符合标准。5.6.2问题处理义务：及时处理质量问题。5.6.3信息反馈义务：向采购部反馈质量信息。5.7供应商权利5.7.1合同履行权：按合同约定提供原料。5.7.2付款申请权：提供合规发票申请付款。5.7.3服务反馈权：提出合理的服务改进建议。5.8供应商义务5.8.1质量保证义务：确保原料质量符合标准。5.8.2交货准时义务：按合同约定时间到货。5.8.3服务承诺义务：提供技术支持及售后服务。6监督与考核机制6.1内部监督6.1.1采购部监督采购部每月对采购流程进行自查，形成《采购自查报告》，报厂长审核。6.1.2部门监督生产部、质量部、财务部等相关部门定期对采购活动进行监督，发现问题及时反馈。6.1.3厂长监督厂长每月听取采购部工作汇报，对重大采购事项进行决策。6.2外部监督6.2.1审计监督公司内部审计部门每年对采购活动进行审计，形成《审计报告》。6.2.2第三方监督邀请第三方机构对采购流程进行评估，提出改进建议。6.3考核机制6.3.1采购部考核采购部考核指标包括：采购及时率（80%）、成本控制率（15%）、供应商满意度（5%），考核结果与绩效奖金挂钩。6.3.2个人考核采购人员考核指标包括：订单准确率（60%）、供应商管理能力（20%）、风险控制能力（20%），考核结果与晋升挂钩。6.