企业合同管理标准化手册

企业合同管理标准化手册第一章总则与标准化管理概述一、手册编制目的为规范企业合同全生命周期管理，防范合同法律风险，提高合同管理效率，保障企业合法权益，特制定本手册。本手册旨在统一合同管理流程、标准及工具，保证各部门在合同起草、审批、履行、归档等环节有章可循，实现合同管理的标准化、规范化。二、标准化管理的适用范围本手册适用于企业及所属各部门、分支机构在经营管理活动中发生的各类民商事合同管理，包括但不限于：采购合同（原材料、设备、服务等）销售合同（产品、服务交付等）劳动合同（员工录用、变更等）合作协议（战略协作、项目联合开发等）借款合同、担保合同等融资类合同租赁合同（场地、设备等）其他经法务部门认定的需要标准化管理的合同三、标准化管理的核心价值风险防控：通过规范流程和条款审核，降低合同签订、履行中的法律风险与商业风险。效率提升：统一模板与审批路径，减少重复沟通，缩短合同处理周期。合规保障：保证合同内容符合法律法规、行业监管要求及企业内部制度。数据支撑：通过标准化归档与分析，为企业经营决策提供合同数据支持。第二章合同全生命周期管理操作流程一、合同起草与需求对接1.需求提出责任主体：业务部门（如采购部、销售部、项目部等）操作步骤：（1）业务部门根据业务需求，明确合同对方主体、合同标的、数量、质量标准、价款、履行期限等核心要素；（2）填写《合同需求对接表》（见第三章表3.1），附相关背景资料（如招标文件、合作意向书、技术参数等），提交至法务部门及上级主管。2.合同起草责任主体：法务部门或业务部门（需经法务部门指导）操作步骤：（1）根据《合同需求对接表》，选择对应的标准化合同模板（见第三章表3.2-表3.4）；（2）填写合同核心条款：主体信息、标的描述、权利义务、违约责任、争议解决方式等；（3）对非标准化条款或特殊需求，需在合同中注明“特殊条款说明”，并附法律依据或风险评估报告；（4）起草完成后，形成合同初稿，反馈至业务部门确认。二、合同内部审批流程1.审批发起责任主体：业务部门操作步骤：（1）业务部门负责人对合同初稿的商务条款（如价格、交付周期）进行审核，确认无误后，在OA系统中发起合同审批流程；（2）合同初稿、《合同需求对接表》、对方主体资质材料（如营业执照复印件、授权委托书）等附件。2.分级审批审批权限：根据合同金额、类型及重要性实行分级审批（示例）：金额≤5万元：业务部门负责人→法务专员→财务专员5万元＜金额≤50万元：业务部门负责人→法务专员→财务专员→分管副总金额＞50万元：业务部门负责人→法务专员→财务专员→分管副总→总经理审核要点：法务审核：合同主体合法性、条款完备性、法律风险点（如违约责任、知识产权归属、争议解决方式）；财务审核：价款支付方式、税费承担、发票开具要求、资金安排合理性；业务部门会签：与合同履行相关的技术、质量、交付条款的准确性。3.审批通过与修订审批意见为“同意”的，进入签署环节；审批意见为“修改”的，由业务部门根据意见修订后重新提交审批；审批意见分歧较大的，由分管副总组织协调解决。三、合同签署与用印管理1.签署准备责任主体：行政部（或指定用印管理部门）操作步骤：（1）审批通过的合同文本，由行政部核对版本号、审批流程完整性，确认无误后安排用印；（2）纸质合同需打印一式三份（或根据实际需要份数），保证每份合同内容一致；（3）电子合同需通过企业指定的电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，保证电子签名合法有效。2.签署规范对方主体签署：（1）自然人：核对证件号码原件，签署姓名并按手印；（2）法人或其他组织：核对授权委托书（需加盖公章及骑缝章）、法定代表人证件号码明，由授权代表人签字并加盖公章（合同专用章）；我方签署：（1）法定代表人或授权代表人签字，注明签署日期；（2）加盖合同专用章（禁止使用公章、财务章等代替），做到“骑缝章全覆盖”（多页合同需在侧面加盖骑缝章）。四、合同履行与跟踪监控1.履行责任分工业务部门：负责合同履行的具体执行，如交付货物、提供服务、验收等，定期向法务部门及财务部门反馈履行进度；法务部门：监控合同履行中的法律风险，处理违约纠纷，协助业务部门发送《履约催告函》等法律文件；财务部门：负责价款支付、发票审核、收款跟踪，保证资金安排与合同约定一致。2.履行跟踪流程业务部门：在合同履行关键节点（如交付前、验收前）填写《合同履行跟踪表》（见第三章表3.5），记录履行情况、存在问题及下一步计划；异常处理：若出现对方违约（如延迟交付、质量不合格）或我方无法按约履行的情况，业务部门需在24小时内上报分管副总，法务部门同步介入，评估责任并提出解决方案（如协商变更、解除合同、索赔等）。五、合同变更、解除与终止1.合同变更适用情形：经双方协商一致，对合同主体、标的、价款、履行期限等条款进行修改；操作步骤：（1）业务部门提出变更需求，填写《合同变更申请表》，说明变更原因、内容及影响；（2）法务部门审核变更条款的合法性及风险，财务部门审核变更后的资金安排；（3）审批通过后，双方签订《合同变更协议》，作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.合同解除适用情形：因不可抗力、一方违约或双方协商一致解除合同；操作步骤：（1）主张解除合同的一方需书面通知对方，说明解除依据及事实理由；（2）双方协商解除的，签订《合同解除协议》，明确财产返还、赔偿损失等事宜；（3）因一方违约解除的，守约方需收集违约证据（如验收不合格报告、催告函），通过协商、仲裁或诉讼方式维护权益。3.合同终止适用情形：合同履行完毕、债务相互抵销、债权人免除债务等；操作步骤：（1）业务部门确认合同终止条件成就后，通知法务部门及财务部门；（2）财务部门办理尾款结算、发票开具等收尾工作；（3）行政部收回合同正本，与《合同终止确认书》一并归档。六、合同归档与查阅管理1.归档责任归档部门：行政部（或档案管理部门）归档范围：合同正本、审批流程文件、附件（如需求表、变更协议、解除协议）、履行记录、往来函件等。2.归档流程（1）合同履行完毕或终止后30日内，业务部门将合同全套材料移交至行政部；（2）行政部核对材料完整性，填写《合同归档清单》（见第三章表3.6），按“合同编号-年份-类型”规则编号存放；（3）纸质合同存入专用档案柜，电子合同同步至企业档案管理系统，加密保存并设置查阅权限。3.查阅规范内部查阅：员工因工作需要查阅合同，需经部门负责人批准，在行政部登记后查阅，严禁带出档案室；外部查阅：律师事务所、监管机构等因公需查阅合同，需持单位介绍信及有效证件，经法务部门负责人及分管副总批准后，在行政部陪同下查阅。第三章标准化管理常用工具表单表3.1合同需求对接表合同名称需求部门需求提出人联系方式合同类型□采购□销售□合作□其他对方主体名称合同标的数量/规模价款及支付方式履行期限特殊要求附件清单需求部门负责人签字日期法务部门意见日期表3.2标准化采购合同模板（节选）合同编号：________________甲方（采购方）：________________（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人）乙方（供应方）：________________（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人）鉴于：甲方因生产经营需要，向乙方采购货物/服务，双方经协商一致，签订本合同。第一条货物/服务信息货物名称/服务内容规格型号单位数量单价（元）总价（元）备注第二条质量标准：乙方提供的货物/服务需符合国家________标准及甲方技术附件要求，提供质量合格证。第三条交付与验收：交付时间：______年_月_日前；交付地点：________________；验收：甲方应在收到货物后____日内验收，验收合格后签署《验收确认单》。第四条付款方式：预付款：合同签订后_日内，甲方向乙方支付合同总价的_%；到货款：验收合格后_日内，支付至合同总价的_%；质保金：剩余_%作为质保金，质保期（_年）无质量问题后无息支付。第五条违约责任：乙方延迟交货，每延迟一日按合同总价____%支付违约金；甲方延迟付款，每延迟一日按应付未付款____%支付违约金。第六条争议解决：因本合同引起的争议，双方协商解决，协商不成的，提交甲方所在地人民法院诉讼解决。甲方（盖章）：________________乙方（盖章）：________________法定代表人/授权代表：__________法定代表人/授权代表：__________签署日期：______年_月_日签署日期：______年_月_日表3.3标准化销售合同模板（节选）合同编号：________________甲方（销售方）：________________乙方（采购方）：________________第一条产品信息产品名称型号规格单位数量单价（元）总价（元）交付地第二条付款方式：乙方应于合同签订后_日内支付预付款_%，余款于发货前付清。第三条包装与运输：甲方负责产品包装（防潮防震），运费由____方承担，产品毁损风险自交付时转移。第四条质量保证：甲方提供____年免费保修，保修期内非人为损坏免费维修/更换。表3.4合同审批表合同名称合同编号起草部门起草人合同类型□采购□销售□劳动合同□其他合同金额审批流程□业务部门负责人□法务专员□财务专员□分管副总□总经理审批意见栏业务部门意见负责人签字：日期：法务部门意见经办人签字：日期：财务部门意见经办人签字：日期：分管副总意见签字：日期：总经理意见签字：日期：表3.5合同履行跟踪表合同编号合同名称履行阶段计划完成日期实际完成日期□交付□验收□付款□质保履行情况描述存在问题解决措施跟踪人联系方式日期表3.6合同归档清单归档编号合同名称合同编号签署日期履行期限归档日期保管人备注附件清单□合同正本□审批文件□变更协议□验收单□往来函件第四章关键风险控制与操作要点一、合同主体资格审查审查内容：对方为法人：需核查营业执照（最新年检版本）、法定代表人证件号码明、授权委托书（非法定代表人签署时）；对方为自然人：需核查证件号码原件，确认其完全民事行为能力；特殊行业主体：需核查行业许可证（如食品经营许可证、建筑施工资质等）。风险提示：避免与无资质、超范围经营或被吊销执照的主体签约，必要时通过“国家企业信用信息公示系统”查询主体状态。二、合同条款审核要点核心条款完整：合同名称、主体信息、标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式等必备条款不得缺失；表述清晰无歧义：避免使用“大概”“左右”“尽快”等模糊词汇，明确时间、金额、数量等具体数值；违约责任对等：设定违约责任时，兼顾双方权益，避免“单方加重责任”或“违约金过高”（超过实际损失30%可能被法院调减）；争议解决方式明确：优先约定诉讼（明确管辖法院）或仲裁（明确仲裁机构），避免“由双方协商解决”的模糊表述。三、审批流程与用印管理审批流程：严禁“先签批后补流程”或“越级审批”，所有审批环节需在OA系统中留痕，保证可追溯；用印规范：合同专用章由行政部专人保管，用印前需核对审批文件与合同文本一致性，严禁在空白合同、空白协议上用印。四、履行监控与证据留存履行记录：业务部门需保留合同履行中的书面证据，如《验收确认单》《送货单》《付款凭证》《沟通函件》等，保证纠纷发生时能证明己方已按约履行；异常处理：对方违约时，应在法定或约定期限内行使权利（如解除合同权的除斥期间为1年），避免因“怠于行使权利”丧失权利。五、保密与档案安全保密义务：接触合同信息的员工需签署《保密协议》，严禁泄露合同内容、价款、商业秘密等；档案管理：纸质档