行政公文写作格式规范模板文件编号与存档管理

行政公文写作格式规范模板文件编号与存档管理工具指南一、适用范围与工作目标本指南适用于各级政机关、企事业单位、社会团体等组织开展行政公文写作及档案管理工作，旨在通过标准化格式规范、统一编号规则和系统化存档流程，保证公文的权威性、严肃性和可追溯性，提升行政办公效率，规避因格式混乱、编号缺失或存档不当导致的管理风险。二、公文编号标准化操作流程公文编号是公文的“身份标识”，需遵循“唯一性、规范性、层级性”原则，具体操作步骤（一）明确编号规则要素公文编号一般由“单位代字〔年份〕顺序号”三部分组成，各要素定义单位代字：单位规范化简称的汉字代字，如“国务院”为“国发”，“市人民”为“X市政”，“集团”为“X集发”，字数控制在2-4个汉字，避免歧义；年份：公文签发年份，用六角括号“〔〕”括起，采用阿拉伯数字全称，如“〔2024〕”不得简写为“〔24〕”；顺序号：同一单位代字和年份内公文的流水顺序号，采用3位以上阿拉伯数字，从“001”开始依次编制，如“001”“002”“…”，不得跳号、重号。（二）起草文件时预填编号公文起草人在完成初稿后，需根据文件类型（如“通知”“报告”“函”等）和发文部门，参照单位《公文管理办法》中的编号规则，预先填写编号草稿，保证编号与文件内容、签发层级匹配。（三）审核环节校验编号部门负责人或审核人员需对编号进行合规性校验，重点检查：单位代字是否符合单位规定，是否存在与其他部门代字混淆的情况；年份是否为签发当年，是否存在跨年编号或年份括号误用为方括号“[]”的情况；顺序号是否连续，是否存在重复或跳号，需与单位编号登记表核对无误。（四）签发后正式编号归档公文经领导签发生效后，由单位办公室（或综合管理部门）根据签发意见和审核通过的编号草稿，出具正式编号，并在《公文编号登记表》中详细记录编号、文件标题、签发人、签发日期、发文部门等信息，完成编号备案。三、公文存档规范化管理要求公文存档是行政管理工作的重要组成部分，需遵循“分类归档、及时完整、安全保密、便于利用”原则，具体操作流程（一）分类整理：按“年度-类别-保管期限”划分年度分类：以公文签发年份为第一分类标准，如“2024年档案”“2023年档案”；类别分类：在年度内按公文类型（如“综合类”“业务类”“人事类”“财务类”等）或部门（如“办公室”“人力资源部”“财务部”等）进行二级分类；保管期限分类：根据公文价值确定保管期限，分为“永久”（如重要发展规划、重大决策文件）、“30年”（如年度工作总结、请示批复文件）、“10年”（如一般通知、会议记录）三类，每类档案按顺序号排列。（二）登记备案：建立“双轨制”登记台账电子登记：在单位档案管理系统或Excel表格中录入档案信息，包括档案号、文件标题、文号、密级、页数、形成部门、归档日期、保管期限、存放位置等字段，保证电子台账与实物档案一致；纸质登记：填写《公文存档登记表》（模板见下文），一式两份，一份随档案存放，一份由档案管理部门留存，归档人、审核人需签字确认。（三）移交保管：明确责任与流程移交时间：公文签发后15个工作日内，由发文部门向档案管理部门办理移交手续，逾期未移交的需书面说明原因；移交要求：公文需为正式签发版本（含领导签字、单位公章），附件齐全，装订整齐（左侧装订，不得无钉、夹钉、压钉），电子版与纸质版一并移交；保管措施：档案存放需符合“八防”要求（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防有害气体），永久、30年期限档案存入专用档案柜，电子档案定期备份（异地备份与本地备份相结合）。（四）借阅利用：规范审批与记录借阅审批：因工作需要借阅档案的，需填写《公文借阅申请表》，经部门负责人签字（涉密文件需经分管领导签字）后，档案管理部门方可办理借阅；借阅期限：一般档案借阅期限不超过7个工作日，涉密档案不超过3个工作，到期需续借的需重新申请；借阅记录：档案管理人员需在《公文借阅登记表》中记录借阅人、借阅时间、归还时间、档案号、借阅用途等信息，借阅人归还时需检查档案完整性，签字确认。（五）鉴定销毁：严格履行程序鉴定：保管期限届满的档案，由档案管理部门会同业务部门组成鉴定小组，对档案价值进行重新鉴定，仍有保存价值的需延长保管期限；销毁：无保存价值的档案，需填写《公文销毁审批表》，经单位分管领导批准后，由两人以上监销，并在《公文销毁登记表》中记录销毁时间、档案号、文件标题、监销人等信息，严禁私自销毁或丢弃。四、常用模板表格示例表1：公文编号登记表单位代字年份顺序号文件标题文件类型（通知/报告等）起草部门起草人签发人签发日期备注X市政2024001关于开展2024年度安全生产检查的通知通知安全生产监管局*明*伟2024-03-15含附件3份X集发20240022023年度工作总结及2024年工作计划报告集团办公室*华*强2024-01-20表2：公文存档登记表档案号文件标题文号密级（秘密/机密/普通）页数形成部门归档日期保管期限（永久/30年/10年）存放位置（柜号-层号）归档人审核人X市政-2024-001关于开展2024年度安全生产检查的通知X市政〔2024〕001号普通8安全生产监管局2024-03-2010年A柜-3层*磊*芳X集发-2024-0022023年度工作总结及2024年工作计划X集发〔2024〕002号普通15集团办公室2024-01-2530年B柜-1层*敏*刚表3：公文借阅登记表档案号文件标题借阅部门借阅人借阅日期归还日期借阅用途审批人经办人备注X市政-2024-001关于开展2024年度安全生产检查的通知市应急管理局*勇2024-04-102024-04-15落实检查要求*伟*磊X集发-2024-0022023年度工作总结及2024年工作计划财务部*静2024-02-012024-02-05预算编制参考*强*敏复印件1份五、关键注意事项与风险规避（一）编号管理：杜绝“一文多号”或“一号多文”严格遵循“谁签发、谁编号”原则，未经签发的公文不得编号；联合发文时，编号由主办单位统一编制，协办单位不得重复编号；年度结束后，需对全年编号进行汇总核对，保证无遗漏、无重复，并形成《年度公文编号汇总表》存档。（二）格式规范：符合国家公文标准（GB/T9704-2012）公文用纸采用A4型（210mm×297mm），页码位于版心下边缘之下，单页页码居右空一字，双页页码居左空一字；标题一般由“发文机关+事由+文种”组成，如“市人民关于加强夏季安全生产工作的通知”，字体为二号小标宋体字，居中编排；主送机关顶格编排，其后加冒号，字体为三号仿宋体字；一般用三号仿宋体字，每个自然段左空二字，回行顶格；成文日期右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，如“2024年3月15日”，不得写为“2024.3.15”或“二〇二四年三月十五日”。（三）存档安全：严防泄密与损毁涉密公文的存档需符合《中华人民共和国保守国家秘密法》规定，单独存放，专人管理，借阅需经单位主要领导批准；电子档案需定期进行病毒查杀和格式转换（如PDF格式），防止因设备更新或软件过导致无法读取；档案库房温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%，定期检查档案