企业合同管理制度化审查与模板

企业合同管理制度化审查与模板一、适用业务场景与触发条件本制度适用于企业各类对外合同的审查管理，覆盖但不限于以下场景：日常业务合作：如采购与销售合同、服务外包合同（含咨询、设计、运维等）、委托加工合同等；合作开发与共建：如技术研发合作、项目联营、合资协议等；资源使用与授权：如商标/专利许可、场地租赁、数据共享协议等；人力资源相关：如劳动合同、劳务派遣协议、保密协议等；其他对外承诺性文件：如意向书、备忘录（具法律约束力的）等。触发条件：凡企业以自身名义对外签署的合同，或需加盖企业公章/合同章的书面协议，均需触发本审查流程，保证合同内容合法、权责清晰、风险可控。二、合同审查标准化操作流程（一）需求发起与资料准备发起主体：业务部门经办人（如采购专员、销售经理）根据业务需求发起合同审查申请。提交资料：合同草案（需明确签约主体、标的、数量、质量、价款/报酬、履行期限、违约责任等核心条款）；与合同相关的背景材料（如合作意向书、招投标文件、技术规格书、对方主体资格证明等）；特殊行业需提供资质证明（如食品经营许可证、安全生产许可证等）。填写申请：通过企业OA系统或《合同审查申请表》（见模板1）填写合同基本信息、审查重点及紧急程度。（二）部门初审（业务部门）审查内容：业务真实性：合同是否符合企业战略规划及年度经营目标，是否超出业务部门权限；基础条款完整性：标的、数量、价格、履行期限等是否明确，与前期沟通一致；对方主体初步核查：对方营业执照、经营范围、履约能力（如过往合作业绩、信用报告）等是否合规。输出成果：若初审通过，签署《合同审查申请表》并转法务部门；若需修改，标注修改意见退回经办人调整后重新提交。时限要求：常规合同1个工作日内完成，紧急合同（如需即时履行的）4小时内完成。（三）法务复审（法务部门）审查内容：合法性：合同内容是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效条款（如违反强制性规定、恶意串通损害他人利益等）；条款严谨性：违约责任是否明确、可执行，争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖地是否约定清晰，免责条款是否合理；合规性：涉及数据安全、反商业贿赂、知识产权等特殊领域时，是否符合行业监管要求；风险提示：识别潜在法律风险（如对方为失信被执行人、合同条款存在歧义等），并提出修改建议。输出成果：出具《合同审查意见书》（见模板2），明确“通过”“修改后通过”或“不通过”的结论，逐条列明修改意见；对重大复杂合同（如并购、重大资产转让），可组织业务、财务、审计等多部门联合评审。时限要求：常规合同2个工作日内完成，重大合同3个工作日内完成。（四）终审审批（管理层）审批层级：金额≤10万元或常规业务合同：由分管业务领导（如副总）审批；金额＞10万元或重大战略合同：由总经理办公会审批；超企业授权范围的合同：提交董事会审批。审查重点：合同金额对企业财务及经营的影响，是否符合预算管理要求；合作方与企业长期战略的匹配度，是否存在声誉风险；法务部门意见的采纳情况，未采纳需说明理由。输出成果：签署《合同审批表》，明确“批准”“有条件批准”或“否决”意见。（五）签订与归档签订规范：合同文本需与最终审批版本一致，原则上采用企业制式模板；签约主体为企业法定代表人或授权委托人（需附《授权委托书》），签字需字迹清晰、盖章完整（公章/合同章骑缝章）。归档管理：正式签订后3个工作日内，由业务部门将合同原件（至少一式两份）移交档案管理部门；档案管理部门统一编号、登记，建立电子台账，保证合同可追溯。三、配套工具表格模板模板1：合同审查申请表申请部门经办人联系方式合同名称合同编号提交日期合同类型（□采购□销售□服务□其他）对方主体名称金额（元）合同履行期限付款方式□紧急□常规背景说明（合作目的、前期沟通情况等）：业务部门审查意见：负责人签字：日期：法务部门审查意见：审查人签字：日期：管理层审批意见：审批人签字：日期：模板2：合同审查意见书合同名称合同编号审查日期申请部门经办人联系方式审查环节（□初审□复审□终审）审查人审查类型（□合法性□条款严谨性□合规性）审查意见：1.合规性意见：2.条款修改建议：（示例：“第3.2条付款时间建议明确为‘收到发票后30日内’，避免歧义”）3.风险提示：（示例：“对方主体为失信被执行人，建议增加履约保证金条款”）审查结论：□通过□修改后通过□不通过审查人签字：部门负责人签字：模板3：合同基本信息登记表合同编号合同名称签订日期履行期限甲方（企业）乙方（对方）合同金额（元）付款方式核心条款摘要（标的、数量、质量标准等）：审查流程记录：（初审/复审/终审环节及结论）归档编号归档日期档案管理人员备注四、执行关键要点与风险提示主体资格审查：签约方需提供最新营业执照副本复印件（加盖公章），涉及特殊业务的需核查其资质许可证（如建筑施工企业需具备相应等级资质），避免与无民事行为能力或超越权限的主体签约。条款明确性：避免使用“大概”“左右”“尽快”等模糊表述，违约责任需量化（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”），争议解决方式优先约定企业所在地法院管辖。风险动态管控：合同履行过程中，业务部门需跟踪对方履约情况，发觉对方违约或经营异常（如停产、涉诉）时，及时向法务及管理层报告，启动应对预案。保