会议纪要制作与跟进指南

内部会议纪要与跟进指南一、指南概述与适用范围本指南旨在规范内部会议纪要的标准化制作与跟进管理，保证会议内容清晰可追溯、决议事项有效落地。适用于各类企业内部会议，包括但不限于部门例会、项目推进会、跨部门协调会、专题研讨会等，帮助会议组织者、记录人及参会人员高效协同，提升会议价值。二、会前：精准筹备，保证会议高效1.明确会议核心目标关键动作：组织者需提前梳理会议要解决的核心问题（如“确定Q3营销方案”“解决项目X技术瓶颈”），避免目标模糊导致会议偏离主题。输出成果：形成《会议目标清单》，明确“必须达成的共识”“需要输出的决策”“待讨论的议题”。2.确定参会人与议程参会人筛选：邀请与会议目标直接相关的决策人、执行人及必要支持人员（如“项目X需技术部经理、产品部主管参与”），避免无关人员参会浪费时间。议程设计：按“重要性排序”安排议题，每个议题标注预计时长（如“方案讨论（30分钟）”“决策确认（15分钟）”），提前1天将议程及《会议目标清单》同步给参会人，方便其提前准备。3.准备会议材料必要材料包括：背景资料、数据报表、待讨论方案草案、上次会议决议执行情况表等，保证参会人无需现场翻找资料即可聚焦讨论。材料命名规范：“[会议名称]-[议题名称]-[版本号]”（如“Q3营销方案-渠道规划-v1.0”），避免混淆。三、会中：聚焦关键，高效记录核心信息1.会议开场与角色分工主持人开场需重申会议目标与议程，明确“本次会议要解决什么问题，预期产出什么成果”。指定记录人（建议由熟悉业务的助理或项目成员担任），明确记录要求：重点记录“讨论结论”“待办事项”“争议点”，而非逐字记录发言内容。2.分议题记录技巧记录核心要素：采用“议题+发言人+核心观点+待办事项”四要素法，例如：议题：Q3营销渠道选择发言人：市场部*经理核心观点：“优先拓展抖音渠道，因用户匹配度高于传统渠道，预算占比提升至40%”待办事项：*经理牵头，8月10日前提交抖音渠道详细投放方案（含预算明细）。区分事实与观点：对争议性内容标注“*主管认为”“数据反映”，避免记录主观判断。3.决策与待办事项确认每个议题讨论结束后，主持人需当场确认结论：“关于议题，大家是否达成一致？如无异议，进入下一项。”待办事项需明确“负责人+完成时间+交付物”（如“负责人：*专员；完成时间：8月15日；交付物：用户调研报告初稿”），避免使用“尽快”“尽快完成”等模糊表述。四、会后：规范整理，形成可执行纪要1.纪要整理与审阅24小时内完成初稿：记录人根据会议记录，按“会议基本信息-议程讨论-决议事项-待办清单-下次会议安排”结构整理纪要，保证信息完整、语言简练。发送审阅：初稿完成后，先发送给主持人核对决议与待办事项准确性，再同步给所有参会人，确认“是否有补充或修正意见”，1小时内反馈，避免拖延。2.纪要标准格式采用表格化结构，保证信息一目了然（详见“五、会议纪要模板”），包含以下核心模块：会议基本信息：名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人、缺席人（需注明原因）。议程与讨论记录：按议题顺序记录，重点突出“结论”而非过程。决议事项与待办清单：单独列表，明确“内容、负责人、完成时间、交付物、状态”（如“未开始/进行中/已完成”）。附件与备注：标注会议材料名称、下次会议时间（如有）。3.归档与分发纪要审阅通过后，2小时内正式分发至参会人及相关协作部门，抄送部门负责人及存档联系人（如行政部*主管）。电子版纪要按“[年份]-[月份]-[会议名称]”格式命名（如“2023-08-Q3营销方案会议纪要”），存储至共享文件夹（如“公司内部-会议纪要-2023年”），保证可追溯。五、会议纪要模板会议纪要会议基本信息会议名称Q3营销方案推进会会议日期2023年8月5日会议时间14:00-16:00会议地点3楼会议室A主持人市场部*经理记录人行政部*助理参会人市场部经理、产品部主管、技术部工程师、销售部主管、行政部*助理缺席人无附件《Q3营销方案草案》《2022年渠道效果分析报告》议程与讨论记录序号议题讨论内容摘要结论/决议1Q3营销渠道选择经理：抖音用户匹配度高，预算占比建议40%；主管：线下渠道需保留，占比30%；*工程师：需评估技术支持能力。优先拓展抖音渠道，预算占比40%；线下渠道保留30%，剩余30%用于新渠道测试。2营销预算分配讨论各渠道预算明细，*主管提出“抖音投放需增加KOL合作费用”。按附件《Q3营销预算表》执行，KOL合作费用单独列支，上限5万元。3活动时间节点工程师：技术支持需提前3天准备；主管：活动上线时间需避开竞品促销期。活动定于9月1日上线，技术部需8月29日前完成系统测试，销售部8月25日提交竞品避期方案。待办事项清单序号事项内容负责人完成时间交付物状态备注1提交抖音渠道详细投放方案*经理8月10日《抖音渠道投放方案（含预算）》未开始需包含KOL合作细则2完成线下渠道活动方案*主管8月12日《线下渠道活动方案》未开始需标注与线上活动联动点3提交技术支持需求清单*工程师8月15日《技术支持需求清单》未开始明确测试时间节点4提交竞品促销期避期方案*主管8月25日《竞品避期方案》未开始需同步市场部备案下次会议安排时间：2023年8月8日14:00地点：3楼会议室A议题：Q3营销方案终稿评审六、关键注意事项1.记录原则：客观简练，突出重点避免“我认为”“可能”等主观表述，记录事实与结论即可；长篇讨论提炼为“核心观点+结论”，而非流水账（如“讨论了渠道选择，最终决定优先抖音”即可）。2.待办事项：明确到人，避免模糊“负责人”必须是具体执行人（如“*专员”而非“市场部”），避免责任推诿；“完成时间”需精确到“日”（如“8月15日”而非“下周五”），便于跟进。3.跟进管理：闭环执行，避免拖延建立《会议决议跟进台账》，每周更新待办事项状态，对逾期未完成的任务，由记录