企业销售合同签订流程审核模板

企业销售合同签订流程审核模板一、应用场景与适用范围本模板适用于企业销售部门与客户达成合作意向后，对销售合同条款进行规范化审核的全流程管理。涵盖合同起草、内部多部门审核、修订确认、最终签署及归档等环节，旨在保证合同内容合法合规、条款清晰明确、风险可控，保障企业与客户的合法权益。适用于各类销售合同（如产品购销合同、服务合同、定制化开发合同等），涉及销售部、法务部、财务部、管理层等相关协作部门。二、合同签订审核全流程操作指南（一）第一步：合同起草（责任部门：销售部）操作内容：基础信息收集：销售专员需与客户确认合作细节，包括但不限于合同双方主体信息（客户名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人；企业自身信息）、合同标的（产品名称/服务内容、规格型号、技术参数）、交易数量、单价、总金额（含税/不含税价）、签订日期、交付期限、交付地点及方式、验收标准、付款方式（账户信息、分期节点、逾期违约金）、违约责任、争议解决方式（仲裁/诉讼管辖地）、知识产权归属、保密条款等核心条款。合同初稿拟定：根据收集的信息，使用企业标准合同模板（或参考行业通用模板）起草合同文本，保证条款表述无歧义、逻辑连贯，重点标注特殊约定（如定制化产品的技术附件、定制交付周期等）。内部初审：销售部负责人对合同初稿进行审核，重点核对客户信息准确性、交易条款与口头约定一致性、商务条款合理性（如价格是否符合报价政策、交付周期是否可行），确认无误后提交至法务部。（二）第二步：法务审核（责任部门：法务部）操作内容：合法性审查：重点审核合同主体是否具备签约资格（如客户营业执照是否在有效期内、经营范围是否涵盖合同标的）、条款内容是否符合《民法典》《合同法》等法律法规及行业监管要求，是否存在无效或可撤销条款。风险点排查：审核违约责任是否明确且对等（如逾期付款违约金比例、逾期交付的赔偿标准）、争议解决方式是否明确管辖地、知识产权条款是否清晰界定归属（如定制成果的专利/著作权归属）、保密条款范围是否合理、不可抗力条款是否具备可操作性。合规性补充：根据企业内部制度（如公章使用规范、合同审批权限）及行业特殊要求（如食品行业需标注生产许可证号、医药行业需符合GMP规定），补充必要条款或提示修改建议。输出审核意见：法务部需在3个工作日内完成审核，填写《合同审核意见表》（见模板三），对存在问题的条款标注修改建议并说明法律依据，审核通过后流转至财务部。（三）第三步：财务审核（责任部门：财务部）操作内容：金额与付款条款审核：核对合同总金额与报价单、订单是否一致，确认含税价对应的税率及发票类型（增值税专用发票/普通发票）；审核付款方式是否符合企业财务制度（如预付款比例≤30%、尾款需在验收后30日内支付），避免出现资金风险（如客户要求全款预付但企业履约能力存疑）。成本与利润评估：对于大额或长期合同，财务部需结合成本数据（如产品成本、服务成本）评估利润空间，保证价格策略符合企业盈利目标。账户信息核对：确认客户付款账户信息与开户许可证、企业公章信息一致，避免因账户错误导致收款风险；企业自身收款账户需为对公账户，禁止使用个人账户收款。输出审核意见：财务部在2个工作日内完成审核，重点关注资金安全及财务合规性，填写《合同审核意见表》，审核通过后流转至管理层审批。（四）第四步：管理层审批（责任部门：对应层级管理者）操作内容：审批权限划分：根据合同金额及重要性分级审批（示例）：金额≤10万元：销售部门负责人审批；10万元＜金额≤50万元：销售总监+分管副总联合审批；金额＞50万元：总经理办公会集体审批。综合评估：管理层从战略匹配度（是否符合企业年度销售目标）、客户信用风险（如历史合作履约记录、企业征信）、资源投入可行性（如生产/服务能力是否匹配）等维度进行综合评估，对重大合同（如战略合作、长期框架协议）需组织相关部门召开评审会。输出审批结果：审批通过后，在《合同审批记录表》（见模板三）中签署审批意见；审批不通过的，需明确修改意见并退回销售部重新修订。（五）第五步：合同修订与确认（责任部门：销售部）操作内容：整合修改意见：销售部汇总法务部、财务部、管理层的审核意见，逐条核对合同条款，对需修改内容与客户沟通确认（如客户不接受某违约责任条款，需协商替代方案并书面确认）。修订合同文本：根据最终协商结果，修订合同文本并更新版本号（如V1.0→V2.0），保证所有修改痕迹清晰可追溯（保留修订记录或标注修改页码）。最终确认：销售部将修订后的合同文本再次提交至法务部复核（重点确认修改后的条款是否合法合规），复核通过后提交客户盖章确认。（六）第六步：合同签署与归档（责任部门：销售部+行政部）操作内容：签署规范：客户方：需加盖企业公章或合同专用章（公章需与名称一致，合同专用章需在公安机关备案），法定代表人或授权代表签字（需提供授权委托书，注明授权范围及有效期）；企业方：由法定代表人或授权代表签字，加盖企业公章或合同专用章，签署日期需与客户方一致。合同分发：签署完成后，销售部留存原件2份（1份交财务部备案，1份交行政部归档），客户方留存1份，电子版同步至企业合同管理系统（如有）。归档管理：行政部在收到合同原件后1周内完成归档，按“合同编号+客户名称+签订日期”分类存放，归档资料包括：合同原件、审批流程表、客户资质文件（营业执照复印件）、授权委托书（如有）、技术附件等，保存期限不少于合同履行期满后5年。三、配套工具表格模板（一）合同基本信息表合同编号年份（4位）+部门代码（2位，销售部为XS）+序号（3位，如001）合同名称（如：产品购销合同、年度技术服务合同）甲方（销售方）企业全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人、联系电话（企业办公电话）乙方（客户方）客户全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人、联系电话（客户办公电话）合同标的产品名称/服务内容、规格型号、技术参数（可另附技术附件）交易数量（如：100台、12次/年）合同金额大写：____________________小写：¥__________（含税/不含税）交付期限（如：自合同签订之日起30日内交付）交付方式（如：乙方上门提货/甲方物流配送至乙方指定地点）付款方式（如：签约预付30%，验收合格后付70%；账户信息：户名__________，开户行__________，账号__________）验收标准（如：按国家标准/双方确认的技术附件验收）违约责任（如：逾期付款按日万分之五支付违约金；逾期交付每延迟1日按合同总额1%赔偿）争议解决方式（如：提交甲方所在地人民法院诉讼解决/仲裁委员会仲裁）签订日期______年______月______日备注（如：定制产品特殊要求、保密条款补充等）（二）合同审核意见表合同编号审核环节□法务审核□财务审核□管理层审批审核部门审核人*经理审核日期审核意见（可分点列示，示例）1.合同第3条“交付期限”未明确不可抗力情形下的延期处理，建议补充“因不可抗力导致延迟交付的，双方免责，且交付期限顺延”条款；2.乙方付款账户信息未加盖公章，需提供开户许可证复印件并加盖公章；3.违约责任中“逾期交付赔偿比例”过高（建议从“每日1%”调整为“每日0.5%”），需与客户协商确认。修改要求（针对审核意见的整改说明）1.已补充不可抗力条款，见合同第5条；2.客户已提供开户许可证复印件并加盖公章，见附件3；3.客户同意将违约金调整为每日0.5%，修订后见合同第7条。审核结果□通过□不通过（需注明原因：____________________）（三）合同审批记录表合同编号审批层级□销售负责人□销售总监+副总□总经理办公会审批部门审批人*总监审批日期审批意见（示例）1.该合同符合年度销售目标，客户信用记录良好，同意签署；2.注意尾款支付节点需与验收流程挂钩，避免客户拖延验收。最终审批结果□同意签署□退回修改（修改意见：____________________）四、关键注意事项与风险提示（一）合同条款完整性审查避免出现“条款空白”“表述模糊”等问题，如“交付时间约一个月”“违约金适当赔偿”等，需明确具体时间节点、金额计算方式（如“逾期付款违约金按未付款金额的日万分之五计算，上限为合同总额的10%”）。涉及技术附件的，需在合同中注明附件名称及份数，并与具有同等法律效力。（二）客户资质核实签约前需核实客户营业执照、经营范围、法定代表人身份证明，必要时通过“国家企业信用信息公示系统”查询企业征信（如是否为失信被执行人、是否有经营异常记录），对于首次合作或大额合同，建议要求客户提供近期财务报表或资信证明，避免与无履约能力的客户签约。（三）审核时限管理各环节审核需在规定时限内完成（如法务3个工作日、财务2个工作日），避免因流程延误导致客户流失；紧急合同可启动“绿色审批通道”，但需由销售部门负责人提前书面说明原因，并跟踪审批进度。（四）合同变更与补充合同签署后原则上不得变更，确需变更的（如交付时间调整、价格变动），需双方签署《补充协议》，明确变更内容、生效条件及与原合同的关系，补充协议需重新履行审核流程（金额减少可简化审批）