项目合同评审与管理规范模板

项目合同评审与管理规范模板一、适用范围与触发条件触发条件：当业务部门与外部合作方达成合作意向、需明确双方权利义务时，或现有合同履行过程中需变更核心条款（如金额、交付周期、服务范围等）时，均需启动本规范流程。二、全流程操作步骤详解步骤1：合同发起与前置准备责任部门：业务主办部门（如销售部、项目部）操作说明：需求确认：业务部门与合作方沟通明确合作细节，形成《合作需求说明书》，内容包括项目背景、双方权责、交付标准、付款方式、违约责任等核心要素。资料收集：收集合作方主体资格材料（营业执照复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书（若非法定代表人签约）），保证合作方合法存续且具备履约能力。合同初稿拟定：根据《合作需求说明书》及公司《合同示范文本库》，使用标准合同模板拟定初稿，重点标注“待评审条款”（如金额、争议解决方式、保密条款等）。内部发起：通过公司OA系统/合同管理系统提交《合同评审申请表》，附《合作需求说明书》、合同初稿、合作方主体资格材料，明确评审部门及紧急程度。步骤2：多部门联合评审责任部门：法务部、财务部、业务主办部门、项目部（若涉及项目执行）、风控部（视合同重要性）操作说明：评审分工：法务部：审核合同条款合法性、合规性，重点关注主体资格、违约责任、知识产权归属、争议解决方式、不可抗力条款等是否存在法律风险；财务部：审核合同金额、付款方式、税务处理、发票开具要求、保函/保证金条款等是否符合公司财务制度，评估资金流风险；业务/项目部：审核技术参数、交付周期、验收标准、服务范围等是否与项目需求一致，保证履约可行性；风控部（可选）：对重大或高风险合同（如金额超500万元、涉外合同）进行整体风险评估，提出风险应对建议。评审时限：一般合同需在2个工作日内完成评审，紧急合同需在1个工作日内反馈意见，复杂合同可延长至3个工作日（需提前在申请表中说明）。意见反馈：各部门通过OA系统在线填写《合同评审意见表》，明确“同意”“修改后同意”或“不同意”，并标注具体修改条款及理由。若存在意见分歧，由法务部牵头组织评审会协调，形成统一意见。步骤3：评审结果处理与合同修订责任部门：业务主办部门、法务部操作说明：意见汇总：业务主办部门收集各部门评审意见，整理形成《合同评审意见汇总表》，明确“需修改条款”“修改依据”“修改责任人”。合同修订：根据汇总意见修订合同初稿，对“修改后同意”条款完成调整，对“不同意”条款需与法务部确认是否可协商解决（若无法解决，需上报分管领导决策）。最终确认：修订后的合同需再次提交法务部复核，保证所有重大风险已消除，通过后形成《合同评审终稿》，由业务主办部门与合作方沟通确认。步骤4：合同签订与用印管理责任部门：行政部、法务部、业务主办部门操作说明：用印申请：业务主办部门提交《合同用印申请表》，附《合同评审终稿》《合作方主体资格材料》《评审意见汇总表》，经部门负责人、法务部、分管领导审批后，交行政部用印。用印规范：合同需加盖公司合同专用章（或公章），严禁在空白合同或未评审合同上用印；用印时需核对合同文本与审批材料一致性，保证页码完整、无涂改（若有修改需双方加盖骑缝章）。文本交付：用印后，业务主办部门留存合同正本2份（公司存档1份、业务部门备案1份），副本若干份（合作方执相应份数），并在合同台账中登记签订信息。步骤5：合同执行与动态跟踪责任部门：业务主办部门、项目部、财务部操作说明：交底执行：合同签订后3个工作日内，业务主办部门组织项目团队、法务部进行合同交底，明确履约节点、验收标准、付款节点等关键信息，形成《合同交底记录》。进度跟踪：业务主办部门/项目部按合同约定跟踪项目进展，每月填写《合同执行跟踪表》，记录“已履约情况”“未履约原因”“风险预警”（如对方延迟交付、款项逾期等），及时上报分管领导。变更管理：履行过程中若需变更合同内容（如增减服务范围、调整金额、延长工期），需按“步骤1-步骤4”重新发起评审流程，签订《合同补充协议》，严禁口头或非书面变更。步骤6：合同归档与复盘责任部门：行政部、业务主办部门、法务部操作说明：资料归档：合同履行完毕（或终止）后10个工作日内，业务主办部门收集合同正本、《评审意见汇总表》《交底记录》《执行跟踪表》《补充协议》等资料，移交行政部统一归档，电子版同步存入公司合同管理系统。档案管理：行政部按“合同编号-合作方名称-签订日期”规则分类归档，建立《合同档案台账》，保证档案完整、可追溯，保存期限不少于合同终止后5年。复盘总结：每季度末，业务部门联合法务部、财务部对已履行合同进行复盘，分析“履约风险点”“评审流程优化建议”，形成《合同管理复盘报告》，持续改进合同管理体系。三、核心工具表格模板表1：合同评审申请表申请部门申请日期合同名称合同编号合作方名称合作方主体类型（□企业□□个人）合同金额（大写）合同期限项目背景简述需评审重点（可多选）□主体资格□条款合法性□财务风险□技术参数□违约责任□其他：________附件清单□合作方营业执照□法定代表人证件号码明□授权委托书□合同初稿□需求说明书部门负责人签字法务部审核人财务部审核人分管领导审批表2：合同评审意见表合同编号评审部门评审人评审日期评审条款（原文）评审意见（□同意□修改后同意□不同意）修改建议/理由（若不同意或需修改）法务部复核意见表3：合同执行跟踪表合同编号合同名称合作方履约阶段（□履行中□已完成□终止）约定履约节点实际完成情况延迟原因（若有）责任人风险预警（□无□低风险□中风险□高风险）风险描述应对措施完成时限业务负责人签字项目部确认财务部确认更新日期表4：合同档案台账档案编号合同编号合同名称合作方签订日期履行期限归档日期档案状态（□在用□已归档□销毁）存放位置档案管理员借阅记录（借阅人/日期/归还日期）备注四、关键风险控制要点主体资格风险：严禁与无合法经营资质、被吊销营业执照或处于诉讼中的合作方签约，签约前需核实合作方“三证合一”营业执照及近一年无重大违法记录证明。条款完整性风险：合同必须包含“当事人信息、标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决、保密条款”等核心要素，避免条款歧义导致履约争议。评审时效风险：紧急合同需标注“加急”字样，评审部门需优先处理；若因部门延迟评审导致公司损失，将追究相关部门负责人责任。用印管理风险：用印前需核对合同文本与审批材料一致性，严禁在未通过评审的