企业文件归档管理制度企业文件有序管理版

企业文件归档管理制度（企业文件有序管理版）一、总则（一）制度目的为规范企业文件的形成、收集、整理、归档、保管及利用工作，保证文件资料的完整性、系统性和安全性，提高文件管理效率，支持企业运营决策与合规管理，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企业总部各部门、各分支机构及子公司（以下统称“各部门”）在经营管理活动中形成的各类具有保存价值的文件资料，包括但不限于纸质文件、电子文件、声像文件等。（三）管理原则全程管控：文件管理覆盖从产生到归档的全流程，保证各环节无缝衔接。分类科学：按照文件属性、部门职能及业务特点建立分类体系，便于检索与利用。集中统一：档案管理部门负责统筹文件归档工作，各部门协同配合，实现资源集中管理。安全保密：严格执行保密规定，保证涉密文件及敏感信息不泄露、不丢失。二、文件分类与归档范围（一）文件分类标准企业文件采用“一级分类+二级分类+三级流水号”的层级分类法，具体一级分类二级分类三级分类（示例）行政管理文件（XZ）制度规范（XZ-ZD）管理制度、业务流程、岗位职责会议文件（XZ-HY）董事会会议纪要、总经理办公会纪要、部门例会纪要公文往来（XZ-GW）请示、报告、通知、函件业务管理文件（YW）合同协议（YW-HT）采购合同、销售合同、服务合同、合作协议项目文件（YW-XM）立项报告、可行性研究报告、验收报告、项目总结财务管理文件（CW）账务报表（CW-ZB）资产负债表、利润表、现金流量表、税务申报表凭证票据（CW-PZ）原始凭证、记账凭证、发票、银行回单人力资源管理文件（RL）人事档案（RL-DA）员工履历、劳动合同、离职证明、奖惩记录培训文件（RL-PX）培训计划、培训课件、考核结果、培训总结（二）归档范围红头文件：上级单位下发需执行的文件、企业发布的正式制度及通知。合同协议：各类业务合同、补充协议、招投标文件及法律文书。会议记录：各类会议的原始记录、会议纪要（需参会人签字确认）。项目资料：从立项到验收全过程的文件（含审批文件、技术图纸、验收报告等）。财务资料：月度/季度/年度财务报表、税务申报资料、审计报告。人事资料：员工入职登记表、劳动合同、社保缴纳记录、离职手续文件。其他具有保存价值的文件：如企业资质证书、荣誉证书、客户资料（非涉密）等。三、企业文件归档标准化操作流程（一）文件形成与收集（责任人：文件形成部门经办人）规范起草：文件内容需准确、完整，标题明确，格式统一（参照企业公文模板），电子文件需保存为PDF或DOC格式（避免使用易损坏的临时格式）。部门审核：文件形成后，经部门负责人*部长审核签字（电子文件需添加电子签章），保证内容合规、数据无误。收集汇总：每月25日前，部门经办人将本月需归档的文件（含纸质及电子版）整理汇总，核对文件完整性（如附件、签字页是否齐全）。（二）文件整理与鉴定（责任人：部门档案管理员）排序编页：纸质文件：按文件形成时间或逻辑顺序排序，编写页码（页码位置统一为右下角，空白页不编号）。电子文件：按“部门-年份-文件类型”命名（如“行政部-2024-会议纪要-001”），建立文件夹层级结构。去除装订物：去除文件中的金属夹、回形针等易锈蚀物品，采用左侧装订或使用档案专用夹固定，避免损坏文件。价值鉴定：对文件进行价值评估，区分“永久保存”“长期保存（10年以上）”“短期保存（10年以下）”三类，剔除重复、无保存价值的文件（如草稿、临时通知）。（三）归档移交（责任人：部门档案管理员与档案管理部门对接人*主管）填写移交清单：纸质文件：填写《文件归档移交清单》（模板见第四章），一式两份，注明档号、题名、日期、页数、密级、保管期限等信息，双方签字确认后各执一份。电子文件：刻录成不可擦写光盘或至企业档案管理系统，电子版移交清单，需包含文件存储路径、密码（若有）及校验码。移交时限：年度文件：次年1月31日前完成上一年度文件归档；专项文件（如项目文件）：在项目结束后30个工作日内完成归档；日常文件：每月30日前完成当月文件归档。交接验收：档案管理部门*主管核对文件数量、分类、整理质量，符合要求后签收；若发觉问题，需在3个工作日内退回整改，整改后重新移交。（四）档案保管与维护（责任人：档案管理员*专员）存放环境：纸质档案：存入专用档案柜，库房保持通风、干燥（温度14-24℃，湿度45-60%），配备防火、防盗、防虫、防潮设备，定期检查（每季度1次）。电子档案：存储于企业专用服务器或加密硬盘，定期备份（每月1次），异地备份（每季度1次），防止数据丢失或损坏。清点与统计：每半年对档案进行一次全面清点，编制《档案库存统计表》，保证账实相符；对破损、褪色档案及时修复或复制。（五）档案利用与借阅（责任人：借阅人及档案管理员*专员）借阅申请：内部员工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》（模板见第四章），经部门负责人部长签字后，报档案管理部门审批；涉密档案需经分管领导总审批。外部单位借阅档案，需持单位介绍信及有效身份证件，经企业分管领导*总批准后，档案管理员全程陪同查阅。借阅规则：纸质档案：原则上不得借出，确需借出的，借阅期限不超过3个工作日，逾期需办理续借手续；查阅涉密档案需在指定阅览室进行，严禁涂改、勾画、抽取、撤换文件。电子档案：通过档案管理系统在线查阅，严禁或传播涉密电子文件；确需复制的，需经审批并备案。归还与登记：借阅档案到期后，应及时归还，档案管理员检查文件完整性无误后，在《档案借阅登记表》上签字确认；若文件损坏或丢失，需按《企业档案管理规定》赔偿。（六）档案鉴定与销毁（责任人：档案鉴定小组）鉴定组织：每3年由档案管理部门牵头，组织法务部、行政部、相关业务部门成立档案鉴定小组，对到期档案进行价值鉴定。销毁流程：对鉴定无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，注明档号、题名、日期、保管期限、销毁原因等信息，经分管领导*总审批后，由两人以上监销，保证档案信息无法恢复。涉密档案销毁需使用专用销毁设备（如碎纸机），监销人签字确认后，将《档案销毁清册》永久保存。四、文件归档管理实用模板模板一：文件归档移交清单（纸质版）档号题名形成部门形成日期页数密级保管期限备注XZ-ZD-2024-001企业档案管理制度行政部2024-01-1512普通长期含电子版YW-HT-2024-002设备采购合同采购部2024-02-208秘密永久合同附件3份移交部门：_____________移交人：_____________日期：_____年_月_日接收部门：档案管理部门接收人：_____________日期：_____年_月_日模板二：档案借阅申请表借阅人姓名所属部门联系方式借阅档案名称档号借阅用途借阅期限自_年_月_日至_年_月_日是否允许复印部门负责人意见：签字：_____________日期：_____年_月_日档案管理部门审批意见：签字：_____________日期：_____年_月_日模板三：档案销毁清册档号题名保管期限形成日期销毁原因备注RL-PX-2020-0012020年度培训总结短期（10年）2020-12-30保管期满无保存价值CW-PZ-2019-0052019年12月凭证短期（10年）2020-01-10保管期满无保存价值鉴定小组组长：_____________监销人：_____________日期：_____年_月_日五、关键管理要求与风险提示（一）责任分工各部门负责人：对本部门文件归档工作负总责，保证文件及时、完整归档。部门档案管理员：负责本部门文件收集、整理、移交工作，协助档案管理部门开展业务指导。档案管理部门：统筹企业档案管理，制定分类标准，监督归档流程，负责档案保管、利用及鉴定销毁。全体员工：严格按照制度要求规范文件管理，不得擅自留存、复制、销毁应归档文件。（二）风险提示归档不及时：文件未在规定时限内归档，导致资料丢失或遗漏，影响后续工作追溯。预防措施：将归档工作纳入部门月度考核，设置逾期提醒机制，每月5日前通报上月归档情况。分类错误：文件分类混乱，导致检索困难，降低管理效率。预防措施：档案管理部门定期开展分类培训，提供《文件分类指南》，各部门遇到疑难问题及时咨询。保密泄露：涉密文件未按规定管理，造成信息泄露风险。预防措施：加强保密教育，涉密文件单独存放，借阅严格执行审批流程，定期检查保密制度执行情况。电子档案损坏：电子文件存储介质故障或病毒感染，导致数据丢失。预防措施：电子档案定期备份，使用杀毒软件扫描，存储介质专人管理，禁止外借私人U盘等设备。（三）监督与考核定期检查：档案管理部门每半年组织一次文件归档工作检查，重点检查归档完整性、分类准确性、整理规范性，检查结果纳入部门绩效考核。责任追究：对未按规定归档、擅自销