企业费用报销及审核手册

企业日常费用报销及审核手册一、适用范围与典型场景本手册适用于企业各部门员工因公产生的日常费用报销及各级审核人员的管理工作，涵盖以下典型场景：差旅费用：员工因公出差产生的交通、住宿、餐饮、市内交通等费用；办公费用：日常办公所需的文具耗材、打印复印、快递服务、办公设备维修等费用；业务接待：因公开展业务洽谈、客户维护等产生的合理招待费用（需符合企业接待标准）；通讯费用：员工因公使用通讯工具产生的固定话费、流量费等补贴；其他费用：如培训费、会议费、市场调研费等经企业批准的其他合理支出。二、员工报销操作流程（一）费用发生与凭证收集费用发生：员工因公支付费用时，需保证费用符合企业相关规定及预算标准，优先选择企业合作供应商或正规消费渠道。凭证收集：保留原始消费凭证（如行程单、小票、收据、支付记录截图等），凭证需清晰显示消费日期、金额、项目、商家名称及消费人员信息（多人消费需注明所有参与人员）；电子凭证需打印并由员工本人签字确认，注明“与原件一致”；涉及多人共同费用的，需由所有参与人员签字证明。（二）填写报销申请单登录系统：通过企业OA系统或财务系统进入“费用报销”模块，选择对应报销类型（如差旅费、办公费等）；填写基本信息：准确录入报销周期、所属部门、申请人姓名、工号、联系方式等信息；填写费用明细：逐项录入费用类别（下拉选择对应项目）、发生日期、消费事由（需简明说明因公用途，如“项目客户洽谈”“部门办公采购”）、金额（小数点后保留两位）；附件：将收集的原始凭证扫描或拍照，保证附件清晰、完整，每张附件需与申请单中的费用明细一一对应；提交申请：确认信息无误后，“提交”，系统自动流转至下一审核环节。（三）整理粘贴凭证打印申请单：系统提交成功后，打印纸质版报销申请单（需自动流水号及二维码）；粘贴规范：原始凭证按费用类别分类，从左到右、从上到下整齐粘贴在A4纸附件页上，避免覆盖凭证关键信息（如金额、日期）；凭证较多时，可使用多张附件页，并在每页顶部注明“共X页第X页”；超过A4纸大小的凭证（如火车票），可折叠至A4纸大小，保证折叠后露出凭证编号及金额。（四）逐级提交审批部门初审：将纸质申请单及附件提交至部门负责人*部门负责人处，审核费用真实性、合理性及是否符合部门预算；分管领导审批：部门负责人通过后，提交至分管领导*分管领导处，审核费用是否与业务计划匹配、金额是否在授权范围内；财务复审：分管领导审批通过后，提交至财务部*财务审核员处，审核凭证合规性、金额准确性及附件完整性。（五）财务复核与打款财务审核：财务部在3个工作日内完成审核，重点核对：费用是否符合企业报销制度及标准（如差旅住宿限额、招待费人均标准等）；凭证是否真实、合法，是否存在重复报销情况；金额计算是否准确，大小写是否一致。审核结果反馈：审核通过：财务部提交至出纳，出纳在2个工作日内完成打款，款项将发放至员工工资卡；审核不通过：财务部通过系统退回申请单，注明不通过原因（如“凭证缺失”“事由不明确”），员工需在3个工作日内补充完善后重新提交。（六）资料归档报销完成后，纸质申请单及附件由财务部统一归档保存，保存期限不少于5年；员工可通过系统查询报销进度及打款记录。三、费用审核工作流程（一）部门负责人审核要点确认费用是否确属部门业务必需，是否存在非必要支出；审核费用事由与实际工作内容是否相关，如差旅费需注明出差目的地、事由及天数；核对报销金额是否在部门月度预算范围内，超预算费用需提前说明原因。（二）分管领导审核要点大额费用（单笔超过5000元）需重点审核业务必要性，是否经事前审批；涉及跨部门合作的费用，需确认其他相关部门是否知情并认可；对业务招待费，需审核接待对象、陪同人员及是否符合企业接待标准（如人均消费限额）。（三）财务部审核要点凭证合规性：原始凭证是否为正规商家出具，是否存在涂改、伪造痕迹；附件完整性：每笔费用是否对应有效凭证，凭证数量与申请单填报是否一致；标准符合性：费用是否在报销标准内（如市内交通费实报实销，需注明起止地点及事由）。（四）管理层终审（仅限特殊费用）单笔费用超过10000元或涉及重大业务支出的，需提交总经理*总经理终审，重点审核费用战略价值及投入产出比。四、标准报销申请单模板企业费用报销申请单基本信息申请人姓名*员工姓名所属部门*部门名称工号*工号报销周期年月日至年月日联系方式*联系方式费用明细序号费用类别1差旅费-交通2差旅费-住宿3办公费-文具费用总计大写：人民币壹仟贰佰柒拾元整审批签字部门负责人意见分管领导意见财务审核意见出纳签字备注：附件共4张，详见附件页费用明细表示例（可作为附件页）序号费用项目商家名称消费日期凭证类型凭证号码金额（元）备注1高铁票中国铁路2023-10-08电子客票E56350.00二等座2酒店住宿费商务酒店2023-10-08增值税普通发票0056800.0010月8-9日3文具采购办公用品商店2023-10-10机打小票20231010001120.00笔记本5本、签字笔10支五、关键操作规范与常见问题指引（一）时间要求费用需在发生后5个工作日内提交报销，逾期需提交书面说明，经部门负责人及财务部审批后方可受理；月度报销截止日期为次月3日，遇节假日顺延，逾期当月费用延至次月一并报销。（二）凭证规范原始凭证需为原件，复印件仅限于凭证遗失且能提供消费记录截图（需含商家信息、金额、日期）的情况，复印件需由部门负责人签字“确认原件遗失”并加盖部门公章；凭证上不得有任何涂改痕迹，若金额填写错误，需商家加盖公章更正并注明“原凭证作废”，不得在原始凭证上直接涂改。（三）金额规范报销金额需与凭证金额完全一致，不得拆分报销（如一张1000元凭证不得拆分为两张500元凭证规避审批）；金额大小写需规范，如“100.50元”需写为“人民币壹佰元伍角整”，不得写为“壹佰元零五角”。（四）特殊情况处理提前借款：出差或大额采购前，可填写“借款单”（需注明借款用途、金额及还款计划），经部门负责人及财务部审批后借款，报销时直接冲抵借款，多退少补；跨月费用：如10月15日发生但需在11月报销的费用，需在申请单备注栏注明“跨月费用”，并经部门负责人额外签字确认；凭证遗失：遗失重要凭证（如火车票、住宿发票），需提供书面说明，由部门负责人签字确认，财务部可根据消费记录（如支付截图、银行流水）审核报销，报销金额不超过凭证金额的80%。（五）沟通机制员工对报销进度