会议室预定及设备使用管理模板

适用范围与典型应用场景会议室预定与设备使用全流程指引一、预定申请阶段明确会议需求申请人需提前确认会议基本信息，包括：会议主题、日期、具体时间段（精确到开始/结束时间）、预计参会人数、会议类型（如内部例会/外部接待/培训等）。选择会议室与设备登录会议室预定系统（或联系行政部），查看可用的会议室资源（如会议室编号、容纳人数、位置、基础配置）。根据会议需求选择所需设备，例如：投影仪、幕布、音响系统、无线麦克风、视频会议终端、白板、马克笔、电源插座等（注：特殊设备需提前确认是否可用及使用权限）。提交预定申请通过预定系统填写《会议室预定申请表》（或向行政部提交纸质表单），详细填写申请人信息（姓名*、所属部门、联系方式）、会议信息及设备需求，提交后等待审批。二、审批与确认阶段审批流程普通会议（部门内部例会、小型研讨）：由部门负责人审批。跨部门会议、外部接待或大型培训（参会人数≥20人）：需部门负责人审批后，提交行政部复核确认。特殊设备使用（如专业视频会议系统、大型投影设备）：需提前3个工作日申请，由行政部与技术支持岗共同审批。预定结果通知审批通过后，系统（或行政部）将在1个工作日内反馈预定成功通知，包含会议室编号、使用时段、设备清单及取用方式；若未通过，需根据反馈调整需求后重新申请。三、使用前准备阶段设备与场地检查申请人或指定人员需在会议开始前30分钟到达会议室，检查设备是否正常运行（如投影仪是否能正常投射、麦克风是否有声音、电源插座是否通电等）。确认场地整洁，桌椅摆放符合会议需求（如U型/课桌式/剧院式等），如有特殊布置需求（如摆放席卡、调试温度），需提前与行政部沟通。设备取用与登记若需领用移动设备（如无线麦克风、激光笔、视频会议终端遥控器等），需在行政部登记设备编号及领用人信息，使用后及时归还并确认设备完好。四、会议进行中管理规范使用设备严格按照设备操作手册使用，避免随意插拔接口、调整设备参数；如遇设备故障，立即停止使用并联系行政部技术人员处理，不得擅自拆解设备。控制音量、灯光等设施，避免影响其他会议室办公秩序；视频会议需提前测试网络稳定性，保证会议画面、声音清晰。维护场地秩序参会人员需遵守会议室使用规定，禁止吸烟、饮食（特殊情况需提前申请并清理现场），禁止随意挪动桌椅或损坏设施。会议结束后，提醒参会人员带走个人物品及会议资料，保持桌面、地面整洁。五、使用后整理与反馈设备复位与归还关闭所有设备电源（投影仪、音响、麦克风等），拔出非必要电源插头，将设备归位（如白板擦净、笔放回笔筒、桌椅恢复原状）。及时领用设备（如无线麦克风、激光笔等）归还至行政部，登记注销。反馈与评价通过系统（或向行政部）反馈会议室及设备使用情况（如“设备运行正常”“投影仪亮度不足”“桌椅数量不足”等），便于后续优化资源配置。若发生设备损坏或场地设施问题，需在24小时内提交书面说明（含损坏原因、责任认定），配合行政部处理。六、取消与变更流程取消预定因会议取消或时间调整需释放会议室资源，需在预定使用时间前4个工作日内通过系统提交取消申请（紧急情况可联系行政部），以便会议室重新分配。未按时取消且未说明原因，导致资源闲置超过1次，将暂停申请人1个月的预定权限。变更需求如需变更会议时间、人数或设备清单，需提前2个工作日提交变更申请，经原审批流程确认后生效，避免临时调整影响其他预定。会议室预定申请表模板项目内容申请人信息姓名*：____________________部门：____________________联系方式：____________会议基本信息主题：____________________日期：____年_月_日开始时间：____:____结束时间：____:____预计人数：____人会议类型：□部门例会□跨部门会议□客户接待□培训讲座□其他：____________会议室需求会议室编号：____________容纳人数要求：____人位置偏好：□1层□2层□其他：____设备需求□投影仪+幕布□音响系统□无线麦克风（____个）□视频会议终端□白板+马克笔□激光笔□电源插座（____个）□其他：____________审批流程申请人签字：____________日期：______部门负责人审批：____________日期：______行政部确认：____________日期：______备注特殊布置需求：________________________________________________________提交时间______年_月_日使用规范与常见问题提示预定权限与时效预定需提前1个工作日提交（大型会议需提前3个工作日），紧急会议需经行政部负责人特批后协调资源。会议室优先保障部门例会、重要客户接待及正式培训活动，非正式沟通、小型讨论建议使用洽谈区或线上会议工具。设备使用规范专业设备（如视频会议终端、音响调音台）需由经培训的人员操作，未经允许不得擅自调试；设备使用前需检查配件是否齐全（如麦克风电池、遥控器），使用后清点归还。禁止私自外借会议室设备或带离办公区域，若因个人操作不当导致设备损坏，需承担维修或赔偿责任。场地维护要求会议期间禁止使用明火、大功率电器（如电炉、电暖气），避免电路过载；禁止在墙面、桌椅上乱涂乱画，保持公共设施完好。会议结束后，务必关闭所有灯光、空调及设备电源，节约能源；垃圾需分类投放至指定垃圾桶，保持场地无杂物。应急处理方式若遇预定会议室临时被占用（如系统故障、紧急会议冲突），需立即联系行政部协调备用会议室，不得擅自使用未预定的会议