行政文件归档管理制度文件保存与信息查阅的标准化

行政文件归档管理制度文件保存与信息查阅标准化工具指南一、适用范围与工作背景本工具适用于各类企事业单位、社会团体等组织的行政文件归档管理，涵盖文件从形成到归档、保存、查阅的全流程标准化操作。组织规模扩大和行政事务复杂化，传统文件管理存在分类混乱、查找困难、信息孤岛等问题，亟需通过标准化流程实现文件“分类清晰、存放有序、查阅便捷、安全可控”，为日常办公、决策支持、合规审计等提供可靠保障。二、标准化操作流程（一）文件分类与编码操作要点：分类标准：按文件属性分为综合类（如会议纪要、年度计划）、人事类（如劳动合同、任免文件）、财务类（如预算报告、费用审批单）、业务类（如合同协议、项目方案）、后勤类（如资产台账、采购记录）五大类，每类下设二级子类（如综合类下分“会议管理”“公文收发”）。编码规则：采用“部门代码-年份-文件大类-流水号”格式，例如“行政部2024年综合类文件第001号”编码为“XZ2024-ZH-001”（部门代码：XZ=行政；年份：2024；大类：ZH=综合；流水号：001）。标签标注：纸质文件封面粘贴分类标签，电子文件在文件名和属性中标注编码，保证分类与编码一致。（二）文件整理与归档操作要点：日常整理：文件形成后3个工作日内，经办人*需完成文件排序（按时间或逻辑顺序）、去除金属夹、检查页码完整性，形成待归档文件包。归档审核：每月末，部门负责人*对部门待归档文件进行审核，重点检查文件内容完整性、编码准确性及分类合理性，审核后在《文件归档审核表》签字确认。移交归档：审核通过后，经办人*于次月5日前将纸质文件移交至档案室，同步将电子文件至指定档案管理系统（如OA系统档案模块），填写《文件归档登记表》（见表1），注明纸质文件存放位置（如档案柜-第2排-第3层）和电子文件存储路径（如服务器-行政部-2024年-ZH）。（三）文件存储与保管操作要点：存储环境：纸质文件存放于专用档案柜，库房保持通风、干燥（温度14-24℃，湿度45-60%），配备防火、防虫、防潮设备；电子文件存储于加密服务器，定期进行本地备份（每周）和异地备份（每月），备份数据保留不少于3年。存储规范：纸质文件按编码顺序排列，档案柜张贴分类索引；电子文件按“部门-年份-大类”分层级存储，禁止随意修改或删除已归档文件，确需修改需提交《文件修改申请表》经负责人审批后，由档案管理员操作并记录修改痕迹。（四）文件查阅与借阅操作要点：查阅申请：因工作需要查阅文件时，申请人填写《文件查阅申请表》（见表2），注明查阅文件名称、编码、用途及查阅方式（现场查阅/复印），经部门负责人签字同意后提交档案室。查阅权限：内部员工：仅可查阅本部门及权限范围内文件，跨部门查阅需额外征得文件形成部门负责人*同意；外部人员（如审计人员、合作单位）：需持单位介绍信及有效证件号码件，经分管领导*审批后方可查阅。查阅流程：档案管理员核对申请表无误后，调取纸质文件或提供电子文件查阅权限；查阅人需在档案室指定区域现场查阅，严禁带出；确需复印的，经审批后由档案管理员加盖“档案专用章”，复印份数不超过3份。借阅管理：因特殊原因需借阅文件出档案室的，借阅期限不超过3个工作日，填写《文件借阅登记表》（见表3），借阅人对文件安全负责，归还时档案管理员需检查文件完整性，确认无误后签字收回。（五）文件鉴定与销毁操作要点：定期鉴定：每年12月，由档案管理员会同各部门负责人组成鉴定小组，对到期文件（保管期限参考《行政文件保管期限表》）进行鉴定，区分继续保存、销毁两类。销毁审批：拟销毁文件需填写《文件销毁审批表》，经部门负责人、分管领导审批后，报总经理*（或单位最高负责人）核准。销毁执行：销毁时需有档案管理员和监销人（可由纪检部门人员或指定员工担任）共同在场，采用粉碎或焚烧等方式保证信息无法恢复，销毁后在审批表签字确认，并记录销毁文件名称、数量、日期等信息。三、配套管理表单表1：文件归档登记表文件编码文件名称形成部门形成日期页数存放位置（纸质）存储路径（电子）归档人归档日期审核人XZ2024-ZH-0012024年度行政工作计划行政部2024-01-058档案柜-2排-3层-01服务器-行政部-2024-ZH张*2024-01-30李*…………表2：文件查阅申请表申请人部门查阅日期查阅事由王*财务部2024-03-15核对2023年行政费用预算文件名称及编码查阅方式（现场/复印）部门负责人审批档案管理员备注2023年度行政费用预算报告（CW2023-ZH-005）复印2份同意（签字：刘*）已加盖档案专用章…………表3：文件借阅登记表借阅人部门联系方式借阅日期应还日期赵*业务部2024-03-102024-03-13文件名称及编码借阅事由归还状态经办人监销人2023年项目合同（YW2023-YW-008）项目审计已归还（2024-03-12）陈*周*……………四、关键管理要点（一）责任明确文件形成部门为归档责任主体，经办人对文件整理质量负责，部门负责人对归档审核负责；档案管理员*负责文件接收、存储、保管、查阅等环节的日常管理，保证流程规范；分管领导*对文件销毁、跨部门查阅等重大事项审批负责。（二）安全与保密涉密文件（如未公开的决策文件、合同协议）需单独存放，查阅需经单位最高负责人*审批；电子文件设置访问权限，定期修改密码，严禁非授权人员访问、或传播；档案库房配备监控设备，无关人员禁止入内，每