企业合同管理标准模板

企业合同管理标准模板一、适用范围与应用场景本标准模板适用于各类企业（含中小企业、集团化公司）的合同管理工作，覆盖企业运营中涉及的采购、销售、服务、劳务、技术合作、租赁等各类合同场景。具体包括：业务部门：起草业务相关合同（如采购合同、销售合同），发起审批流程；法务部门：审核合同条款合规性，规避法律风险；行政部门：统筹合同归档管理，保证档案完整可追溯；管理层：审批重大合同，决策合同履行中的重大变更或终止事宜。二、合同管理全流程操作指引（一）合同起草：明确需求，规范内容需求确认业务部门根据合作需求（如采购物资、提供服务），与对方初步沟通合作意向，明确合同核心要素（标的、数量、价格、履行期限等），填写《合同需求确认单》（模板见第三章），经部门负责人*业务经理签字确认后启动起草。模板选择与内容填充优先使用企业标准化合同模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），无模板时参考行业通用范本；填写合同主体信息（甲方/乙方名称、统一社会信用代码、法定代表人、联系方式等），保证与营业执照一致；明确合同标的（货物名称/服务内容、规格型号、技术标准等）、数量与质量要求、价款及支付方式（含税价、支付账户、分期计划等）、履行期限与地点（交货时间/服务开始时间、交付地点）、违约责任（违约金比例、赔偿范围等）、争议解决方式（仲裁/诉讼管辖法院）等核心条款；特殊需求（如保密条款、知识产权归属、不可抗力等）需单独列示，经法务部门审核后补充。内部初审业务部门负责人*业务经理对合同内容进行初审，重点核对需求匹配度、数据准确性（如数量、金额），确认无误后提交法务部门审核。（二）合同审核：合规把关，风险防控法务审核（1-2个工作日）法务部门重点审核以下内容：主体资格：对方营业执照、授权委托书（如签约人非法定代表人，需核实授权范围及有效期）；条款合法性：是否存在无效条款（如“霸王条款”）、法律漏洞（如未约定争议解决方式）；权利义务对等性：双方责任、违约责任是否平衡，避免显失公平；语言表述：条款是否清晰无歧义，避免模糊用语（如“尽快”“大约”）。法务部门出具《合同审核意见表》，注明“通过”“修改后通过”或“不通过”，并说明修改理由。会签审核（重大合同适用）涉及金额较大（如超过*万元）、或跨部门合作（如技术合作+采购）的合同，需增加财务、技术等部门会签：财务部门审核价款合理性、支付方式安全性（如预付款比例不超过*%）、发票开具要求；技术部门审核技术参数、服务标准是否符合企业需求。会签部门需在《合同会签单》上签字确认，无异议后提交管理层审批。管理层终审根据合同金额重要性分级审批：金额≤万元：由分管副总分管副总审批；金额＞万元：由总经理总经理审批，重大战略合同需提交董事会审议。审批通过后，法务部门出具《合同审批通过通知书》，进入签署环节。（三）合同签署：规范签署，效力保障文本定稿与打印审批通过后，业务部门根据审核意见修改定稿，打印纸质合同文本（一式份，双方各执份，企业留存*份归档），保证文本与审批版本一致，无涂改（如有修改需双方盖章确认）。签署方式与盖章法定代表人签署：由甲乙双方法定代表人或授权代表人签字，需提供授权委托书（模板见第三章）及身份证复印件；盖章规范：合同骑缝章（多页合同需加盖骑缝章）、公章/合同专用章（加盖在法定代表人签字及公司名称处），保证清晰可辨；电子签署：符合《电子签名法》条件的合同，可采用电子签名（如企业OA系统对接的电子签章平台），与纸质签署具有同等法律效力。文本分发与存档签署完成后，*日内将合同文本分发给相关部门（业务部门留存执行原件，法务部门留存备案原件，行政部门留存归档原件），并同步更新《合同台账》（模板见第三章）。（四）合同履行：动态跟踪，及时预警履行监控业务部门为合同履行第一责任人，按合同约定跟踪履行进度（如货物交付验收、服务阶段性成果确认），填写《合同履行跟踪表》（模板见第三章），记录履行时间、结果、对方签字确认情况等。风险预警发觉对方可能违约（如延迟交货、服务质量不达标）或企业自身无法按约履行时，业务部门需在*个工作日内书面通知法务部门及管理层，说明风险情况及应对建议（如协商延期、解除合同）。验收与确认合同标的交付后，业务部门联合质检、技术等部门按约定标准验收，出具《验收确认单》（模板见第三章），由双方签字盖章确认；服务类合同需阶段性验收的，按约定周期完成验收并记录。（五）合同变更与终止：规范流程，避免纠纷合同变更变更原因：因政策变化、市场需求调整等需变更合同内容（如数量、价款、履行期限）；流程：双方协商一致，签订《合同变更协议》（模板见第三章），明确变更内容、生效时间，履行原合同审批流程（金额变更需重新审批）；注意：变更协议需作为原合同附件，与原合同具有同等法律效力。合同终止终止情形：履行完毕、双方协商一致、法定解除条件成就（如对方严重违约）；流程：业务部门提出终止申请，说明终止原因及后续处理方案（如未履行部分结算、违约金赔偿），经法务部门审核、管理层审批后，签订《合同终止协议》，明确终止时间、双方权利义务（如保密义务继续有效）；归档：终止协议与原合同一并归档。（六）合同归档：集中管理，便于追溯归档范围包括但不限于：合同文本、审批流程文件（审批表、审核意见表、会签单）、补充协议、变更/终止协议、验收确认单、往来函件、付款凭证等所有与合同相关的书面及电子材料。归档要求时间：合同签署后/履行完毕后*个工作日内完成归档；方式：纸质合同按“合同编号”分类存放于档案柜，电子合同存储于企业指定的档案管理系统（如OA系统、云盘），设置查阅权限（仅相关部门可访问）；标识：每份合同粘贴《归档标签》，注明合同编号、名称、归档日期、保管期限（一般为合同履行完毕后年，重大合同可延长至年）。三、合同管理核心模板清单（一）《合同需求确认单》模板名称《合同需求确认单》适用场景业务部门发起合同起草前，确认合作核心需求核心字段需求部门、需求描述（标的、数量、质量等）、预算金额、期望履行期限、关联项目名称、部门负责人签字、日期（二）《合同台账》模板名称《合同台账》适用场景企业所有合同的动态记录与管理核心字段合同编号、合同名称（类型）、甲方/乙方、签订日期、合同金额、履行期限、履行状态（履行中/已完成/终止）、归档日期、负责人、备注（三）《合同履行跟踪表》模板名称《合同履行跟踪表》适用场景业务部门跟踪合同履行进度，记录履行情况核心字段合同编号、履行阶段（如“首批交付”“中期验收”）、计划履行时间、实际履行时间、履行结果（合格/不合格）、对方签字确认、备注（如延迟原因）（四）《合同变更申请表》模板名称《合同变更申请表》适用场景合同履行中需变更内容时使用核心字段原合同编号、变更内容（条款、金额等）、变更原因、双方协商情况、原审批部门意见、新审批流程记录（五）《合同归档登记表》模板名称《合同归档登记表》适用场景合同归档时登记，保证档案完整可查核心字段归档编号、合同名称、合同编号、归档日期、档案类型（纸质/电子）、保管期限、存放位置、归档人、查阅登记记录四、执行关键风险提示（一）合同主体资格审查风险风险点：对方无签约资格（如超越经营范围、未经授权签约），导致合同无效；应对措施：签约前核实对方营业执照、法定代表人身份证明，授权委托书需载明授权范围、有效期，必要时通过“国家企业信用信息公示系统”查询企业信用状况。（二）合同条款完整性风险风险点：遗漏核心条款（如付款条件、违约责任），引发履行争议；应对措施：严格使用标准化模板，法务部门审核时逐条核对条款完整性，避免使用“未尽事宜双方协商”等模糊表述，需明确“协商不成”的解决方式。（三）合同签署合规性风险风险点：签署人无权代表、盖章不规范（如公章与合同专用章混用），影响合同效力；应对措施：法定代表人签署需提供身份证原件，授权代表人签署需留存授权委托书原件；盖章时保证骑缝章、公章清晰覆盖文字，避免仅盖公章未签字。（四）合同履行监控风险风险点：缺乏履行跟踪，对方违约未及时发觉，导致企业损失扩大；应对措施：业务部门定期（如每周/每月）填写《合同履行跟踪表》，设置风险预警节点（如付款前*天提醒），发觉异常立即上报法务部门启动应对程序。（五）合同档案管理风险风险点：档案丢失、电子文件未备份，导致后续维权时