合同审查与审批流程模板

合同审查与审批流程模板一、适用业务场景本模板适用于企业内部各类经济合同的审查与审批管理，涵盖但不限于：采购合同（原材料、设备、服务等）、销售合同、合作开发协议、服务外包合同、租赁合同、借款合同等。通过标准化流程，保证合同内容合法合规、条款完整清晰，有效防范经营风险，保障企业合法权益。适用于企业法务部门、业务部门、财务部门及相关管理层协同工作场景。二、标准化操作流程（一）合同发起与资料准备发起主体：业务部门根据业务需求（如采购、合作、销售等），确定合同相对方及核心条款（如标的、数量、价格、履行期限等）。资料收集：收集合作方主体资格材料（如营业执照复印件、法定代表人身份证明、授权委托书等，保证合作方为合法存续的法人或其他组织）；整理业务背景资料（如招投标文件、往来函件、会议纪要等，支撑合同条款的合理性）；拟定合同初稿，使用企业标准合同模板（无模板时需参考行业通用模板），明确双方权利义务、违约责任、争议解决方式等核心条款。内部提交：业务部门负责人审核初稿内容与业务需求的一致性后，通过OA系统或纸质流程提交至法务部门（或指定合同管理部门），并附齐所有相关资料。（二）初步审查（形式与完整性审查）审查主体：法务部门或合同管理部门（指定专人）。审查内容：资料完整性：检查合同初稿、合作方主体资格材料、业务背景资料等是否齐全；形式规范性：合同文本结构是否清晰（如包含合同编号、双方当事人信息、签署页等），关键信息（如金额、日期、名称）是否无涂改；基础逻辑核查：合同双方主体名称是否与营业执照一致，合同标的、数量等基础信息是否与业务需求匹配。处理结果：若资料不全或形式不规范，退回业务部门补充修改，注明修改要求；若通过初步审查，进入下一环节（合规性审查），并同步登记《合同审查台账》。（三）合规性审查（法律与制度风险审查）审查主体：法务部门。审查内容：主体资格合法性：核查合作方营业执照（是否在有效期内、经营范围是否涵盖合同业务）、授权委托书（代理人是否超越权限）、特殊行业资质（如食品经营许可证、建筑业企业资质等，根据合同类型要求）；条款合法性：检查合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在“霸王条款”（如排除对方主要权利、加重对方责任），违约责任是否明确且合法，争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖约定是否有效；内部制度符合性：合同内容是否符合企业《合同管理办法》《采购管理办法》等内部制度（如审批权限、定价机制、禁止性规定等）。输出成果：法务部门出具《合同审查意见书》，列明审查通过、需修改条款（注明修改建议）或不予通过的理由；若需修改，业务部门根据意见书调整合同文本，重新提交法务部门复核；若不予通过，终止流程并说明原因。（四）业务部门审核（业务条款确认）审核主体：业务部门负责人及经办人。审核内容：业务条款合理性：合同标的、规格、数量、质量标准、交付期限、验收方式等是否与业务需求一致，能否满足项目/运营目标；履行可行性：企业是否有能力履行合同义务（如产能、资金、技术等），合作方履约能力是否匹配（结合前期调研或历史合作情况）；风险评估：业务执行中可能存在的市场风险、履约风险（如对方延迟交货、质量不合格）是否已通过合同条款（如违约金、质保期）进行约束。处理结果：业务部门确认无异议后，在《合同审查意见书》上签署意见；若存在争议，与法务部门或合作方协商调整，直至达成一致。（五）财务部门审核（财务与资金风险审查）审核主体：财务部门负责人及财务专员。审核内容：价格合理性：合同价款、定价方式（固定单价/总价）、付款条件（预付款、进度款、尾款比例及支付节点）是否符合企业定价政策及市场行情，是否存在价格虚高或异常波动；资金安排：企业是否有足够资金履行付款义务，付款节奏是否与项目进度匹配，避免资金占用风险；税费与票据：合同中税费承担约定是否清晰（如增值税专用发票的开具要求、税率），是否符合税法规定；财务合规性：是否存在“小金库”违规支付、资金拆借等违反财务制度的情况。输出成果：财务部门在《合同审查意见书》上签署审核意见，明确“同意”“建议调整”或“不同意”及理由。（六）高层审批（重大事项决策）审批主体：根据合同金额及重要性，由对应层级领导审批（如部门总监分管审批、总经理审批、董事会审批）。审批权限划分（示例）：金额≤10万元：分管业务副总审批；10万元＜金额≤50万元：总经理审批；金额＞50万元或涉及重大战略合作、对外投资：董事会审批。审批内容：综合评估合同的商业价值、战略意义及整体风险；确认审批流程合规性（各环节审查意见是否完整、无争议）。处理结果：审批人在《合同审批单》上签署“同意”“暂缓同意”（需补充材料）或“不同意”的明确意见，不同意时终止流程并说明原因。（七）合同签署与用印用印申请：审批通过后，业务部门填写《合同用印申请表》，附最终版合同文本、全套《合同审查意见书》《合同审批单》，提交至行政部门（或指定用印管理部门）。用印审核：行政部门核对用印材料与审批流程的一致性，确认合同份数（通常一式多份，双方各执正本，其余副本或复印件存档）、签署页信息（双方当事人名称、盖章/签字处是否完整）无误后，加盖企业合同专用章或公章（严禁空白合同盖章）。签署规范：企业方由法定代表人或其授权代理人签字并盖章，授权代理人需提供《授权委托书》；合作方需在合同签署页盖章（公章或合同专用章）并签字，若为法人，需法定代表人签字；若为授权代理人，需提供授权委托书并核对身份信息。（八）合同分发与归档合同分发：签署完成后，业务部门根据合同份数将正本分送合作方（留存送达回执），副本分发至法务、财务、行政等相关部门存档，电子版同步至企业合同管理系统。归档管理：行政部门（或档案管理部门）在收到合同后10个工作日内完成归档，建立合同档案编号（规则：年份-部门-合同类型-流水号，如“2023-采购部-采购-001”）；档案内容包括：合同文本正本、合作方主体资格材料、审查意见书、审批单、用印申请表、相关附件（如招投标文件、补充协议等）；电子档案与纸质档案同步管理，保证可追溯、无遗漏，档案保存期限根据合同类型及法律规定确定（一般不少于合同履行完毕后5年，重大合同不少于10年）。三、合同审查与审批流程跟踪表合同编号合同名称合同类型（采购/销售等）甲方/乙方名称发起部门发起人提交日期示例：2023-采-001设备采购合同采购合同A公司/B公司采购部*某2023–审查环节审查人审查日期审查意见审批结果备注初步审查法务部*某2023–资料齐全，形式规范，通过同意合规性审查法务部*某2023–第5条违约责任建议补充“不可抗力免责条款”，修改后通过同意（修改后）已修改第5条业务部门审核采购部负责人*某2023–业务条款与需求一致，无异议同意财务部门审核财务部*某2023–付款比例调整为“预付30%，验收合格后付65%，质保期满付5%”，同意同意（调整付款比例）已调整付款条款高层审批分管副总*某2023–同意签署，按调整后条款执行同意用印日期用印人归档编号合同正本份数副本份数电子版状态2023–行政部*某2023-采-001-012份（甲乙各1份）3份（法务、财务、采购部各1份）已系统四、关键注意事项与风险提示（一）信息核对准确性合同双方当事人名称、统一社会信用代码、法定代表人等核心信息必须与营业执照、身份证等证明材料完全一致，避免因名称错误、主体不适格导致合同无效。合同金额、数量、日期、规格等关键条款不得出现涂改，确需修改的需由双方在修改处盖章/签字确认。（二）条款完整性审查合同需包含必备条款：当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决方式等，避免条款缺失导致权利义务不明确。对“其他约定”“未尽事宜”等兜底条款，需明确具体处理方式（如“双方协商解决，签订补充协议”），避免模糊约定引发争议。（三）法律风险规避审查合作方履约能力，必要时通过工商信息查询（如“国家企业信用信息公示系统”）核实其经营异常、涉诉等情况，对高风险合作方需要求提供担保（如保证金、保函）。违约责任条款需合理，避免“过高”或“过低”，既要起到约束作用，也要符合法律规定（如违约金不超过实际损失的30%）。（四）审批时限管理各环节审查人应在收到合同后2个工作日内完成审查（紧急合同可缩短至1个工作日），避免流程延误影响业务进度；若需补充材料，应及时通知业务部门，明确截止时间。（五）保密与信息安全合同文本及审查过程中涉及的敏感信息（如商业报价、技术参数）需严格保密，严禁通过非加密渠道（如个人公共邮箱