采购验收流程及标准操作手册

采购验收流程及标准操作手册第一章适用范围与核心目标一、适用范围本手册适用于公司所有采购物资（含原材料、设备、办公用品、劳保用品等）及服务的验收工作，涵盖从供应商送货到最终确认入库/交付的全流程。参与部门包括采购部、仓库管理部、使用部门、质检部（如涉及）。二、核心目标规范验收流程，保证采购物资/服务符合合同约定及技术标准；明确验收责任，避免因验收疏漏导致的质量问题、数量差异或经济损失；保障公司资产安全，为后续付款、供应商评价提供依据。第二章采购验收全流程操作指引第一节验收前准备阶段资料前置审核采购专员*需提前1个工作日将以下资料同步至验收小组：（1）《采购订单》（含订单号、物资名称、规格型号、数量、单价、交付时间、技术参数等）；（2）供应商提供的《送货单》（需注明采购订单号、批次号、物资明细）；（3）特殊物资需附《技术协议》《检验标准》《合格证明文件》（如3C认证、质检报告等）。仓库管理员核对资料完整性，缺失资料需立即联系采购专员补充，资料不全不得启动验收。验收小组组建与分工验收小组由采购专员（负责对接供应商）、仓库管理员（负责数量清点与外观检查）、使用部门代表（负责功能匹配性确认）、质检员（如涉及，负责专业功能检测）共同组成。物资价值低于5000元或常规办公用品可由仓库管理员*单独验收，但需在验收记录中注明“简化验收”。验收场地与工具准备仓库管理员*提前清理验收场地，保证场地整洁、通道畅通，易燃易爆物资需在指定安全区域验收；准备验收工具：如电子秤、卡尺、万用表、卷尺、计数器等，保证工具在校准有效期内；准备验收记录表格（见第四章《采购验收记录表》）、拍照/录像设备（用于留存问题证据）。第二节现场验收实施阶段单据核对与身份确认供应商送货抵达后，采购专员*需核对供应商身份（营业执照复印件与送货人一致），确认《送货单》与《采购订单》信息匹配（订单号、供应商名称、物资大类等）；核对无误后，在《送货单》上签收并注明“已签收，待验收”，未经验收物资不得移入仓库或使用区域。数量验收仓库管理员*依据《采购订单》数量，对物资进行全数清点或抽检（抽检比例：常规物资10%且不少于5件，贵重物资、定制物资100%清点）；清点方式：（1）按件/套/箱计数，标注“已检”标识；（2）对于重量物资（如原材料），使用校准电子秤称重，误差需在±1%以内（以合同约定为准）；（3）对于无法拆分的物资（如大型设备），核对设备铭牌序列号与订单一致。数量不符处理：实际数量多于订单：立即联系采购专员*与供应商确认，是否按合同多送（多送物资需签订补充协议后方可入库）；实际数量少于订单：在《验收记录表》中注明短缺数量，由供应商送货人签字确认，同步启动数量差异追责流程。质量验收外观检查：仓库管理员、使用部门代表共同检查物资外观，确认无破损、变形、锈蚀、污染、受潮等问题，标识（如型号、生产日期、品牌）清晰可辨；功能/功能检测：办公用品（如电脑、打印机）：由使用部门代表*通电测试，确认基本功能正常（如开机、打印、连接网络等）；生产设备/原材料：由质检员*依据《技术协议》或《检验标准》进行专业检测（如原材料成分分析、设备运行参数测试），并出具《质检报告》；服务类采购（如保洁、运维）：由使用部门代表*对照服务标准（如服务响应时间、完成质量）现场核查，确认服务记录与实际成果一致。文件审核：特殊物资（如特种设备、医疗器械）需核对《合格证》《使用说明书》《保修卡》等文件是否齐全，文件缺失物资不得验收通过。验收过程记录验收过程中，对发觉的数量差异、质量问题拍照或录像，照片/视频需标注“验收时间+问题类型+订单号”；填写《采购验收记录表》（见第四章），详细记录验收时间、地点、参与人员、物资明细、验收结果（合格/不合格）、问题描述等信息，并由验收小组成员签字确认。第三节问题处理与结果确认阶段合格物资处理验收合格的物资，由仓库管理员*在《采购验收记录表》上标注“合格”，办理入库手续，更新库存系统；入库物资需按“先进先出”原则摆放，标注物资名称、规格、入库日期、批次号等信息。不合格物资处理不合格判定：数量不符、外观破损、功能不达标、文件缺失等均判定为不合格；问题反馈：采购专员*收到《验收记录表》后1个工作日内，向供应商发送《不合格物资通知单》（附件1），明确问题描述、处理要求（退货/换货/折价）及整改期限；隔离与标识：不合格物资需单独存放于“不合格品区”，挂红色“不合格”标识，严禁与合格品混放；结果跟踪：采购专员*需跟进供应商处理进度，待供应商补发/退货后，重新组织验收（流程同前），直至验收合格。验收结果确认与归档每批次验收完成后，验收小组需在2个工作日内完成《采购验收记录表》最终签字确认，并抄送财务部（作为付款依据）、采购部（作为供应商评价依据）；验收资料（含《验收记录表》《质检报告》《不合格通知单》及问题照片等）由采购专员*整理归档，保存期限不少于3年（重要物资/设备保存期限不少于5年）。第三章关键控制点与风险提示一、关键控制点资料完整性：无《采购订单》《送货单》或技术文件的物资，一律不得验收；三方在场：数量验收、质量验收需采购、仓库、使用部门（或质检）共同参与，简化验收也需有记录；问题追溯：不合格物资需留存证据（照片、签字单），保证供应商无法推诿责任；时效管理：验收需在物资送达后24小时内完成（特殊物资按合同约定），避免超期影响生产或使用。二、风险提示验收不严导致质量风险：如未检测隐蔽缺陷（设备内部零件损坏），可能导致后期使用故障，引发安全或生产停滞；数量差异未及时追责：如短缺物资未当场确认，可能导致供应商不认账，造成公司损失；资料归档缺失：验收记录丢失可能导致财务付款无依据或供应商纠纷无法举证；简化验收滥用：常规物资也需按10%比例抽检，严禁“零验收”，避免不合格品流入仓库。第四章采购验收记录模板（附表）附表1：采购验收记录表采购订单号验收日期验收地点供应商名称物资大类验收方式（全检/抽检）序号物资名称规格型号—————-———-123验收小组签字：采购专员：__________仓库管理员：__________使用部门代表：__________质检员：__________供应商签字：__________日期：__________备注（问题照片编号/附件清单）：__________附表2：不合格物资通知单（模板）采购订单号不合格通知单编号通知日期供应商名称物资名称规格型号不合格数量送货日期验收日期不合格问题描述：（附照片/证据编号）处理要求：□退货□换货（需在___年_