企业报销申请单统一报销标准版

企业日常报销申请单统一报销标准版工具指南一、适用范围与典型使用场景本工具适用于企业内部员工因公产生的日常费用报销，涵盖以下典型场景：办公类费用：如办公用品采购、打印复印费、通讯费、快递费等办公必需支出；差旅类费用：员工因公出差的交通费（机票、火车票、打车票）、住宿费、市内交通费、伙食补贴等；业务招待类费用：接待客户、商务洽谈产生的餐费、礼品费（需符合企业礼品管理规定）；其他日常支出：如会议费、培训费、低值易耗品购置等与日常工作直接相关的合规费用。适用对象：企业全体正式员工、实习人员（需经部门负责人额外审批）及长期合作外聘人员（需提前在财务部门备案）。二、报销申请全流程操作指引（一）第一步：费用发生与票据准备事前确认：单笔费用超过500元（含）或涉及大额采购（如办公设备），需提前向部门负责人提交《费用预支申请》，明确用途、预算及预计报销时间，避免后续流程延误。票据获取：务必取得合法合规的原始票据（发票），发票抬头需为企业全称（与税务登记证一致），税号、项目名称、金额等信息完整清晰，不得有涂改；差旅费需附行程单（机票/火车票）、住宿明细单（需盖酒店公章）；业务招待费需注明招待对象、事由及人数；电子发票需打印纸质版并加盖“已报销”章，避免重复使用。（二）第二步：填写报销申请单基础信息填写：在“申请日期”栏填写提交报销单的当日日期；“申请人姓名”栏需本人签字，不得代签（示例：）；“所属部门”栏填写本人所在部门全称（如“市场部”“技术研发中心”）；“联系电话”栏填写本人常用手机号（示例：1385678）。费用明细填写：“报销类型”勾选对应类别（办公费/差旅费/招待费等），勾选后需在“费用项目”栏填写具体明细（如“A4纸打印费”“北京-上海高铁票”）；“发生日期”按费用实际发生日期填写（精确到日），不得提前或延后；“金额（元）”栏填写小写金额（如“150.00”），并在“合计金额大写”栏对应填写大写金额（如“壹佰伍拾元整”），大小写需一致；“备注”栏可补充说明费用事由（如“客户接待午餐费，3人，餐厅”）、发票号等关键信息。（三）第三步：部门负责人审核提交前将报销单及附件交部门负责人审核，重点确认：费用是否与部门业务相关，是否符合预算规定；费用金额、票据数量及明细是否真实、合理；报销单填写是否完整，有无漏填项。审核通过后，部门负责人在“部门负责人签字”栏签字并填写日期（示例：2023-10-25）。（四）第四步：财务部门复核携带签字后的报销单及附件至财务部门，由财务专员进行复核，重点检查：发票真伪（通过国税平台查验）及合规性（抬头、税号、项目是否正确）；报销单与附件金额是否一致，附件是否齐全（如发票、行程单、审批单等）；费用是否符合企业报销标准（如差旅住宿费上限、招待费人均标准等）。复核无误后，财务专员在“财务审核人签字”栏签字并填写日期；若发觉问题，当场告知申请人补充或修改。（五）第五步：分级审批根据费用金额分级审批：500元（含）以下：经部门负责人审核、财务复核后即可生效；500-5000元（含）：除上述环节外，需提交分管领导（如部门总监）审批，签字栏为“分管领导签字”；5000元以上：需额外提交总经理审批，签字栏为“总经理签字”。（六）第六步：报销入账与通知审批完成后，财务部门于3-5个工作日内完成报销款项支付（优先选择企业对公账户转账，若为备用金报销，需在审批后1个工作日内发放现金）；财务人员通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）或邮件通知申请人查询到账情况，申请人需确认到账金额与报销金额一致。三、企业日常报销申请单（标准模板）企业日常报销申请单基本信息内容申请日期______年______月______日申请人姓名*_______________（示例：）所属部门_______________（示例：市场部）联系电话*_______________（示例：1385678）报销类型□办公费□差旅费□业务招待费□会议费□培训费□其他_________预算归属项目_______________（若无则填“无”）费用明细序号费用项目发生日期金额（元）备注（如发票号、事由）1____年__月__日2____年__月__日3____年__月__日合计金额小写：________元大写：________元整附件信息附件清单（请填写数量）：□发票原件_张□电子发票打印件_张□行程单_张□住宿明细单_张□其他：____________________附件总数______张审批流程部门负责人签字：__________日期：____年__月__日财务审核人签字：__________日期：____年__月__日分管领导签字（500-5000元）：__________日期：____年__月__日总经理签字（5000元以上）：__________日期：____年__月__日申请人承诺：本人所提交的报销内容及附件真实、合法，如有虚假，愿承担由此造成的一切责任。申请人签字：____________________四、填写与报销注意事项填写规范：报销单需用黑色签字笔或钢笔填写，字迹清晰工整，不得涂改；若填写错误，需在错误处划线并在旁边更正，更正处需申请人签字确认；“费用项目”栏需具体明确（如“笔、笔记本”而非“办公用品”），避免模糊表述。票据要求：发票需在费用发生后1个月内提交，逾期未提交需提交《逾期报销说明》，经部门负责人及财务总监审批后方可报销；禁止将个人消费混入公费报销（如家庭日用品、个人娱乐费用），一经发觉按企业规章制度处理；交通费报销需注明出行事由及路线，打车票需注明起止地点及业务目的。审批时限：员工需在费用完成后5个工作日内提交报销申请，超过30天未提交的，原则上不予受理（特殊情况除外）；各审批人需在收到报销单2个工作日内完成审批，不得无故拖延。特殊情况处理：紧急费用（如突发维修、临时采购）可先通过电话向部门负责人及财务部门报备，费用发生后24小时内补填报销单；跨月差旅费需在返回后3个工作日内提交，逾期需提交《延期报销说明》并附相关证明（如出差延期通知）。其他说明：报销款项原则上发放至申请人工资卡，