企业行政管理审批流程及制度集

企业行政管理审批流程及制度集一、制度目的与适用范围本制度集旨在规范企业内部行政管理审批流程，明确审批权责，提高审批效率，保证行政事务合规、有序运行。适用于企业全体员工，涵盖日常费用报销、办公用品采购、请假休假、用印申请、固定资产申购等常见行政场景，各部门需严格遵照执行。二、适用范围与常见应用场景（一）日常行政事务审批费用报销：包括差旅费、办公费、招待费、交通费等日常经营性支出的报销。物品采购：办公用品、劳保用品、低值易耗品等日常物资的申购与采购。用印管理：以企业名义签订的合同、证明、函件等文件需加盖企业公章或合同章的申请。固定资产申购：电脑、打印机、办公家具等单价较高、使用期限较长的资产购置申请。（二）员工管理相关审批请假休假：事假、病假、年假、婚假、产假等各类假期的申请。加班申请：因工作需要需在正常工作时间外加班的提前申请。出差申请：员工因公赴外地开展工作的行程与费用预算申请。三、标准化审批操作流程详解（一）日常费用报销审批流程步骤说明：提交申请：员工登录企业OA系统（或填写纸质《费用报销单》），填写报销类型、金额、事由、消费日期等信息，并合规发票（如增值税发票、行程单等）作为附件。部门审核：部门负责人登录OA系统（或签字审核），核对报销事由的真实性、费用的合理性及预算匹配度，审核通过后提交至财务部门。财务复核：财务专员核对发票合规性（抬头、税号、金额等是否无误）、报销标准是否符合企业规定（如差旅住宿标准、招待费限额等），复核通过后提交至对应审批权限领导。领导审批：根据报销金额，由不同层级领导审批（如5000元以下由部门总监审批，5000-20000元由分管副总审批，20000元以上由总经理审批）。出纳付款：审批完成后，出纳根据报销单安排付款（可选择银行转账或现金支付，现金支付需员工签字确认）。特殊情况处理：紧急费用需先口头向部门负责人及财务负责人报备，并在费用发生后3个工作日内补全审批流程。发票遗失需提供情况说明，经部门负责人及总经理签字确认后，方可按70%金额报销（特殊情况另行处理）。（二）办公用品采购申请审批流程步骤说明：需求提报：员工根据工作需要，填写《办公用品采购申请表》，注明物品名称、规格、数量、预估单价、用途及需求日期，提交至部门负责人。部门汇总：部门负责人汇总本部门需求，审核采购必要性及合理性，签字后提交至行政部。行政部审核：行政部核对库存情况（避免重复采购），汇总各部门需求，制定采购计划，提交至采购负责人。采购审批：采购负责人根据采购金额报批（如5000元以下由行政部经理审批，5000元以上需分管副总审批），审批通过后启动采购。入库与领用：物品到货后，行政部验收并登记入库，员工凭《领料单》到行政部领取，领用双方签字确认。特殊情况处理：零星急用物品（如墨水、打印纸等），可由行政部先行采购，事后3个工作日内补填《采购申请表》。大额采购（如办公设备）需签订采购合同，合同需经法务部审核（如有）及总经理签字。（三）请假休假审批流程步骤说明：提交申请：员工登录OA系统（或填写《请假申请表》），选择请假类型（事假/病假/年假等）、起止时间、请假事由，并提交至部门负责人。部门审核：部门负责人核对请假事由、假期余额（如年假剩余天数），根据工作安排审批是否同意，提交至人力资源部。人力资源部备案：人力资源部核对员工请假资格（如入职满1年可享年假）、假期合规性，备案后提交至分管领导（请假3天以上需提交至分管副总）。审批确认：分管领导审批通过后，OA系统自动发送确认通知至员工，员工休假前做好工作交接。销假与记录：员工返岗后，需在1个工作日内登录OA系统销假，人力资源部更新考勤记录。特殊情况处理：病假需提供正规医院出具的病历证明或诊断书，请假3天以上需提供医院盖章的病假条。事假原则上需提前3个工作日申请，特殊情况（如突发疾病）需在2小时内电话报备，事后补交申请。（四）用印申请审批流程步骤说明：提交申请：申请人填写《用印申请表》，注明用印文件名称、份数、用印事由、经办人信息，并文件电子版（如合同、函件等），提交至部门负责人。部门审核：部门负责人核对文件内容真实性、用印必要性，签字确认后提交至行政部。行政部复核：行政部审核文件格式规范性（如合同条款是否完整、函件抬头是否准确）、用印权限（如公章需总经理审批，合同章需分管副总审批），复核通过后提交至审批领导。领导审批：根据用印类型及文件重要性，由对应权限领导审批（如一般函件由行政部经理审批，合同类文件由总经理审批）。用印与登记：审批通过后，申请人携带文件原件至行政部，由专人监印并在《用印登记表》中记录用印日期、文件名称、份数、经办人等信息，用印文件需复印留存。特殊情况处理：紧急用印（如需当天提交的投标文件）需电话向总经理报备，事后补签审批流程。涉及法律纠纷或重大责任的用印，需经法务部（如有）及总经理双重审批。四、常用审批模板示例（一）费用报销单报销人所属部门报销日期报销类型（□差旅费□办公费□招待费□其他）金额（大写）￥_______报销事由：__________________________费用明细：日期项目附件：□发票（共_张）□行程单□其他：_______部门负责人意见：财务审核意见：领导审批意见：签字：__________签字：__________签字：__________日期：_______日期：_______日期：_______（二）办公用品采购申请表申请人所属部门申请日期物品名称规格型号单位用途说明：__________________________部门负责人意见：行政部审核意见：采购审批意见：签字：__________签字：__________签字：__________日期：_______日期：_______日期：_______（三）请假申请表申请人所属部门岗位请假类型（□事假□病假□年假□婚假□产假）请假起止时间共____天请假事由：__________________________工作交接人：__________联系方式：__________部门负责人意见：人力资源部意见：分管领导意见：签字：__________签字：__________签字：__________日期：_______日期：_______日期：_______（四）用印申请表申请人所属部门用印日期用印文件名称份数用印类型（□公章□合同章□财务章□发票章）文件事由：__________________________文件简要内容：__________________________附件：□文件电子版□合同复印件□其他：__________部门负责人意见：行政部复核意见：审批领导意见：签字：__________签字：__________签字：__________日期：_______日期：_______日期：_______五、执行过程中的关键要点提示（一）审批时限要求员工需在事项发生后5个工作日内提交申请（紧急情况除外），逾期未提交的，部门负责人有权拒绝审批。各审批节点需在2个工作日内完成审核（如部门负责人审核、财务复核），特殊情况需注明原因并延长时限，最长不超过3个工作日。（二）材料完整性规范费用报销需提供合规发票，发票抬头需为企业全称，税号、金额等信息需与实际业务一致，不得涂改。请假申请需提供相关证明材料（如病假条、结婚证复印件等），材料不全的，人力资源部不予备案。用印申请需提交文件完整版本，内容不完整或格式不规范的，行政部有权退回并要求补充。（三）审批权限划分严格按照金额及事项类型划分审批权限，不得越权审批或简化流程（如大额费用报销需经总经理审批，不可由部门负责人代批）。审批人对审批事项的真实性、合规性负直接责任，若因审批失误造成企业损失，需承担相应责任。（四）特殊情况处理紧急事项需启动“绿色通道”，经部门负责人及财务负责人（或行政部负责人）口头同意后，可先执行再补流程，补交时限不超过3个工作日。跨