企业资源计划（ERP）系统操作手册

企业资源计划（ERP）系统操作实用手册前言企业资源计划（ERP）系统是企业实现业务流程标准化、数据管理集中化、决策支持智能化的核心工具。本手册旨在帮助各岗位人员快速掌握ERP系统的操作方法，规范日常业务处理流程，提升工作效率与数据准确性。手册内容基于企业实际业务场景设计，涵盖基础信息管理、采购、销售、库存、财务等核心模块，步骤清晰、模板实用，适用于ERP系统初学者及日常操作人员参考。目录一、系统概述与基础准备二、基础信息管理操作指南三、采购管理全流程操作四、销售管理全流程操作五、库存管理核心操作六、财务管理常用功能七、操作关键提示与常见问题规避八、附录一、系统概述与基础准备1.1系统功能模块简介本ERP系统围绕企业“人、财、物、供、产、销”全链条管理，集成以下核心模块：基础信息管理：供应商、客户、商品等基础数据维护；采购管理：从需求申请到采购订单、收货、付款的全流程管控；销售管理：客户订单、出库、发货、回款的一体化处理；库存管理：入库、出库、盘点、调拨、预警等实时监控；财务管理：费用报销、付款申请、发票管理、财务报表。1.2用户角色与权限说明系统根据岗位职能划分不同角色，权限严格分离，保证数据安全：角色主要权限范围系统管理员用户账号管理、角色权限配置、系统参数维护采购专员采购需求提报、供应商询价、采购订单创建销售专员客户订单录入、销售出库、客户对账仓库管理员出入库操作、库存盘点、库存调拨财务人员费用审核、付款审批、发票管理、报表1.3系统登录与界面介绍登录方式：打开ERP系统登录页面，输入账号、密码及验证码，选择对应角色后登录；主界面布局：顶部为功能菜单栏（按模块分类），左侧为快捷操作栏，中间为数据展示区，底部为系统状态栏；快捷功能：支持“常用操作”自定义（如“新增采购订单”“查询销售订单”），方便快速调用。二、基础信息管理操作指南2.1供应商信息录入与维护适用场景新供应商合作前，需在系统中创建供应商档案；现有供应商信息（如联系人、银行账号）变更时，需及时更新。操作步骤步骤1：进入供应商管理模块登录系统后，依次【基础资料】→【供应商管理】，进入供应商列表界面。步骤2：新增供应商信息列表上方【新增】按钮，弹出“供应商信息录入”窗口；按要求填写以下字段（带*为必填项）：*供应商名称：与营业执照一致，如“科技有限公司”；*统一社会信用代码：18位信用代码；*联系人：负责对接的姓名，如“”；*联系方式：手机号码，保证可联系；邮箱：用于接收电子对账单等文件；地址：详细到省、市、区、街道；开户行：供应商开户银行全称，如“中国工商银行支行”；*银行账号：供应商对公账户；供应商等级：根据合作频率分为A（长期合作）、B（一般合作）、C（临时合作）；合作类型：选择“原材料供应商”“服务供应商”等。步骤3：资质文件“资质文件”区域，营业执照、税务登记证（或三证合一证件）扫描件（支持PDF/JPG格式，单个文件≤5MB）。步骤4：保存与提交审核检查信息无误后，【保存】，系统提示“保存成功”；【提交审核】，选择审批人（如采购经理*），提交后等待审批结果（审批进度可在“工作流”模块查询）。步骤5：审批通过后生效审批通过后，供应商状态显示为“启用”，可在采购模块中调用该供应商信息。模板表格：供应商信息录入表序号项目名称填写说明是否必填示例1供应商名称与营业执照一致，全称填写是科技有限公司2统一社会信用代码18位数字或字母组合是911101083联系人供应商主要对接人姓名是4联系电话11位手机号码，保证畅通是13856785银行账号对公账户，需与开户行匹配是622202020005676供应商等级A/B/C三级，根据合作频率评定否A关键提示供应商名称、信用代码、银行账号等核心信息不可随意修改，如需变更需提交书面申请并重新审核；资质文件需在有效期内，如营业执照临近过期（提前1个月），系统将自动提醒更新。2.2客户信息录入与维护（操作逻辑与供应商信息录入类似，仅需将“供应商”替换为“客户”，字段调整为“客户名称”“客户类型（经销商/终端客户）”“所属行业”等，此处略）三、采购管理全流程操作3.1采购需求申请与审批适用场景各部门（如生产部、行政部）需采购物料或服务时，发起采购需求申请；采购专员根据需求创建采购订单前，需确认需求已审批通过。操作步骤步骤1：发起采购需求登录系统，【采购管理】→【采购需求】→【新增需求】；填写需求信息：*需求部门：如“生产部”“行政部”；*需求日期：计划采购日期；*物料名称：需采购的商品名称（可从商品库中选择或手动输入）；*规格型号：物料的详细规格（如“CPU：i5-12400F”）；*需求数量：计划采购数量；*用途：说明采购原因（如“生产A产品需用”“办公设备补充”）；预算金额：预估采购成本（非必填，但需符合部门预算）。步骤2：提交审批【提交审批】，选择审批流程（如“部门主管→采购经理→财务总监”）；填写审批意见（可选），【确认提交】，需求进入审批流程。步骤3：跟踪审批进度在“采购需求”模块【工作流】，可查看当前审批节点、审批人及审批意见；若审批驳回，需根据驳回原因修改需求后重新提交。关键提示需求数量需结合库存库存数量合理填写，避免重复采购；预算金额超过部门权限时，需更高级别审批人审批。3.2采购订单创建与跟踪适用场景采购需求审批通过后，采购专员需向供应商下达正式采购订单；订单创建后，需跟踪供应商的发货进度。操作步骤步骤1：创建采购订单【采购管理】→【采购订单】→【新增订单】；选择关联需求：“选择需求”，勾选已审批通过的采购需求（系统自动带出物料、数量等信息）；补充订单信息：*供应商：从供应商列表中选择（或直接输入供应商名称搜索）；*交货日期：要求供应商送达的日期（需早于生产/使用日期）；*采购价格：与供应商约定的单价（支持手动输入或参考历史价格）；付款方式：如“货到付款”“30%预付款+70%到货款”；备注：特殊要求（如“需提供3C认证”“分批到货”）。步骤2：审核与下达订单【提交审核】，选择审批人（如采购经理*）；审批通过后，订单状态变为“已下达”，系统自动向供应商发送订单（若开通电子订单功能）。步骤3：跟踪订单执行在“采购订单”列表中，可查看订单状态（“已下达”“已发货”“已到货”“已完成”）；订单编号，进入详情页，可查看供应商发货物流信息（若供应商已录入）。模板表格：采购订单表字段名称填写说明示例订单编号系统自动，格式为“CG+日期+序号”CG202310250001供应商名称从供应商库中选择科技有限公司物料名称需采购的商品名称CPUi5-12400F规格型号物料详细规格盒装/三年质保采购数量订单约定的数量100单价（元）与供应商约定的单价850.00总金额（元）数量×单价，系统自动计算85000.00交货日期要求到货日期2023-11-10付款方式如“货到付款”货到付款关键提示采购订单创建后不可直接修改，如需变更需提交“订单变更申请”并重新审批；供应商发货后，需及时在系统中更新订单状态为“已发货”，以便仓库安排收货。四、销售管理全流程操作4.1客户订单接收与审核适用场景销售专员接收客户订单后，需在系统中创建销售订单并审核；审核通过后，仓库安排备货、发货。操作步骤步骤1：创建销售订单【销售管理】→【销售订单】→【新增订单】；录入客户信息：直接输入客户名称或从客户库中选择（如“YY贸易公司”）；添加商品明细：“添加商品”，从商品库中选择销售商品（如“笔记本电脑型号X1”）；填写“销售数量”“销售单价”（可参考历史售价或客户协议价）；系统自动计算“金额=数量×单价”。步骤2：补充订单信息填写“交货日期”（根据客户要求或库存情况确定）；选择“发货仓库”（如“北京仓库”“上海仓库”）；录入“收货人信息”：姓名、电话、地址；填写“付款方式”（如“预付款”“月结30天”）。步骤3：审核订单【提交审核】，审批人默认为销售主管*；审核通过后，订单状态变为“已审核”，仓库可查看并备货。关键提示若客户信用额度不足（如“YY贸易公司”剩余额度5000元，订单金额8000元），需先申请“信用额度调整”并审批通过后再审核订单；销售订单创建后，可在“订单跟踪”模块查询备货、发货进度。4.2销售出库与发货安排适用场景销售订单审核通过且库存充足时，仓库管理员需办理出库手续；出库完成后，安排物流发货并更新物流信息。操作步骤步骤1：销售出库单仓库管理员登录系统，【库存管理】→【出库管理】→【销售出库】；选择对应销售订单：“选择订单”，勾已审核的销售订单（系统自动带出商品、数量等信息）；确认出库信息：检查“发货仓库”“商品数量”是否准确，填写“出库日期”（默认为当天）。步骤2：审核出库单【提交审核】，审批人可为仓库主管或财务人员；审核通过后，出库单状态变为“已出库”，仓库安排人员拣货、打包。步骤3：录入物流信息销售专员登录系统，【销售管理】→【发货管理】→【新增发货单】；选择已出库的销售订单，填写“物流公司”（如“顺丰速运”）、“物流单号”；【保存】，系统自动向客户发送发货通知（短信/邮件）。模板表格：销售出库单表字段名称填写说明示例出库单编号系统自动，格式为“XS+日期+序号”XS20231025001销售订单编号关联的销售订单编号XS202310240001客户名称订单对应的客户YY贸易公司商品名称出库的商品笔记本电脑X1规格型号商品详细规格16G+512G+i7出库数量实际出库数量50发货仓库商品出库的仓库北京仓库物流公司承运商名称顺丰速运物流单号运单编号SF0关键提示若库存不足，需及时通知销售专员与客户沟通，可选择“部分出库”或“延迟发货”；出库单审核通过后，库存数量自动扣减，不可手动修改库存（需通过“库存调整单”操作）。五、库存管理核心操作5.1入库操作（采购入库/生产入库）适用场景采购物料到货后，办理入库手续；生产车间完工产品入库，登记库存。操作步骤（以采购入库为例）步骤1：到货登记采购专员登录系统，【库存管理】→【入库管理】→【采购入库】→【到货登记】；选择对应的采购订单，填写“到货数量”（与采购订单数量一致），“送货单”照片（可选）。步骤2：质检确认质检人员登录系统，【质检管理】→【采购质检】→【新增质检单】；选择已登记的到货单，填写“合格数量”“不合格数量”；若合格，【审核通过】；若不合格，填写不合格原因（如“外观破损”），退回供应商。步骤3：入库单仓库管理员登录系统，【库存管理】→【入库管理】→【采购入库】→【入库单】；选择已质检通过的到货单，确认“入库数量”（为合格数量），选择“入库仓库”（如“原材料仓库”）；【保存并审核】，库存数量自动增加。关键提示采购入库需关联采购订单，避免无单入库；质检不合格的物料不可办理入库，需联系供应商处理（换货/退货）。5.2库存盘点与差异处理适用场景定期（每月/季度/年度）对库存进行实地盘点，保证账实一致；盘点发觉差异时，分析原因并调整库存。操作步骤步骤1：创建盘点任务仓库管理员登录系统，【库存管理】→【盘点管理】→【新建盘点任务】；选择“盘点范围”（如“全部商品”“指定仓库”）、“盘点日期”（默认为当天）；【盘点单】，系统自动导出当前库存数据。步骤2：实地盘点打印盘点单，到仓库现场核对实物数量，在“实盘数量”栏填写实际盘点结果；若发觉差异，备注原因（如“过期报损”“被盗”“盘点错误”）。步骤3：提交盘点结果登录系统，【库存管理】→【盘点管理】→【提交盘点结果】；纸质盘点单照片，填写“差异原因说明”，【提交审核】。步骤4：审核与库存调整财务人员审核盘点结果，确认差异原因合理后，【审核通过】；系统自动“库存调整单”，将账面数量调整为实盘数量，差异金额计入“待处理损益”科目。模板表格：库存盘点表（局部）商品编码商品名称规格型号账面数量实盘数量差异数量差异原因001001CPUi512400F10098-2过期报损002002内存条16GDDR4200205+5盘点错误关键提示盘点前需停止该仓库的出入库操作，保证盘点数据准确；差异数量超过5%时，需提交书面报告至管理层审批，方可调整库存。六、财务管理常用功能6.1费用报销单提交流程适用场景员工因公支出（如差旅费、办公费）需报销时，提交报销申请；财务人员审核报销单并安排付款。操作步骤步骤1：填写报销单员工登录系统，【财务管理】→【费用报销】→【新增报销单】；选择“报销类型”（如“差旅费”“办公费”）；添加报销明细：填写“费用项目”（如“交通费”“住宿费”）、“金额”“发生日期”；发票照片（支持多张，需清晰显示发票代码、金额、税额等信息）。步骤2：提交审批【提交审批】，选择审批流程（如“部门主管→财务主管→总经理”）；填写“报销事由”（如“参加展会差旅费”），【确认提交】。步骤3：财务审核与付款财务人员登录系统，【财务管理】→【费用报销审核】；查看报销单明细，核对发票真实性（如发票是否在税务平台可查）、金额是否符合标准；审核通过后，“付款凭证”，安排财务付款（银行转账/备用金）。关键提示发票需在费用发生后30天内提交，逾期不予报销；差旅费报销需附上出差审批单，住宿费、交通费不得超过公司标准。6.2财务报表与导出适用场景管理层需查看企业财务状况（如利润表、资产负债表）；财务人员需导出报表用于税务申报或内部分析。操作步骤步骤1：进入报表中心财务人员登录系统，【财务管理】→【报表中心】；选择报表类型：如“资产负债表”“利润表”“现金流量表”“库存明细表”等。步骤2：筛选报表条件设置报表期间（如“2023年10月”“2023年1-10月”）；选择“报表范围”（如“全部部门”“指定仓库”）；【查询】，系统自动报表数据。步骤3：导出报表报表右上角【导出】按钮，选择导出格式（Excel/PDF）；保存报表至本地，可进行进一步编辑或打印。关键提示报表数据基于已审核的单据，未审核的单据不会计入报表；月度报表需在次月5日前完成与导出，保证财务数据及时性。七、操作关键提示与常见问题规避7.1数据录入规范与准确性要求必填项不可为空：如供应商名称、客户联系人、商品数量等，系统会自动校验，未填写无法保存；数字格式统一：金额、数量等字段需输入阿拉伯数字，不支持文字（如“一万”需输入“10000”）；日期格式规范：统一为“YYYY-MM-DD”（如“2023-10-25”），避免输入“2023/10/25”或“23-10-25”等格式；编码唯一性：商品编码、供应商编码等基础编码一旦创建不可重复，新增时系统会自动校验。7.2单据流转与审核注意事项单据状态不可逆：如“已审核”的销售订单不可直接修改，需先“取消审核”后再修改；审批节点不可跳过：严格按照设定的审批流程提交，如“采购订单”需经“采购经理→财务总监”两级审批，不可直接提交至财务总监；超时处理