企业文书归档管理流程手册电子化档案管理标准版

企业文书归档管理流程手册电子化档案管理标准版一、手册适用范围与核心价值本手册适用于[公司名称]各部门及下属单位的电子文书归档管理工作，覆盖合同、报告、通知、会议纪要、财务凭证、人事档案等各类具有保存价值的电子文件。旨在通过标准化流程实现电子档案的“全生命周期管理”，保证档案的真实性、完整性、可用性和安全性，同时提高档案检索效率、降低存储成本、满足合规审计要求，为企业决策提供可靠的数字档案支撑。二、电子档案全流程管理操作细则（一）档案收集：前端管控，源头规范收集范围界定法定归档范围：包括但不限于《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》中列明的各类文书（如战略规划、年度计划、审计报告、合同协议、知识产权文件等）；业务归档范围：各部门在履职过程中形成的具有查考价值的电子文件（如项目方案、会议记录、客户资料、研发文档等）；特殊载体文件：扫描件、照片、音视频等需转换为电子格式并纳入管理的文件。责任分工与时间要求形成部门：为电子档案收集的第一责任人，需在文件办结后3个工作日内完成初步整理，保证文件内容完整（如、附件、审批签章齐全），格式规范（PDF/DOCX等通用格式，避免使用加密或过期格式）。档案管理员：每月第1个工作周对各部门提交的电子档案进行汇总核查，对缺失或不符合要求的文件，及时反馈形成部门补充整改。收集方式系统自动抓取：通过OA系统、ERP系统等业务系统设置归档触发规则，办结文件自动流转至档案管理系统；手动：非系统的文件，由形成部门通过档案管理系统“在线提交”模块，并填写《电子档案元数据信息表》（详见附件1）。（二）档案整理：分类清晰，编目规范档案分类采用“年度-机构-问题”三级分类法，具体层级一级分类：按年度划分（如“2024年”）；二级分类：按部门或机构划分（如“行政部”“财务部”“市场部”）；三级分类：按问题或文件类型划分（如“行政部-会议纪要”“财务部-费用报销”“市场部-合同协议”）。档案编号规则采用“部门代码-年度-流水号-保管期限”格式，示例：行政部2024年第5号永久保存的会议纪可编号为“XZ-2024-005-Y”；财务部2024年第28号保管10年的费用凭证编号为“CW-2024-028-10”。档案著录与元数据提取必著项：档案编号、文件标题、形成部门、形成日期、保管期限、文件格式、文件大小、页数、关键词；选著项：责任者（如起草人、审核人）、摘要、附件说明、密级（内部公开/秘密/机密）。著录要求：信息准确无误，标题简洁明了（不超过50字），关键词提炼3-5个核心词汇，保证检索兼容性。（三）档案存储：安全可靠，分级管理存储介质与路径主存储：采用企业级分布式存储系统，按分类层级建立存储目录，路径示例：“\档案服务器\2024”；备份存储：本地存储+异地容灾备份，本地每日增量备份，异地每月全量备份，备份数据保留不少于3年；特殊档案存储：涉密档案需存储在加密专用服务器，访问权限严格控制在“知悉必需”范围内。存储要求电子档案存储格式：文本类文件优先采用PDF/A（长期保存格式），图片类文件采用TIFF/JPG（分辨率不低于300dpi），音视频文件采用MP4/AVI（编码格式H.264）；定期检查：每季度对存储介质进行完整性检测（如校验文件哈希值），对损坏文件立即从备份中恢复并重新存储。（四）档案利用：权限可控，流程可溯利用申请与审批内部查阅：员工需通过档案管理系统提交《电子档案查阅申请表》（详见附件2），说明查阅目的、档案编号、用途范围，经所在部门负责人*审批后，由档案管理员授权查阅；外部查阅：如需向合作方、监管机构提供档案，需经分管领导*审批，并由档案管理员对敏感信息进行脱敏处理（如隐去身份证号、商业秘密等）。利用方式与记录在线查阅：授权用户可在系统内在线浏览、打印（打印需记录操作日志，包含操作人、时间、档案编号、页数）；授权：确需的档案，需经部门负责人*额外审批，文件自动添加“水印”（包含查阅人姓名、查阅时间），防止外泄。利用记录：系统自动记录每次利用的“人-时-事-档”信息（如“员工*于2024-05-1014:30查阅档案XZ-2024-005-Y，第1-3页”），保存期限不少于5年。（五）档案鉴定与销毁：合规处置，动态管理保管期限届满鉴定档案管理员在保管期限届满前3个月，会同形成部门、法务部*组成鉴定小组，对到期档案进行价值评估；鉴定结果分为：继续保存（延长保管期限）、销毁（无保存价值）、移交（如移交档案馆）。销毁流程审批：鉴定小组填写《电子档案销毁审批表》（详见附件3），经档案管理部负责人、分管领导签字确认；执行：由档案管理员和IT部*共同监督，采用数据销毁工具（如数据擦除软件）彻底删除文件，保证无法恢复；记录：销毁后形成《电子档案销毁清单》（详见附件4），由监销人签字存档，保存期限不少于10年。三、常用电子档案管理表格模板附件1：电子档案元数据信息表档案编号文件标题形成部门形成日期文件格式文件大小（KB）页数关键词责任者（起草人*）摘要XZ-2024-0052024年第一季度行政工作会议纪要行政部2024-03-15PDF2568行政会议、季度总结、工作部署*会议讨论了Q1行政工作总结及Q2计划，明确了办公设备采购、后勤服务优化等事项附件2：电子档案查阅申请表申请人所属部门联系方式查阅日期查阅目的*市场部1382024-05-10编制Q2营销总结报告档案编号文件标题拟查阅页数（全部/具体页码）部门负责人审批意见（签字）档案管理员授权意见XZ-2024-0052024年第一季度行政工作会议纪要全部*（同意）赵六*（授权在线查阅）附件3：电子档案销毁审批表档案编号文件标题形成部门保管期限保管期限届满日期鉴定小组意见CW-2024-0282024年3月差旅费报销凭证财务部10年2034-03-31经鉴定，凭证内容无历史查考价值，建议销毁档案管理部负责人意见分管领导意见监销人（签字）销毁日期同意销毁同意销毁、赵六2024-05-20附件4：电子档案销毁清单序号档案编号文件标题形成部门销毁日期监销人备注1CW-2024-0282024年3月差旅费报销凭证财务部2024-05-20、赵六已通过数据擦除软件彻底删除2CW-2024-0292024年4月办公用品采购合同财务部2024-05-20、赵六已通过数据擦除软件彻底删除四、操作规范与风险防控要点（一）安全保密管理权限分级：实行“最小权限原则”，用户仅能访问职责范围内的档案，超级管理员权限由档案管理部负责人*专人负责；加密传输：电子档案在内部网络传输时需采用SSL加密，外部传输需通过加密U盘或安全邮件，禁止使用QQ等普通社交工具传输；涉密档案管理：涉密档案需在加密终端上操作，禁止截屏、录屏，查阅后需立即退出系统，操作日志由档案管理员每日审计。（二）命名与格式规范文件命名：禁止使用“新建文档1.docx”“资料.pdf”等模糊名称，必须采用“部门-日期-内容-流水号”格式（如“行政部-20240315-会议纪要-005”）；格式转换：扫描件需去除黑边、纠偏处理，保证文字清晰可辨；图片类文件禁止过度压缩，避免信息丢失；版本控制：重要文件（如合同、报告）需保留最终审批版本，草稿、修订版无需归档，避免版本混乱。（三）备份与恢复机制备份策略：每日22:00自动执行增量备份，每月最后一个周日执行全量备份，备份数据需在异地服务器存储（距离主机房≥50公里）；恢复演练：每半年组织一次数据恢复演练，随机抽取10%的档案进行恢复测试，保证备份数据可用性；异常处理：发觉档案损坏或丢失时，立即启动应急预案，从备份中恢复，并追溯原因（如存储介质故障、人为误删等），形成《档案异常事件报告》。（四）人员培训与责任追究定期培训：新员工入职时需接受电子档案管理培训（含系统操作、规范要求），老员工每两年复训一次，考核合格后方可获得系统访问权限；责任界定：因未按规范操作导致档案丢失、泄密的，将追究相关人员责任：形成部门未及时提交档案的，扣减部门当月绩效考核分2分；档案管理员未核查或