公司行政备品管理办法

[公司名称]行政备品管理办法总则1.目的：为加强公司行政备品的规范管理，保障公司各项工作顺利开展，提高备品使用效率，降低运营成本，特制定本办法。2.适用范围：本办法适用于公司内部所有行政备品的采购、入库、保管、领用、调拨、维修、报废等全过程管理，涵盖总部及各分支机构、项目部。3.定义：行政备品指为满足公司日常办公、运营保障、接待活动等行政事务需求，所购置的固定资产（如办公桌椅、电脑、打印机等使用期限超一年且价值较高的设备）及低值易耗品（如文具、清洁用品、一次性纸杯等）。管理职责1.行政部门：作为行政备品的归口管理部门，负责统筹规划备品需求，制定采购计划；审核各部门申购单，把控申购合理性；组织采购、验收、入库、发放及库存盘点；建立并维护备品管理台账，定期分析备品使用情况；协调处理备品维修、报废事宜，监督各部门正确使用与保管备品。2.财务部门：负责审核行政备品采购预算、报销凭证，把控费用列支合规性；协助行政部门进行资产核算，定期对固定资产进行账务核查；参与大额备品采购招标、询价等关键环节的财务监督，保障资金合理运用。3.使用部门：依据实际工作需求，准确、及时填写备品申购单；妥善保管领用的备品，指定专人负责贵重或易损耗备品日常维护；配合行政部门定期盘点，如实反馈备品使用状况；遵循调拨流程，按需调配内部备品资源。备品采购1.需求评估：各部门于每季度末提交下一季度《行政备品需求申请表》，详细注明所需备品名称、规格、数量、预计使用时间、用途说明等信息；行政部门结合现有库存、部门业务发展规划、消耗规律，综合评估合理性，与申请部门沟通微调需求。2.采购流程：小额低值易耗品采购，行政人员依审批后的申请表，在选定优质供应商处即时采购；大额或固定资产采购，行政部协同采购、财务等多部门成立采购小组，通过招标、询价、比价确定供应商，签订合同明确质量、价格、交货期、售后等条款；紧急需求采购，部门提交专项申请说明紧急事由，经特批后按简易流程快速购置，事后补齐手续。3.验收入库：备品到货后，行政、使用部门及必要时邀技术人员共同验收，核对数量、检查质量、测试性能，不符要求及时与供应商交涉退换；验收合格的备品办理入库登记，在库存管理系统录入入库日期、名称、规格、供应商、入库单号等详细信息，同时粘贴资产标签（固定资产）便于识别追溯。备品领用与调拨1.领用：员工凭部门负责人签字的《行政备品领用单》到库房领取，注明领用部门、日期、领用人、备品详情；库管依单发放，指导正确使用方法；贵重设备领用后，行政部门跟踪记录使用人、使用位置、设备状态，督促定期维护。2.调拨：部门间因业务调整需调拨备品，由调出、调入部门共同填写《行政备品调拨单》，注明调拨原因、时间、涉及备品明细，经双方负责人及行政部门核准；行政部调整管理台账，转移资产责任主体，确保账务、实物相符；跨区域调拨依此流程，加强远程沟通协调。备品保管与维护1.库房管理：设专用库房存储备品，依品类、特性分区存放，做好防潮、防火、防盗、防虫等防护；定期盘点库存，每月抽盘、季度全盘，盘盈盘亏查明原因及时处理；库存台账随出入库实时更新，保障账实一致、信息精准。2.设备维护：固定资产及复杂设备制定维护计划，定期保养、检测；使用部门发现故障及时报修，行政部门联系专业维修商，维修全程跟进记录；维修费用依财务规定报销，重大故障分析致损原因，优化设备管理策略。备品报废1.报废鉴定：达到使用年限、严重损坏无法修复、技术淘汰的备品，行政部门会同技术、财务人员鉴定，填写《行政备品报废申请表》，说明报废原因、购置时间、处理意见；贵重资产报废组织专项评估，必要时外聘专家。2.报废处理：审批通过的报废备品，依公司财务与资产管理政策处置；有残余价值的固定资产公开拍卖、回收变现，收入入账；低值易耗品集中销毁、环保处理；账务及时核销，清除管理台账对应记录。监督检查与奖惩1.监督机制：行政、财务定期联合巡检，核查各部门备品管理合规性，重点查账实差异、违规领用、浪费滥用；审计部门年度审计，深度剖析采购、处置环节潜在风险，出具整改建议。2.奖惩措施：对节约使用、妥善保管、合理建议致管理优化的部门或个人表彰奖励；违规领用、保管不善致损坏丢失、虚报申购的，视情节轻重批评教育、扣减绩效、照价赔偿；涉及违纪违法移送司法机关追究责任。附则1.本办法由行政部门负责解释、修订，重大调整经公司管理层审议通过后施行