费用申请及审批标准化流程手册

费用申请及审批标准化流程手册前言为规范公司费用管理，明确费用申请与审批的权责边界，提高费用使用效率，保证费用支出的合规性与合理性，特制定本手册。本手册适用于公司各部门、全体员工的费用申请与审批行为，旨在通过标准化流程减少沟通成本，防范财务风险，保障公司资源合理配置。一、适用范围与场景（一）适用部门公司所有部门，包括但不限于行政部、市场部、研发部、销售部、人力资源部等。（二）适用费用类型日常办公费用：包括办公用品采购、打印复印费、通讯费、快递费等；差旅费用：包括员工因公出差的交通费、住宿费、市内交通费、伙食补贴等；业务招待费用：包括客户接待、商务谈判等发生的餐饮费、礼品费等；会议与培训费用：包括公司内部会议、外部培训的场地租赁费、讲师费、资料费等；采购费用：包括部门因工作需要采购的固定资产、低值易耗品、服务类支出等；其他专项费用：需经特殊审批的项目费用（如市场推广活动费、研发项目外包费等）。（三）适用人员公司全体正式员工、实习生、劳务派遣人员（需由所在部门负责人确认用工性质后申请）。二、费用申请全流程操作指南（一）流程概述费用申请及审批遵循“先申请、后支出，预算内、按级批，有依据、可追溯”的原则，核心流程为：发起申请→填写表单→提交审批→审批流转→结果反馈→费用报销→归档备案。（二）分步操作说明1.发起申请发起时机：费用发生前需完成申请审批（紧急费用可先通过电话/口头向部门负责人报备，24小时内补全申请流程）；发起方式：通过公司OA系统“费用申请”模块发起（优先）或填写纸质《费用申请表》（系统故障时使用），注明“紧急”事项需部门负责人特别标注。2.填写申请表单基本信息：准确填写申请人姓名（*某某）、所属部门、申请日期、联系方式、费用归属项目（如无项目则填写“部门日常”）；费用明细：逐项列明费用类型、支出事由、预算金额（需符合部门年度预算）、预估发生日期，如涉及多项费用需分项填写并汇总；预算依据：说明该费用对应的预算来源（如“市场部2024年Q2推广费预算”“行政部办公费年度预算”）；附件（OA系统）/附件提交（纸质表单）：根据费用类型提供必要支撑材料，包括但不限于：采购类：供应商报价单、采购合同（单笔金额≥5000元需提供）；差旅类：出差审批单（注明出差事由、地点、天数）；招待类：接待对象单位、人数、事由说明（单笔金额≥2000元需提前提供《招待费预申请表》）；会议/培训类：会议通知、培训方案、参会人员名单。3.提交审批审批路径：根据费用金额及类型，按以下层级逐级提交（OA系统自动路由）：费用金额审批路径5000元以下申请人→部门负责人（经理）→财务专员（会计）5000-20000元申请人→部门负责人（经理）→分管领导（副总）→财务专员（*会计）20000元以上申请人→部门负责人（经理）→分管领导（副总）→总经理（总）→财务专员（会计）提交要求：纸质表单需申请人签字确认后，交至部门负责人处流转；OA系统提交后，申请人需及时跟踪审批进度，避免因超时未处理导致延误。4.审批流转审批人职责：部门负责人：审核费用支出的真实性、必要性、是否符合部门预算；分管领导：审核费用是否符合公司战略规划、跨部门资源协调需求；财务专员：审核费用标准合规性（如差旅住宿标准、招待费上限）、票据合规性（发票抬头、税号等）、预算余额充足性；总经理：审批大额费用（≥20000元）或特殊事项费用（如超预算支出）。审批时限：每个审批节点需在1个工作日内完成（紧急事项需4小时内反馈），逾期未审批视为通过；审批意见：审批人需明确填写“同意”“驳回”或“补充说明”，驳回时需注明具体原因（如“超出预算”“附件不全”“事由不充分”），申请人根据意见修改后重新提交。5.结果反馈通过审批：OA系统自动发送“审批通过”通知，申请人可《费用审批单》（纸质版需由最后审批人签字确认）；审批驳回：OA系统发送“驳回”通知，申请人需在1个工作日内完成修改并重新提交，若对驳回意见有异议，可向上一级审批人或财务部（*会计）反馈。6.费用报销报销时限：审批通过后，需在15个工作日内完成报销（逾期需部门负责人签字说明原因）；报销材料：审批通过的《费用审批单》（纸质版/OA系统打印版）；合规发票（增值税普通/专用发票，需与申请事由一致，抬头为公司全称，税号准确）；费用支出凭证（如消费小票、付款截图、行程单等，与发票金额、明细匹配）；报销流程：申请人整理材料→提交至财务部（*会计）→财务审核（3个工作日内）→出纳打款（审核通过后2个工作日内）。7.归档备案归档责任：财务部负责每月汇总所有费用申请表、报销凭证，按部门分类归档（电子档存OA系统，纸质档装订成册）；保存期限：费用档案保存期限为3年，期满后按公司档案管理规定销毁。三、费用申请表单模板及填写说明（一）《费用申请表》模板费用申请表编号：[年份]-[部门]-[序号]申请人姓名*某某所属部门市场部申请日期2024年X月X日费用归属项目2024年Q3新品推广活动联系方式138费用明细序号费用类型1业务招待费2会议场地费合计——预算依据市场部2024年Q3推广费预算（预算编号：MKT-2024-Q3-005）附件清单（请勾选）□报价单□合同□审批单□通知函□其他：客户邀请函、场地租赁方案申请人签字_______________审批意见部门负责人_______________日期：______分管领导_______________日期：______财务专员_______________日期：______总经理（≥20000元）_______________日期：______（二）填写说明编号规则：由财务部统一编制，格式为“年份（4位）-部门（2位汉字）-序号（3位数字）”，如“2024-市场-001”；费用明细：每项费用需单独填写，不得合并填写（如“招待费+场地费”需分两行），合计金额需与大写一致（若为纸质表单需添加大写金额栏）；附件清单：根据实际附件勾选，并在“其他”栏注明具体名称，无附件需注明“无”；签字要求：纸质表单需手写签字，OA系统提交需使用电子签名，审批人签字需清晰可辨。四、关键注意事项与常见问题（一）核心注意事项预算优先：所有费用申请需在部门年度预算内执行，超预算费用需提交《超预算申请说明》，经总经理审批后方可发起；附件合规：无附件或附件不全的申请，审批人有权直接驳回（如采购类费用无报价单、招待费无接待对象说明）；审批层级：严禁跳级审批（如申请人直接提交至分管领导），特殊情况需经上一级审批人书面同意；发票要求：发票开具日期需在费用发生日期后30天内，抬头、税号、项目名称需与申请内容一致，避免出现“办公用品”等模糊事由（如具体为“A4纸”“文件夹”需列明）。（二）常见问题处理Q：审批过程中发觉填写错误，如何撤回修改？A：OA系统提交后，若审批尚未开始，申请人可自行撤回；若审批已进行，需联系当前审批人驳回后修改。Q：紧急费用（如突发客户投诉需立即处理）如何申请？A：第一时间电话告知部门负责人（经理）及分管领导（副总），说明紧急事由后，24小时内通过OA系统补全申请流程，并在申请表单中标注“紧急”字样。Q：跨部门费用（如市场部与研发部共同承担的活动费）如何申请？A：由主责部门（如活动主要发起部门）发起申请，在“费用归属项目”中注明“项目（市场部+研发部）”，并附上另一部门负责人（*经理）的会签意见（OA系统内“抄送”功能）。Q：报销时发觉发票与申请事由不符，如何处理？A：财务部审核发觉不符时，将驳回报销并通知申请