品牌宣传素材库标准化使用规范

品牌宣传素材库标准化使用规范一、前言为规范品牌宣传素材的管理与使用流程，保证素材的统一性、准确性和高效流转，降低沟通成本，提升品牌形象一致性，特制定本规范。本规范适用于公司内部所有涉及品牌宣传素材的部门及人员，涵盖素材入库、检索、调用、审核及反馈全流程，旨在打造标准化、可复用的素材管理体系。二、适用范围与核心应用场景（一）适用对象市场部、设计部、新媒体运营部、销售支持部、公关部等需使用品牌宣传素材的部门及员工。（二）核心应用场景日常品牌宣传：包括官网/官微内容更新、社交媒体推文、行业媒体稿件发布等；营销活动支持：新品发布会、促销活动、线下展会、线上直播等场景的物料制作；销售工具赋能：销售PPT、产品手册、客户案例集、提案模板等素材的调用；危机公关响应：统一口径的声明素材、舆情应对图示等快速调取；跨部门协作：多部门联合项目中的素材共享与版本同步。三、标准化操作流程步骤（一）素材入库管理流程素材提交设计部/市场部等素材生产部门需在素材完成后1个工作日内，通过素材管理系统提交入库申请；提交时需填写素材基础信息（名称、类型、关键词、适用场景等），并高清源文件（如PSD、视频工程文件）及最终输出版本（JPG/PNG/PDF/MP4等）。信息审核素材管理员（由市场部*兼任）在收到申请后2个工作日内完成审核，重点核查：素材是否符合品牌VI规范（颜色、字体、Logo位置等）；信息描述是否准确（关键词是否覆盖核心场景、适用范围是否清晰）；文件格式及分辨率是否符合标准（如图片不低于300DPI，视频不低于1080P）。审核通过后，素材自动归库并唯一素材编号（格式：PX-YYYY-X，PX为品牌缩写，YYYY为年份，X为流水号）；审核未通过的，退回修改并说明原因。分类归档素材按“类型-场景-产品”三级分类存储，例如：类型：图片/视频/文档/音频；场景：品牌宣传/产品推广/活动营销/公关危机；产品：按产品线或单品名称划分（如“智能手机-系列”）。（二）素材检索调用流程检索入口员工通过公司素材管理系统（或共享盘索引目录）进行检索，支持按“素材编号、关键词、分类标签、更新时间”等多维度搜索。筛选确认根据检索结果筛选素材，查看“素材预图、适用场景说明、版本历史、使用权限”等关键信息；若需使用历史版本素材，需在申请表中注明版本号及使用原因。权限申请普通素材：员工直接在线申请，系统自动通过；敏感素材（如未发布新品素材、战略合作方素材）：需提交部门负责人*审批，审批通过后方可；外部合作方调用素材：需签订《素材使用保密协议》，由市场部总监*审批后通过加密提供。（三）素材使用审核流程使用申请员工调用素材后，在系统中填写《素材使用申请表》，注明：使用项目名称、素材用途（线上/线下）、发布渠道、预计使用期限、是否需二次修改等。合规审核部门负责人*审核素材与项目需求的匹配度；法务部*（或合规专员）审核素材是否存在版权风险、法律合规问题（如图文是否涉及侵权、宣传用语是否违反广告法）。使用备案审核通过后，素材使用情况自动同步至“素材使用台账”，便于后续追溯；若素材需二次修改（如裁剪、配文），修改后需重新提交审核。（四）素材反馈优化流程效果反馈素材使用后3个工作日内，使用人需在系统中提交《素材使用效果反馈表》，填写：曝光量、率、用户评价、问题反馈（如图文模糊、失效）等。问题处理素材管理员定期汇总反馈，对问题素材（如版本过期、信息错误）标记“待更新”，并通知生产部门24小时内修正；对高频调用素材，组织设计部/市场部优化迭代（如更新产品图、补充场景化版本）。数据归档每月由市场部*汇总素材使用数据（调用次数、热门素材、问题类型），形成《素材使用月报》，同步至各部门，为素材生产提供数据支撑。四、素材信息管理模板（一）品牌宣传素材入库登记表素材编号素材名称类型（图片/视频/文档）适用场景关键词（用“,”分隔）人日期审核状态源文件路径最终版文件路径备注PX-2024-001品牌LOGO标准组合图片品牌宣传LOGO,标准组合,矢量图2024-03-01已审核/素材库/LOGO/PX-2024-001.psd/素材库/LOGO/PX-2024-001.jpg含横向、竖向版本PX-2024-002手机新品发布会视频视频活动营销新品发布会,手机,1080P2024-03-05审核中/素材库/视频/PX-2024-002.prproj/素材库/视频/PX-2024-002.mp4需添加字幕（二）素材使用申请表申请部门申请人申请日期素材编号素材名称使用项目名称用途说明（线上推文/展会物料等）发布渠道是否需二次修改预计使用期限部门负责人审批法务审核市场部2024-03-10PX-2024-001品牌LOGO标准组合3月社交媒体宣传公众号头图公众号否2024-03-31同意合规新媒体部赵六2024-03-11PX-2024-002手机新品发布会视频抖音新品预热抖音短视频抖音是（添加话题#新品#）2024-03-20同意合规（三）素材使用效果反馈表使用项目素材编号素材名称使用渠道曝光量/触达量互动量（点赞/评论/转发）用户反馈（正面/中性/负面）存在问题优化建议反馈人反馈日期3月社交媒体宣传PX-2024-001品牌LOGO标准组合公众号500001200正面无-2024-04-01抖音新品预热PX-2024-002手机新品发布会视频抖音1000005000中性视频开头3秒吸引力不足建议增加产品特写镜头赵六2024-03-25五、使用风险与注意事项（一）版权与合规风险素材来源合法性：所有入库素材必须保证版权归属清晰，禁止使用未授权字体、图片、音乐等素材，避免侵权纠纷；宣传用语规范：素材中的宣传文案需符合《广告法》及行业regulations，避免使用“国家级”“最佳”等极限词，涉及功效宣传的需提供依据文件。（二）版本管理风险版本唯一性：素材修改后需新版本并更新原入库文件，旧版本仅保留30天用于历史追溯，避免混淆；版本标注：二次修改的素材需在文件名中标注版本号（如“产品图_V2.0”），并在系统中更新版本说明。（三）保密与权限风险敏感素材保护：未公开新品、战略合作素材等需设置“仅限核心人员查看”权限，外部合作方调用素材需通过加密渠道，禁止截屏、转发；权限定期审计：每季度由市场部复核素材使用权限，离职员工权限需立即注销。（四）使用规范风险品牌调性统一：调用素材时需严格遵循品牌VI手册，禁止擅自更改品牌色、字体、Logo比例等核心元素；场景适配性：根据使用场景（如海报、社交媒体、PPT）选择对应尺寸及格式的素材，避免因素材不匹配影响传播效果。（五）反馈时效风险及时反馈：素材使用后需在3个工作日内提交反馈，保证问题素材快速修正，影响后续使用；数据真实：反馈数据需真实有效，严禁虚报曝光