企业文件存档及管理标准模板

企业文件存档及管理标准模板一、标准制定目的与适用范围本标准旨在规范企业各类文件的存档流程与管理要求，保证文件内容的完整性、安全性及可追溯性，提高文件查阅效率，降低信息管理风险。适用于企业内部所有部门（含子公司）在经营管理活动中产生的各类纸质及电子文件，包括但不限于制度类、合同类、报告类、会议纪要类、证照类、档案类文件。二、文件存档管理全流程操作步骤（一）文件分类与编号文件分类根据文件性质及用途，分为以下一级类别，并设置二级子类（可根据企业实际调整）：制度类：管理制度、流程规范、操作指引等；合同类：采购合同、销售合同、服务协议、保密协议等；报告类：年度报告、季度总结、专项调研报告、财务报表等；会议纪要类：董事会会议、总经理办公会、部门例会等；证照类：营业执照、资质证书、许可证、专利证书等；档案类：员工档案、项目档案、客户档案等；其他类：如宣传资料、外部函件等。文件编号规则采用“部门代码-年份-文件类别代码-流水号”格式，示例：部门代码：行政部“01”、财务部“02”、人力资源部“03”、销售部“04”；文件类别代码：制度类“ZD”、合同类“HT”、报告类“BG”、会议纪要类“HY”；流水号：按文件形成顺序，从001起编。示例：行政部2024年发布的第3项制度，编号为“01-2024-ZD-003”。（二）文件收集与整理文件收集责任各部门为文件收集第一责任部门，指定专人（如*专员）负责本部门文件的日常收集；重要文件（如合同、制度）需在文件签批完成后3个工作日内提交至行政部；跨部门协作文件，由主办部门负责收集完整版本（含会签部门意见）。文件整理要求纸质文件：检查文件是否齐全（如签字页、附件）、是否有破损，按编号顺序排列，去除订书针等金属夹，使用档案夹固定；电子文件：命名与编号规则一致（如“01-2024-ZD-003-公司考勤管理制度.docx”），存储至指定服务器路径（如“F：\2024年”），避免使用特殊字符（如！、#）。（三）文件审核与签批审核内容文件内容是否准确、完整，是否符合企业制度及法律法规要求；文件编号是否符合规范，审批流程是否完整（如制度类需部门负责人审核、分管领导审批；合同类需法务部审核）。签批流程普通文件：经办人填写《文件审批单》→部门负责人审核→分管领导审批→交行政部存档；重要文件（如年度经营计划、重大合同）：需经总经理审批，涉及重大事项的需提交董事会审议。要求：审批意见需在《文件审批单》中明确标注，不得涂改；审批完成后，原件（纸质）或电子版（盖章扫描件）及时反馈至行政部。（四）文件存储与保管纸质文件存储存放环境：档案室需配备防火、防潮、防虫、防盗设备，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；存放方式：按编号顺序放入档案柜，档案柜标注“部门-年份-类别”（如“行政部-2024-制度类”），重要文件（如合同、证照）单独存放于带锁铁皮柜；标签管理：档案柜侧面及顶部粘贴标签，文件档案夹封面标注文件编号及名称。电子文件存储存储路径：按“年份-部门-类别”层级分类，服务器设置访问权限（仅相关部门人员可读写）；备份要求：电子文件需每周进行本地备份（移动硬盘），每月进行异地备份（云存储），备份文件标注“备份日期-版本”；加密管理：涉密文件（如财务数据、未公开合同）需加密存储，密码由行政部专人管理，定期更换（每季度1次）。（五）文件借阅与归还借阅申请借阅人填写《文件借阅申请表》，注明文件编号、名称、借阅原因、借阅期限（一般不超过5个工作日）、归还日期；部门负责人签字确认，涉密文件需经分管领导审批。借阅与归还纸质文件：由行政部*专员核对申请表后，取出文件并登记《文件借阅登记表》（记录借阅人、借阅时间、文件状态）；借阅人不得涂改、拆散、复制文件（经审批除外）；电子文件：由行政部*专员在服务器中设置“借阅权限”，到期自动收回；借阅人需在借阅期限内，不得外传。归还时，行政部检查文件是否完好，确认无误后在《文件借阅登记表》中标记“归还”，如损坏或丢失，按企业相关规定处理。（六）文件销毁与留存销毁判定根据文件保管期限（参考《企业文件保管期限表》），到期且无留存价值的文件可申请销毁；保管期限参考：一般文件3-5年，重要文件（如合同、制度）10-15年，证照类文件（如营业执照）长期保管，员工档案员工离职后至少保存15年。销毁流程部门提出销毁申请→行政部审核→分管领导审批→由2人以上（含行政部专员、监销人主管）共同监销；纸质文件采用碎纸机销毁，电子文件彻底删除（并清空回收站），监销人签字确认《文件销毁记录表》。留存要求销毁前需对文件进行拍照或扫描留存（电子档），保存期限不少于2年；涉及法律纠纷、审计等需留存的文件，销毁期限需延长至纠纷解决或审计完成后5年。三、标准化模板示例（一）文件分类目录表（示例）一级类别二级子类保管期限备注制度类管理制度10年含战略、人力、行政等制度类流程规范5年含业务、审批流程等合同类采购合同15年含框架协议、订单合同类销售合同15年含客户签订的正式合同报告类年度报告10年含经营、财务、审计等（二）文件归档登记表文件编号文件名称形成部门形成日期页数密级存放位置（柜号-层号）归档人归档日期02-2024-BG-0012024年第一季度财务报表财务部2024-03-3125内部公开B-02-03*会计2024-04-0204-2024-HT-005项目销售合同销售部2024-04-158机密C-01-05*经理2024-04-18（三）文件借阅申请表借阅人部门联系方式文件编号文件名称借阅原因借阅期限归还日期审批人*员工人力资源部13803-2024-DA-002员工档案办理社保转移3个工作日2024-05-20*主管四、文件存档管理关键注意事项（一）避免编号混乱严禁私自更改文件编号或使用重复编号；新增文件需在《文件分类目录表》中及时更新，保证编号唯一性；跨部门协作文件以主办部门编号为准，协办部门不得另编号。（二）电子文件安全管理严禁将电子文件存储在个人电脑或私人U盘中，服务器需定期杀毒（每月1次），更新安全补丁；电子文件传输需通过企业内部加密邮箱或办公系统，禁止使用QQ等非工具传输涉密文件。（三）定期检查与盘点行政部每季度组织一次档案盘点，检查纸质文件是否完好、电子文件是否备份完整，形成《档案盘点报告》；对破损、变质的纸质文件及时修复或复制，对丢失的文件查明原因并补办（如合同需对方提供复印件盖章）。（四）保密与责任追究严格按照文件密级管理，绝密文件仅限总经理及指定人员查阅，机密文件需经分管领导审批；因未按本标准存档导致文件丢失、泄露或影响企业