企业会议纪要编写及执行跟进模板

适用会议类型完整操作流程一、会前准备：明确会议目标与框架确定会议核心议题召集人（如*经理）需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“Q3营销方案落地瓶颈”“新产品上线前测试进度同步”），避免议题发散。议题不宜超过5个，保证每个议题有充分讨论时间。梳理参会人员与材料根据议题确定必要参会人（如项目负责人、相关部门负责人、执行层代表），提前3天发送会议通知，明确时间、地点（或会议）、议题及需提前准备的资料（如项目进度表、数据报告）。召集人可提前收集关键信息，梳理待讨论问题的背景资料，会中引导高效讨论。二、会中记录：聚焦关键信息与共识会议基本信息实时记录记录人（如*助理）需同步填写会议基础信息：会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含请假人员及原因）、列席人员（如有）。议程与讨论内容精准捕捉按议程顺序逐项记录讨论要点：包括各发言人（如主管、专员）的核心观点、争议焦点、数据支撑（如“用户调研显示转化率提升15%，但渠道成本增加20%”）。区分“事实陈述”（如“当前测试进度完成80%”）、“意见建议”（如“建议增加2名测试人员”）、“待确认事项”（如“是否需要追加预算”），避免记录主观臆断。决议与任务事项明确固化对会议达成的共识（如“同意调整推广渠道优先级”）、需执行的任务（如“完成竞品分析报告”）进行逐条记录，明确：任务内容（具体做什么）责任人（由谁负责，避免“相关部门”等模糊表述）完成时限（精确到日期，如“9月30日前”）所需资源/支持（如“需市场部提供渠道数据”）三、会后整理：形成规范纪要与分发24小时内完成纪要初稿记录人根据会中记录，整理会议纪要，结构建议为：会议基本信息→会议议程→各议题讨论要点→决议事项→待办任务清单→下次会议安排（如有）。决议与任务清单需单独成表，突出“责任人-完成时限-成果要求”，保证可执行、可追溯。审核与分发纪要初稿提交主持人（如*经理）审核，确认信息准确、责任明确后，于会议结束后48小时内分发至所有参会人员及相关部门负责人。分发时注明“请各责任人核对任务信息，如有异议2小时内反馈”，避免责任遗漏。四、执行跟进：闭环管理保证落地建立任务跟踪机制责任人收到纪要后，需在1个工作日内确认任务，并在系统中（如企业项目管理工具）更新任务状态（“未开始-进行中-已完成-延期”）。会议召集人/指定跟进人（如*主管）每周通过线上工具（如甘特图、任务看板）同步任务进度，对延期任务及时预警。阶段性反馈与复盘对于周期较长的任务（如“Q4营销方案执行”），责任人需每周提交简短进度说明（如“本周完成素材拍摄80%，下周进入剪辑阶段”），重大问题（如资源不足、跨部门协作障碍）需实时反馈至会议召集人协调解决。下次例会优先回顾上次会议任务完成情况，对未完成任务分析原因（如“因供应商延期导致物料未到位”），明确解决方案（如“更换供应商，10月15日前完成补货”）。会议纪要及执行跟进表模板表1：会议纪要基本信息表项目内容会议名称[如：2024年Q3营销项目推进会]会议日期[YYYY年MM月DD日]会议时间[HH:MM-HH:MM]会议地点[会议室A/线上会议]主持人[*经理]记录人[*助理]参会人员[主管、专员、主管等（含请假：事假）]列席人员[如：法务部*顾问]会议议题1.[议题1]；2.[议题2]；3.[议题3]表2：会议决议及任务跟进表序号议题/决议内容任务描述（具体行动）责任人完成时限所需资源/支持当前状态备注（如延期原因）1调整Q3营销渠道优先级完成竞品渠道分析报告，提交评审*专员9月15日市场部提供数据进行中-2解决新产品测试进度滞后问题增加2名测试人员，9月20日前完成全部测试*主管9月20日人力资源部协调未开始等待招聘流程3确认Q4预算分配方案汇总各部门预算需求，提交财务部审核*经理9月25日各部门提交明细进行中-使用注意事项记录客观性：纪要需忠实还原会议内容，避免记录个人观点，对争议点可标注“未达成共识，需进一步讨论”。责任明确性：任务责任人必须具体到人，避免“相关部门”“团队”等模糊表述，保证责任可追溯。时限合理性：任务完成时限需结合工作难度、资源情况设定，避免过于乐观或宽松，必要时与责任人确认。跟进及时性：会议召集人需