合同管理文档模板与审核流程

合同管理与审核流程规范一、适用范围与业务场景本规范适用于企业各类合同的起草、审核、签署、履行及归档全流程管理，覆盖采购合同、服务合同、销售合同、租赁合同、合作协议等常见类型。业务场景包括但不限于：外部合作方业务洽谈、供应商引入、客户订单确认、内部资源协作等需通过合同明确权利义务关系的正式场合。涉及部门包括业务发起部门、法务部门、财务部门、行政管理部门及公司管理层，保证合同管理各环节权责清晰、流程规范。二、合同审核全流程操作指引（一）需求发起与合同起草业务需求确认业务部门根据合作需求，明确合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合作标的（货物/服务/项目内容）、数量、质量标准、履行期限、价款及支付方式等核心要素，填写《合同需求申请表》（见模板1），部门负责人签字确认后提交至法务部门。输出：《合同需求申请表》（含部门负责人审批意见）。合同草案拟定业务部门依据《合同需求申请表》，结合合作方提供的合同草案（如有），或参照企业标准合同模板起草合同文本。需包含以下核心条款：合同主体信息、合作内容与范围、双方权利义务、价款及支付方式（含税价、账户信息）、履行期限与地点、验收标准、违约责任、争议解决方式、保密条款、合同生效条件及附件清单（如技术协议、资质文件等）。输出：合同草案（电子版+纸质版，纸质版需起草人签字）。（二）部门初审业务部门审核业务部门负责人对照《合同需求申请表》，审核合同内容是否与业务需求一致，合作方资质（如营业执照、行业许可证、授权委托书等）是否齐全有效，核心条款（如标的、价格、期限）是否准确，附件是否完整。审核通过后，在合同草案“部门初审意见”栏签字确认；若需修改，标注修改意见退回业务部门调整。输出：部门初审意见（签字版）。法务部门预审（非必需，可选）对于复杂合同或标的额较大的合同，业务部门可提前将草案提交法务部门进行预审，重点审核条款合法性、合规性及潜在风险点（如知识产权、责任限制等），提供修改建议。输出：法务预审意见（书面反馈）。（三）法务审核合法性审查法务部门重点审核：合同主体是否具备签约资格（如企业存续状态、法定代表人授权权限），条款内容是否符合法律法规（如《民法典》《公司法》等），是否存在无效或可撤销风险，违约责任是否明确且公平，争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖约定是否清晰。风险点排查针对行业特性及合作模式，排查特殊风险（如数据安全、合规资质、履约能力保障等），并审核附件（如技术规范、验收标准）与主合同的一致性。审核结果反馈审核通过：在合同“法务审核意见”栏签字，提交财务部门；需修改：出具《合同修改意见清单》（见模板2），明确修改内容及依据，退回业务部门调整后重新提交；重大风险：若合同存在法律风险或无法达成一致，法务部门可建议终止合作并说明理由。输出：法务审核意见（签字版）或《合同修改意见清单》。（四）财务审核财务条款核查财务部门重点审核：价款计算是否准确（含税价、价税分离），支付方式（预付款/进度款/尾款）及节点是否合理，账户信息（开户名、账号、开户行）是否无误，税务条款（发票类型、税率）是否符合税法规定，履约保证金或质保金约定是否合规。预算与资金匹配涉及预算支出的合同，需核查是否已纳入年度预算；大额资金支付需评估企业现金流状况，保证资金安全。审核结果反馈审核通过：在合同“财务审核意见”栏签字，提交管理层审批；需修改：标注财务条款问题（如支付比例不合理、账户信息错误等），退回业务部门调整。输出：财务审核意见（签字版）。（五）审批签署分级审批根据合同金额及类型，实行分级审批：金额≤5万元：业务部门负责人+法务部门负责人审批；5万元＜金额≤50万元：业务部门负责人+法务部门负责人+财务部门负责人+分管副总审批；金额＞50万元：业务部门负责人+法务部门负责人+财务部门负责人+分管副总+总经理审批。审批人需在合同“审批意见”栏签署明确意见（“同意”“不同意”或“修改后同意”），并签字确认。用印与签署审批通过后，由行政管理部门核对合同文本与审批意见一致性，加盖企业合同专用章（或公章）；双方签署：法定代表人或授权代表签字（需提供授权委托书），签署日期需与用印日期一致；重要合同可约定“签字+盖章”生效，或根据合作方要求增加骑缝章、公章备案等。输出：签署生效的合同正本（至少一式两份，双方各执一份）。（六）归档管理资料整理合同签署后，业务部门负责收集完整合同资料，包括：合同正本、审批流程表（含各部门签字）、合作方资质文件、附件（如技术协议、验收单）、补充协议（如有）等。归档与备案纸质合同：行政管理部门统一编号、登记后存入档案柜，保存期限不少于合同履行期满后5年；电子合同：至企业OA系统或指定云存储平台，加密备份，保证可追溯；台账登记：财务部门、业务部门分别建立《合同台账》（见模板3），记录合同编号、名称、合作方、金额、履行状态、归档日期等信息，动态更新。输出：归档合同资料、《合同台账》。三、核心模板表格设计模板1：合同需求申请表序号项目内容填写说明1合同名称�体现合作主体及核心内容，如“公司与科技有限公司软件开发服务合同”2合作方信息名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系人及电话（*经理）3业务需求背景简述合作目的及必要性（如“为满足项目开发需求，需采购服务”）4合同标的货物/服务/项目名称、规格型号、数量、质量标准（可附技术参数表）5履行期限起始日期、截止日期，关键节点（如交付时间、验收时间）6价款及支付方式含税总价、大写金额、支付阶段（预付款30%、进度款60%、尾款10%）、账户信息7部门负责人意见签字+日期，确认业务需求合理性8附件清单需提交的合作方资质文件（如营业执照复印件）、技术附件等模板2：合同修改意见清单序号修改条款位置原条款内容修改建议修改依据1第三条第2款“验收合格后7日内付款”修改为“验收合格后15日内付款”，预留资金审核时间《财务管理制度》第5条2附件一未提供合作方授权委托书补充合作方法定代表人授权委托书（需加盖公章），明确签约代表权限《合同管理办法》第3条3违约责任条款“违约方承担损失”明确“违约方需赔偿守约方直接损失及合理维权费用（包括律师费）”《民法典》第584条模板3：合同台账合同编号合同名称合同类型合作方名称签订日期合同金额（元）履行状态（履行中/已完成/终止）归档日期负责人备注HT-2024-001设备采购合同采购合同设备公司2024-03-01120,000履行中2024-03-05*主管2024-06-30交付HT-2024-002服务协议服务合同咨询公司2024-02-1580,000已完成2024-02-20*专员2024-05-31验收四、执行要点与风险提示（一）核心执行要点条款明确性：合同内容需具体、量化，避免模糊表述（如“尽快交付”应明确具体日期，“优质服务”需定义服务标准）。审核责任到人：各部门需在规定时限内完成审核（一般不超过3个工作日），逾期未反馈视为默认通过；审核意见需书面化，避免口头沟通。资质审查前置：合作方签约前必须核实其营业执照、行业许可证、授权委托书等资质文件，保证主体资格合法。动态跟踪履行：业务部门需定期跟踪合同履行进度，及时向法务、财务部门反馈履约异常（如延迟交付、质量问题），启动风险应对机制。（二）常见风险提示法律风险：条款与法律法规冲突（如格式条款无效）、争议解决约定不明（如未明确管辖法院），可能导致合同无效或维权困难。履约风险：合作方履约能力不足（如资金断裂、技术不达标）、付款节点与