学校综合办公室信息管理规范

学校综合办公室信息管理规范一、总则

信息管理是学校综合办公室日常工作的核心内容之一，旨在确保信息传递的准确性、及时性和安全性，提升办公效率。本规范适用于学校综合办公室所有工作人员，涵盖信息收集、处理、存储、传递等全过程，需严格遵守执行。

二、信息管理流程

（一）信息收集

1.**来源分类**：信息来源包括但不限于校内各部门、外部单位、会议记录、上级通知等。

2.**收集要求**：

(1)实时性：重要信息需在规定时间内完成收集。

(2)完整性：确保信息内容无遗漏，附件齐全。

(3)准确性：核对信息来源，避免错误或虚假信息。

（二）信息处理

1.**分类整理**：按信息类型（如通知、报告、数据等）进行分类，便于归档和检索。

2.**初步审核**：

(1)检查信息格式是否规范（如标题、日期、签发人等）。

(2)核实信息内容，确保无歧义或歧义。

3.**信息加工**：

(1)简化冗余内容，突出关键信息。

(2)必要时添加摘要或解读，便于快速理解。

（三）信息存储

1.**存储方式**：采用电子化存储为主，纸质文件辅存的方式。

2.**存储要求**：

(1)电子文件：按部门或项目建立文件夹，命名规范统一（如“2023年9月行政通知”）。

(2)纸质文件：分类归档至档案柜，标注清晰索引。

3.**保密措施**：

(1)涉密信息需加密存储，限制访问权限。

(2)定期检查存储设备的安全性，防止数据丢失或泄露。

（四）信息传递

1.**传递渠道**：根据信息性质选择合适渠道（如邮件、内部系统、公告栏等）。

2.**传递流程**：

(1)内部信息：经审核后直接发送至相关部门或人员。

(2)外部信息：需经主管领导审批，确保内容合规。

3.**反馈机制**：

(1)传递后及时确认接收情况。

(2)对未及时处理的信息进行催办。

三、信息安全管理

（一）权限管理

1.**访问权限**：根据员工职责分配信息访问权限，严禁越权查看。

2.**定期审查**：每季度审查一次权限设置，及时调整。

（二）数据备份

1.**备份频率**：重要电子数据每日备份，存档数据每月备份。

2.**备份存储**：采用异地备份或云存储，防止因设备故障导致数据丢失。

（三）安全培训

1.**培训内容**：包括信息安全意识、操作规范、应急处理等。

2.**培训频率**：每年至少开展一次全员培训，新员工必须考核合格后方可上岗。

四、附则

1.本规范由学校综合办公室负责解释，自发布之日起施行。

2.如遇特殊情况需临时调整信息管理流程，需经主管领导书面批准。

一、总则

信息管理是学校综合办公室日常工作的核心内容之一，旨在确保信息传递的准确性、及时性和安全性，提升办公效率。本规范适用于学校综合办公室所有工作人员，涵盖信息收集、处理、存储、传递等全过程，需严格遵守执行。

二、信息管理流程

（一）信息收集

1.**来源分类**：信息来源包括但不限于校内各部门、外部单位、会议记录、上级通知等。

2.**收集要求**：

(1)**实时性**：重要信息需在规定时间内完成收集。例如，紧急通知应在发布后30分钟内完成收集；常规通知应在24小时内完成收集。

(2)**完整性**：确保信息内容无遗漏，附件齐全。收集时应核对信息是否包含标题、正文、附件、发送单位、联系方式等必要元素。

(3)**准确性**：核对信息来源，避免错误或虚假信息。可通过官方渠道或与发送单位确认信息真实性。

（二）信息处理

1.**分类整理**：按信息类型（如通知、报告、数据等）进行分类，便于归档和检索。具体分类标准如下：

(1)**通知类**：包括会议通知、活动通知、放假安排等。

(2)**报告类**：包括工作总结、调研报告、财务报告等。

(3)**数据类**：包括学生人数、教职工名单、资产清单等。

(4)**其他类**：包括但不限于政策解读、经验分享、外部合作信息等。

2.**初步审核**：

(1)**检查信息格式是否规范**：例如，标题需清晰明确，日期格式统一为“YYYY年MM月DD日”，签发人需完整。

(2)**核实信息内容，确保无歧义或歧义**：可通过电话或邮件与发送单位确认关键信息，避免因理解偏差导致错误。

3.**信息加工**：

(1)**简化冗余内容，突出关键信息**：例如，将长篇通知提炼为要点清单，便于快速阅读。

(2)**必要时添加摘要或解读，便于快速理解**：对于复杂信息，可添加简明摘要或注释，帮助接收者快速掌握核心内容。

（三）信息存储

1.**存储方式**：采用电子化存储为主，纸质文件辅存的方式。

2.**存储要求**：

(1)**电子文件**：按部门或项目建立文件夹，命名规范统一（如“2023年9月行政通知”）。文件需标注创建日期、修改日期、创建人等信息。

(2)**纸质文件**：分类归档至档案柜，标注清晰索引。例如，按年份、部门、文件类型分类，并在档案盒上贴标签。

3.**保密措施**：

(1)**涉密信息需加密存储，限制访问权限**：例如，使用文件夹加密功能或专用加密软件，仅授权人员可访问。

(2)**定期检查存储设备的安全性，防止数据丢失或泄露**：每月检查一次硬盘、服务器等设备，确保运行正常且无异常访问记录。

（四）信息传递

1.**传递渠道**：根据信息性质选择合适渠道（如邮件、内部系统、公告栏等）。具体选择标准如下：

(1)**邮件**：适用于正式通知、文件发送等。需确认收件人邮箱地址准确无误。

(2)**内部系统**：适用于校内信息共享，如OA系统、企业微信等。需确保系统消息已送达。

(3)**公告栏**：适用于公开信息，如放假安排、活动通知等。需确保公告栏整洁，信息张贴清晰。

2.**传递流程**：

(1)**内部信息**：经审核后直接发送至相关部门或人员。例如，会议通知需先发送给相关会议人员，再抄送至参会部门。

(2)**外部信息**：需经主管领导审批，确保内容合规。例如，对外发布活动信息需先提交主管领导审核。

3.**反馈机制**：

(1)**传递后及时确认接收情况**：可通过邮件回复、系统消息确认等方式，确保信息已送达。

(2)**对未及时处理的信息进行催办**：例如，若在规定时间内未收到回复，需通过电话或邮件进行催办。

三、信息安全管理

（一）权限管理

1.**访问权限**：根据员工职责分配信息访问权限，严禁越权查看。例如，财务数据仅限财务部门人员访问，学生信息仅限教务部门人员访问。

2.**定期审查**：每季度审查一次权限设置，及时调整。例如，离职员工权限需立即撤销，新员工权限需及时开通。

（二）数据备份

1.**备份频率**：重要电子数据每日备份，存档数据每月备份。例如，每日下班前对OA系统、邮件系统进行备份，每月月底对存档文件进行备份。

2.**备份存储**：采用异地备份或云存储，防止因设备故障导致数据丢失。例如，将重要数据备份至另一台服务器或云存储服务（如百度网盘、阿里云OSS等）。

（三）安全培训

1.**培训内容**：包括信息安全意识、操作规范、应急处理等。例如，如何识别钓鱼邮件、如何设置强密码、如何处理数据泄露事件等。

2.**培训频率**：每年至少开展一次全员培训，新员工必须考核合格后方可上岗。例如，每年9月开展信息安全培训，新员工需参加并通过考试。

四、附则

1.本规范由学校综合办公室负责解释，自发布之日起施行。

2.如遇特殊情况需临时调整信息管理流程，需经主管领导书面批准。

一、总则

信息管理是学校综合办公室日常工作的核心内容之一，旨在确保信息传递的准确性、及时性和安全性，提升办公效率。本规范适用于学校综合办公室所有工作人员，涵盖信息收集、处理、存储、传递等全过程，需严格遵守执行。

二、信息管理流程

（一）信息收集

1.**来源分类**：信息来源包括但不限于校内各部门、外部单位、会议记录、上级通知等。

2.**收集要求**：

(1)实时性：重要信息需在规定时间内完成收集。

(2)完整性：确保信息内容无遗漏，附件齐全。

(3)准确性：核对信息来源，避免错误或虚假信息。

（二）信息处理

1.**分类整理**：按信息类型（如通知、报告、数据等）进行分类，便于归档和检索。

2.**初步审核**：

(1)检查信息格式是否规范（如标题、日期、签发人等）。

(2)核实信息内容，确保无歧义或歧义。

3.**信息加工**：

(1)简化冗余内容，突出关键信息。

(2)必要时添加摘要或解读，便于快速理解。

（三）信息存储

1.**存储方式**：采用电子化存储为主，纸质文件辅存的方式。

2.**存储要求**：

(1)电子文件：按部门或项目建立文件夹，命名规范统一（如“2023年9月行政通知”）。

(2)纸质文件：分类归档至档案柜，标注清晰索引。

3.**保密措施**：

(1)涉密信息需加密存储，限制访问权限。

(2)定期检查存储设备的安全性，防止数据丢失或泄露。

（四）信息传递

1.**传递渠道**：根据信息性质选择合适渠道（如邮件、内部系统、公告栏等）。

2.**传递流程**：

(1)内部信息：经审核后直接发送至相关部门或人员。

(2)外部信息：需经主管领导审批，确保内容合规。

3.**反馈机制**：

(1)传递后及时确认接收情况。

(2)对未及时处理的信息进行催办。

三、信息安全管理

（一）权限管理

1.**访问权限**：根据员工职责分配信息访问权限，严禁越权查看。

2.**定期审查**：每季度审查一次权限设置，及时调整。

（二）数据备份

1.**备份频率**：重要电子数据每日备份，存档数据每月备份。

2.**备份存储**：采用异地备份或云存储，防止因设备故障导致数据丢失。

（三）安全培训

1.**培训内容**：包括信息安全意识、操作规范、应急处理等。

2.**培训频率**：每年至少开展一次全员培训，新员工必须考核合格后方可上岗。

四、附则

1.本规范由学校综合办公室负责解释，自发布之日起施行。

2.如遇特殊情况需临时调整信息管理流程，需经主管领导书面批准。

一、总则

信息管理是学校综合办公室日常工作的核心内容之一，旨在确保信息传递的准确性、及时性和安全性，提升办公效率。本规范适用于学校综合办公室所有工作人员，涵盖信息收集、处理、存储、传递等全过程，需严格遵守执行。

二、信息管理流程

（一）信息收集

1.**来源分类**：信息来源包括但不限于校内各部门、外部单位、会议记录、上级通知等。

2.**收集要求**：

(1)**实时性**：重要信息需在规定时间内完成收集。例如，紧急通知应在发布后30分钟内完成收集；常规通知应在24小时内完成收集。

(2)**完整性**：确保信息内容无遗漏，附件齐全。收集时应核对信息是否包含标题、正文、附件、发送单位、联系方式等必要元素。

(3)**准确性**：核对信息来源，避免错误或虚假信息。可通过官方渠道或与发送单位确认信息真实性。

（二）信息处理

1.**分类整理**：按信息类型（如通知、报告、数据等）进行分类，便于归档和检索。具体分类标准如下：

(1)**通知类**：包括会议通知、活动通知、放假安排等。

(2)**报告类**：包括工作总结、调研报告、财务报告等。

(3)**数据类**：包括学生人数、教职工名单、资产清单等。

(4)**其他类**：包括但不限于政策解读、经验分享、外部合作信息等。

2.**初步审核**：

(1)**检查信息格式是否规范**：例如，标题需清晰明确，日期格式统一为“YYYY年MM月DD日”，签发人需完整。

(2)**核实信息内容，确保无歧义或歧义**：可通过电话或邮件与发送单位确认关键信息，避免因理解偏差导致错误。

3.**信息加工**：

(1)**简化冗余内容，突出关键信息**：例如，将长篇通知提炼为要点清单，便于快速阅读。

(2)**必要时添加摘要或解读，便于快速理解**：对于复杂信息，可添加简明摘要或注释，帮助接收者快速掌握核心内容。

（三）信息存储

1.**存储方式**：采用电子化存储为主，纸质文件辅存的方式。

2.**存储要求**：

(1)**电子文件**：按部门或项目建立文件夹，命名规范统一（如“2023年9月行政通知”）。文件需标注创建日期、修改日期、创建人等信息。

(2)**纸质文件**：分类归档至档案柜，标注清晰索引。例如，按年份、部门、文件类型分类，并在档案盒上贴标签。

3.**保密措施**：

(1)**涉密信息需加密存储，限制访问权限**：例如，使用文件夹加密功能或专用加密软件，仅授权人员可访问。

(2)**定期检查存储设备的安全性，防止数据丢失或泄露**：每月检查一次硬盘、服务器等设备，确保运行正常且无异常访问记录。

（四）信息传递

1.**传递渠道**：根据信息性质选择合适渠道（如邮件、内部系统、公告栏等）。具体选择标准如下：

(1)**邮件**：适用于正式通知、文件发送等。需确认收件人邮箱地址准确无误。

(2)**内部系统**：适用于校内信息共享，如OA系统、企业微信等。需确保系统消息已送达。

(3)**公告栏**：适用于公开信息，如放假安排、活动通知等。需确保公告栏整洁，信息张贴清晰。

2.**传递流程**：

(1)**内部信息**：经审核后直接发送至相关部门或人员。例如，会议通知需先发送给相关会议人员，再抄送至参会部门。

(2)**外部信息**：需经主管领导审批，确保内容合规。例如，对外发布活动信息需