档案管理操作规程

档案管理操作规程一、概述

档案管理操作规程旨在规范档案的收集、整理、保管、利用和销毁等环节，确保档案信息的完整性、准确性和安全性。本规程适用于各类组织或机构的日常档案管理工作，通过标准化流程提升档案管理效率，满足信息检索和长期保存的需求。

二、档案收集与整理

（一）档案收集

1.档案来源：包括但不限于业务活动、会议记录、项目报告、设备维护等形成的文件材料。

2.收集要求：

(1)及时性：形成档案后应在规定时限内（如30日内）完成收集。

(2)完整性：确保档案内容无遗漏，关键信息（如时间、地点、责任人）清晰可辨。

3.收集流程：

(1)确定档案责任人，由其负责归档材料的初步筛选。

(2)将收集到的材料提交至档案管理部门进行二次审核。

（二）档案整理

1.分类标准：

(1)按时间顺序分类，如年度档案、季度档案。

(2)按主题分类，如财务档案、人力资源档案。

2.整理步骤：

(1)筛选：剔除无效或重复文件。

(2)编目：为每份档案分配唯一编号，并录入电子目录。

(3)装订：使用标准档案盒或装订夹，确保文件平整无破损。

三、档案保管

（一）保管环境

1.温湿度要求：

(1)温度：18-24℃，湿度：45%-60%。

(2)避光：档案存放区域应避免阳光直射。

2.安全措施：

(1)防水防火：配备消防器材和防水材料。

(2)限制访问：仅授权人员可进入档案室，并做好出入记录。

（二）数字化管理

1.扫描要求：

(1)分辨率：不低于300dpi，确保文字可识别。

(2)格式：优先保存为PDF或JPEG格式。

2.数据备份：

(1)定期备份：每月至少一次完整备份至云存储或异地服务器。

(2)恢复测试：每季度验证一次备份文件的可用性。

四、档案利用

（一）借阅流程

1.申请：利用人需填写《档案借阅申请表》，说明用途和期限。

2.审批：档案管理员审核申请，必要时需经部门主管签字。

3.借阅：

(1)现场查阅：档案需在档案室查阅，不得带离。

(2)借出：如需借出，需提供担保人或抵押物，最长期限不超过30天。

（二）信息统计

1.查阅记录：每次查阅需记录时间、人员、内容摘要。

2.利用分析：每半年汇总一次查阅频率，优化档案推荐策略。

五、档案销毁

（一）销毁条件

1.超期档案：保管期限届满且无继续利用价值的档案。

2.错误档案：因录入错误需作废的档案，需经双人核对。

（二）销毁流程

1.编制销毁清单：列明档案编号、数量、销毁时间。

2.执行销毁：

(1)使用碎纸机销毁纸质档案，确保无法还原。

(2)电子档案需同时删除服务器及备份系统中的数据。

3.记录存档：销毁过程需录像，并留存销毁清单一份归档。

六、附则

1.本规程由档案管理部门负责解释和修订。

2.各部门需定期（如每年）组织档案管理培训，确保人员熟悉操作流程。

3.违反本规程者，将视情节严重程度进行相应处理。

**一、概述**

档案管理操作规程旨在规范档案的收集、整理、保管、利用和销毁等环节，确保档案信息的完整性、准确性和安全性。本规程适用于各类组织或机构的日常档案管理工作，通过标准化流程提升档案管理效率，满足信息检索和长期保存的需求。档案管理的有效性对于组织决策支持、历史记录保存以及知识传承具有重要意义。本规程的实施有助于降低管理风险，提高工作效率，并为档案的合规性利用提供保障。

**二、档案收集与整理**

（一）档案收集

1.档案来源：档案的来源广泛，主要包括但不限于以下几类：

(1)**业务活动类档案**：如项目计划书、项目总结报告、会议纪要、客户服务记录等。这些档案反映了组织的日常运营和业务发展情况。

(2)**行政管理类档案**：如员工入职/离职文件、组织架构调整文件、内部规章制度等。这些档案记录了组织的管理体系和人事变动情况。

(3)**设备维护类档案**：如设备采购合同、维修记录、保养报告等。这些档案对于设备的维护和更新具有重要意义。

(4)**财务类档案**：如发票、收据、银行对账单、财务报表等。这些档案需要严格遵守财务规定进行收集和管理。

2.收集要求：

(1)**及时性**：档案材料应在形成后规定的时间内（通常为30个工作日内）完成收集，以确保档案的时效性和完整性。例如，会议纪要应在会议结束后5个工作日内收集齐全。

(2)**完整性**：收集的档案材料应包含所有必要的信息，关键信息（如时间、地点、责任人、事件经过等）应清晰可辨，无遗漏、无损坏。

(3)**准确性**：收集的档案材料应与实际情况相符，避免错误或虚假信息。

3.收集流程：

(1)**确定档案责任人**：每个部门或项目应指定专人负责档案的收集工作，确保档案收集的责任到人。档案责任人应熟悉档案管理的基本要求，能够对档案材料进行初步筛选和整理。

(2)**初步筛选**：档案责任人根据档案管理的要求，对形成的文件材料进行初步筛选，剔除无效或重复的文件，保留具有保存价值的档案材料。

(3)**提交审核**：初步筛选后的档案材料应提交至档案管理部门进行审核，确保档案材料符合收集要求。档案管理部门应进行二次审核，对档案材料的完整性、准确性和及时性进行确认。

(4)**归档登记**：审核通过后，档案管理部门应对档案材料进行登记，记录档案的编号、来源、数量、日期等信息，并安排后续的整理和保管工作。

（二）档案整理

1.分类标准：

(1)**按时间顺序分类**：将档案按照形成的时间顺序进行分类，如年度档案、季度档案、月份档案等。这种分类方式适用于需要按时间追溯历史记录的档案管理需求。

(2)**按主题分类**：将档案按照主题或内容进行分类，如财务档案、人力资源档案、项目档案、设备档案等。这种分类方式适用于需要按主题查找信息的档案管理需求。

(3)**按部门分类**：将档案按照所属部门进行分类，如市场部档案、技术部档案、财务部档案等。这种分类方式适用于部门内部档案管理较为集中的情况。

2.整理步骤：

(1)**筛选**：在收集到档案材料后，首先需要进行筛选，剔除无效或重复的文件。无效文件包括无实际意义的文件、错误文件、重复文件等。筛选工作应由档案责任人进行，确保筛选的准确性和效率。

(2)**编目**：对筛选后的档案材料进行编目，为每份档案分配唯一的编号，并录入电子目录。档案编号应具有唯一性和可读性，方便后续的检索和利用。电子目录应包括档案编号、标题、来源、日期、保管期限等信息，并建立索引，方便快速查找。

例如，一个档案编号可以采用“部门代码_年份_流水号”的格式，如“MARKETING_2023_001”。

(3)**装订**：将编目后的档案材料进行装订，确保文件平整、无破损、无折角。装订方式应根据档案材料的类型和数量进行选择，常用的装订方式有打孔装订、胶装、纸质档案盒等。装订过程中应注意保护档案材料的完整性，避免损坏档案材料。

例如，纸质档案可以采用打孔装订，使用档案装订针和打孔器；对于重要的档案材料，可以采用胶装的方式，确保档案材料的长期保存。

(4)**排序**：将装订好的档案按照分类标准进行排序，如按时间顺序排序、按主题排序等。排序工作应仔细认真，确保档案的顺序正确无误。

(5)**标签**：为每个档案盒或档案袋制作标签，标签上应写明档案的编号、标题、日期等信息，方便后续的查找和识别。标签应使用耐久性强的材料制作，并牢固地粘贴在档案盒或档案袋的显眼位置。

**三、档案保管**

（一）保管环境

1.**温湿度要求**：

(1)**温度**：档案存放区域的温度应控制在18℃-24℃之间，避免温度过高或过低，以免对档案材料造成损害。例如，夏季应采取降温措施，防止档案材料受潮发霉；冬季应采取保暖措施，防止档案材料受冻变形。

(2)**湿度**：档案存放区域的湿度应控制在45%-60%之间，避免湿度过高或过低，以免对档案材料造成损害。例如，潮湿天气时应采取除湿措施，防止档案材料发霉；干燥天气时应采取加湿措施，防止档案材料变脆。

(3)**湿度控制**：可以采用除湿机、加湿器等设备对档案存放区域的湿度进行控制，并定期监测湿度，确保湿度在规定范围内。

2.**安全措施**：

(1)**防火**：档案存放区域应配备消防器材，如灭火器、消防栓等，并定期进行消防演练，提高员工的消防安全意识。档案存放区域应远离易燃物品，并保持通道畅通，方便消防车辆通行。

(2)**防水**：档案存放区域应采取防水措施，如安装防水门、设置防水地板等，防止档案材料受潮发霉。档案存放区域应远离水源，并定期检查防水设施，确保其完好有效。

(3)**防虫防鼠**：档案存放区域应采取防虫防鼠措施，如使用驱虫剂、安装防鼠板等，防止档案材料被虫鼠损坏。档案存放区域应保持清洁卫生，定期清理垃圾，减少虫鼠滋生的机会。

(4)**防盗**：档案存放区域应设置防盗门、安装监控设备等，防止档案材料被盗。档案存放区域应限制人员进出，并做好出入记录，确保档案材料的安全。

(5)**防光**：档案存放区域应避免阳光直射，因为阳光中的紫外线会对档案材料造成损害，导致档案材料变黄、变脆。档案存放区域应使用遮光窗帘或百叶窗，减少阳光对档案材料的照射。

(6)**防尘**：档案存放区域应保持清洁，定期进行除尘，防止灰尘对档案材料造成污染。可以采用吸尘器、湿抹布等工具进行除尘，并定期开窗通风，保持空气流通。

（二）数字化管理

1.**扫描要求**：

(1)**分辨率**：档案材料的扫描分辨率应不低于300dpi，确保扫描后的图像清晰可辨，文字可识别。对于重要的档案材料，可以采用更高的扫描分辨率，如600dpi或1200dpi，以获得更好的扫描效果。

(2)**格式**：档案材料的扫描格式应优先保存为PDF或JPEG格式。PDF格式可以保留档案材料的原始格式和布局，方便阅读和打印；JPEG格式可以减小扫描文件的体积，方便存储和网络传输。

(3)**色彩模式**：档案材料的扫描色彩模式应采用灰度或彩色模式，根据档案材料的具体情况选择。对于文字为主的档案材料，可以采用灰度模式扫描，以减小扫描文件的体积；对于包含图片或图表的档案材料，可以采用彩色模式扫描，以保留档案材料的原始色彩。

(4)**扫描设备**：可以采用扫描仪、平板扫描仪、高拍仪等设备对档案材料进行扫描。扫描设备的选择应根据档案材料的数量、质量和预算进行综合考虑。

2.**数据备份**：

(1)**备份方式**：档案数字化数据的备份可以采用本地备份、网络备份或云备份等方式。本地备份可以将数据备份到本地硬盘、光盘等存储介质上；网络备份可以将数据备份到网络存储设备上；云备份可以将数据备份到云存储服务上。

(2)**备份频率**：档案数字化数据的备份频率应根据数据的重要性和更新频率进行确定。对于重要的数据，可以采用每日备份或每小时备份的方式；对于一般的数据，可以采用每周备份或每月备份的方式。

(3)**备份工具**：可以采用备份软件、备份设备等工具对档案数字化数据进行备份。备份工具的选择应根据数据量、备份频率和预算进行综合考虑。

(4)**备份验证**：每次备份完成后，都应进行备份验证，确保备份数据的完整性和可用性。备份验证可以采用自动验证或手动验证的方式，并定期进行备份恢复测试，确保备份数据可以成功恢复。

(5)**异地备份**：对于重要的档案数字化数据，应进行异地备份，以防止因本地灾难（如火灾、水灾等）导致数据丢失。异地备份可以将数据备份到另一个城市或另一个国家的存储设施上。

**四、档案利用**

（一）借阅流程

1.**申请**：利用人需要填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的编号、标题、用途和期限等信息。申请表应包括以下内容：

(1)利用人姓名、部门、职务；

(2)借阅档案的编号、标题；

(3)借阅档案的用途；

(4)借阅期限；

(5)申请日期。

2.**审批**：档案管理员收到《档案借阅申请表》后，应根据档案的保管期限和利用价值进行审核，必要时需经部门主管签字。

(1)**保管期限**：对于保管期限内的档案，可以优先借阅；对于保管期限已满的档案，需要经过特殊审批才能借阅。

(2)**利用价值**：对于重要的档案材料，需要经过更严格的审批程序，以确保档案材料的安全。

(3)**部门主管签字**：对于涉及多个部门或敏感信息的档案，需要经部门主管签字，以获得更高级别的批准。

3.**借阅**：

(1)**现场查阅**：档案借阅通常需要在档案管理部门进行现场查阅，不得带离档案室。现场查阅可以防止档案材料丢失或损坏，并方便档案管理员进行监督和管理。

(2)**借出**：在特殊情况下，如需要将档案材料带离档案室进行查阅，需要经过特殊审批，并提供担保人或抵押物，并规定最长期限（如不超过30天）。借出档案时，应做好详细记录，包括借出时间、借阅人、借阅档案编号、预计归还时间等信息。

(3)**归还**：借阅期满后，利用人应按时归还档案材料，并办理归还手续。归还时，应检查档案材料的完整性，确保没有损坏或丢失。如有损坏或丢失，应追究利用人的责任。

4.**复印**：利用人如需复印档案材料，应向档案管理员提出申请，并经批准后进行复印。复印时，应注明复印日期、复印人、复印数量等信息，并做好登记。

5.**保密**：利用人在借阅和查阅档案材料时，应遵守保密规定，不得泄露档案材料的内容，不得将档案材料用于非法目的。如有违反保密规定的行为，将追究利用人的责任。

（二）信息统计

1.**查阅记录**：每次档案借阅或查阅，都应做好详细记录，包括查阅时间、查阅人、查阅档案编号、查阅内容摘要等信息。查阅记录可以用于统计档案的利用情况，并为档案的编目和整理提供参考。

2.**利用分析**：定期（如每半年或每年）对档案的利用情况进行统计分析，了解档案的利用频率、利用趋势和利用需求，为档案的编目、保管和数字化提供参考。

(1)**利用频率**：统计每个档案被查阅的次数，了解哪些档案利用率较高，哪些档案利用率较低。

(2)**利用趋势**：分析档案的利用趋势，了解哪些类型的档案利用率在上升，哪些类型的档案利用率在下降。

(3)**利用需求**：了解利用人对档案的需求，哪些类型的档案需要增加，哪些类型的档案需要删除。

3.**报告**：根据档案利用情况统计分析的结果，编写档案利用情况报告，向组织领导汇报档案的利用情况，并提出改进档案管理的建议。

**五、档案销毁**

（一）销毁条件

1.**保管期限届满**：对于保管期限届满且无继续利用价值的档案，可以按照规定进行销毁。保管期限的确定应根据档案的重要性和利用价值进行综合考虑，可以采用国家规定的保管期限，也可以根据组织的实际情况自行确定。

2.**无利用价值**：对于一些无利用价值的档案，如重复文件、错误文件、过时的资料等，可以按照规定进行销毁。

3.**特殊情况**：对于一些特殊情况，如档案材料损坏严重、无法修复，或者档案材料涉及敏感信息，已经失去利用价值，可以按照规定进行销毁。

（二）销毁流程

1.**编制销毁清单**：

(1)确定需要销毁的档案，并编制销毁清单。销毁清单应包括档案编号、标题、数量、销毁时间等信息。

(2)销毁清单应经过多人审核，确保销毁的档案无误。

2.**执行销毁**：

(1)**纸质档案销毁**：纸质档案应使用碎纸机进行销毁，确保档案材料无法还原。碎纸机应能够将档案材料粉碎成小碎片，并确保碎片的大小足够小，无法辨认原始信息。销毁过程中，应有人监督，确保销毁的档案与销毁清单一致。

(2)**电子档案销毁**：电子档案应同时删除服务器及备份系统中的数据。删除前，应确认数据已经备份，并删除所有备份系统中的数据。删除过程中，应有人监督，确保删除的数据与销毁清单一致。

(3)**影像档案销毁**：影像档案（如照片、胶片等）应使用专门的销毁设备进行销毁，确保档案材料无法还原。销毁过程中，应有人监督，确保销毁的档案与销毁清单一致。

3.**记录存档**：

(1)**销毁记录**：销毁过程中，应制作销毁记录，记录销毁时间、销毁地点、销毁方式、销毁人员等信息。销毁记录应签字确认，并存档备查。

(2)**销毁清单存档**：销毁清单应保存一份归档，作为销毁的凭证。

(3)**录像**：对于重要的档案销毁，可以进行录像，作为销毁的凭证。录像应清晰记录销毁过程，并保存备查。

**六、附则**

1.**解释权**：本规程由档案管理部门负责解释和修订。档案管理部门应定期对本规程进行评估，并根据实际情况进行修订，以确保本规程的适用性和有效性。

2.**培训**：各部门应定期（如每年）组织档案管理培训，对员工进行档案管理知识和技能的培训，确保员工熟悉档案管理的基本要求和操作流程。培训内容可以包括档案的收集、整理、保管、利用和销毁等方面的知识，以及档案管理软件的使用方法等。

3.**监督**：档案管理部门应定期对各部门的档案管理工作进行监督和检查，确保各部门遵守本规程，并及时发现和纠正问题。监督和检查可以通过定期检查、随机抽查等方式进行。

4.**奖惩**：对于在档案管理工作中表现突出的部门和个人，应给予奖励；对于违反本规程的部门和个人，应视情节严重程度进行相应处理，如批评教育、经济处罚等。

5.**更新**：本规程自发布之日起施行，如有更新，以最新版本为准。

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一、概述

档案管理操作规程旨在规范档案的收集、整理、保管、利用和销毁等环节，确保档案信息的完整性、准确性和安全性。本规程适用于各类组织或机构的日常档案管理工作，通过标准化流程提升档案管理效率，满足信息检索和长期保存的需求。

二、档案收集与整理

（一）档案收集

1.档案来源：包括但不限于业务活动、会议记录、项目报告、设备维护等形成的文件材料。

2.收集要求：

(1)及时性：形成档案后应在规定时限内（如30日内）完成收集。

(2)完整性：确保档案内容无遗漏，关键信息（如时间、地点、责任人）清晰可辨。

3.收集流程：

(1)确定档案责任人，由其负责归档材料的初步筛选。

(2)将收集到的材料提交至档案管理部门进行二次审核。

（二）档案整理

1.分类标准：

(1)按时间顺序分类，如年度档案、季度档案。

(2)按主题分类，如财务档案、人力资源档案。

2.整理步骤：

(1)筛选：剔除无效或重复文件。

(2)编目：为每份档案分配唯一编号，并录入电子目录。

(3)装订：使用标准档案盒或装订夹，确保文件平整无破损。

三、档案保管

（一）保管环境

1.温湿度要求：

(1)温度：18-24℃，湿度：45%-60%。

(2)避光：档案存放区域应避免阳光直射。

2.安全措施：

(1)防水防火：配备消防器材和防水材料。

(2)限制访问：仅授权人员可进入档案室，并做好出入记录。

（二）数字化管理

1.扫描要求：

(1)分辨率：不低于300dpi，确保文字可识别。

(2)格式：优先保存为PDF或JPEG格式。

2.数据备份：

(1)定期备份：每月至少一次完整备份至云存储或异地服务器。

(2)恢复测试：每季度验证一次备份文件的可用性。

四、档案利用

（一）借阅流程

1.申请：利用人需填写《档案借阅申请表》，说明用途和期限。

2.审批：档案管理员审核申请，必要时需经部门主管签字。

3.借阅：

(1)现场查阅：档案需在档案室查阅，不得带离。

(2)借出：如需借出，需提供担保人或抵押物，最长期限不超过30天。

（二）信息统计

1.查阅记录：每次查阅需记录时间、人员、内容摘要。

2.利用分析：每半年汇总一次查阅频率，优化档案推荐策略。

五、档案销毁

（一）销毁条件

1.超期档案：保管期限届满且无继续利用价值的档案。

2.错误档案：因录入错误需作废的档案，需经双人核对。

（二）销毁流程

1.编制销毁清单：列明档案编号、数量、销毁时间。

2.执行销毁：

(1)使用碎纸机销毁纸质档案，确保无法还原。

(2)电子档案需同时删除服务器及备份系统中的数据。

3.记录存档：销毁过程需录像，并留存销毁清单一份归档。

六、附则

1.本规程由档案管理部门负责解释和修订。

2.各部门需定期（如每年）组织档案管理培训，确保人员熟悉操作流程。

3.违反本规程者，将视情节严重程度进行相应处理。

**一、概述**

档案管理操作规程旨在规范档案的收集、整理、保管、利用和销毁等环节，确保档案信息的完整性、准确性和安全性。本规程适用于各类组织或机构的日常档案管理工作，通过标准化流程提升档案管理效率，满足信息检索和长期保存的需求。档案管理的有效性对于组织决策支持、历史记录保存以及知识传承具有重要意义。本规程的实施有助于降低管理风险，提高工作效率，并为档案的合规性利用提供保障。

**二、档案收集与整理**

（一）档案收集

1.档案来源：档案的来源广泛，主要包括但不限于以下几类：

(1)**业务活动类档案**：如项目计划书、项目总结报告、会议纪要、客户服务记录等。这些档案反映了组织的日常运营和业务发展情况。

(2)**行政管理类档案**：如员工入职/离职文件、组织架构调整文件、内部规章制度等。这些档案记录了组织的管理体系和人事变动情况。

(3)**设备维护类档案**：如设备采购合同、维修记录、保养报告等。这些档案对于设备的维护和更新具有重要意义。

(4)**财务类档案**：如发票、收据、银行对账单、财务报表等。这些档案需要严格遵守财务规定进行收集和管理。

2.收集要求：

(1)**及时性**：档案材料应在形成后规定的时间内（通常为30个工作日内）完成收集，以确保档案的时效性和完整性。例如，会议纪要应在会议结束后5个工作日内收集齐全。

(2)**完整性**：收集的档案材料应包含所有必要的信息，关键信息（如时间、地点、责任人、事件经过等）应清晰可辨，无遗漏、无损坏。

(3)**准确性**：收集的档案材料应与实际情况相符，避免错误或虚假信息。

3.收集流程：

(1)**确定档案责任人**：每个部门或项目应指定专人负责档案的收集工作，确保档案收集的责任到人。档案责任人应熟悉档案管理的基本要求，能够对档案材料进行初步筛选和整理。

(2)**初步筛选**：档案责任人根据档案管理的要求，对形成的文件材料进行初步筛选，剔除无效或重复的文件，保留具有保存价值的档案材料。

(3)**提交审核**：初步筛选后的档案材料应提交至档案管理部门进行审核，确保档案材料符合收集要求。档案管理部门应进行二次审核，对档案材料的完整性、准确性和及时性进行确认。

(4)**归档登记**：审核通过后，档案管理部门应对档案材料进行登记，记录档案的编号、来源、数量、日期等信息，并安排后续的整理和保管工作。

（二）档案整理

1.分类标准：

(1)**按时间顺序分类**：将档案按照形成的时间顺序进行分类，如年度档案、季度档案、月份档案等。这种分类方式适用于需要按时间追溯历史记录的档案管理需求。

(2)**按主题分类**：将档案按照主题或内容进行分类，如财务档案、人力资源档案、项目档案、设备档案等。这种分类方式适用于需要按主题查找信息的档案管理需求。

(3)**按部门分类**：将档案按照所属部门进行分类，如市场部档案、技术部档案、财务部档案等。这种分类方式适用于部门内部档案管理较为集中的情况。

2.整理步骤：

(1)**筛选**：在收集到档案材料后，首先需要进行筛选，剔除无效或重复的文件。无效文件包括无实际意义的文件、错误文件、重复文件等。筛选工作应由档案责任人进行，确保筛选的准确性和效率。

(2)**编目**：对筛选后的档案材料进行编目，为每份档案分配唯一的编号，并录入电子目录。档案编号应具有唯一性和可读性，方便后续的检索和利用。电子目录应包括档案编号、标题、来源、日期、保管期限等信息，并建立索引，方便快速查找。

例如，一个档案编号可以采用“部门代码_年份_流水号”的格式，如“MARKETING_2023_001”。

(3)**装订**：将编目后的档案材料进行装订，确保文件平整、无破损、无折角。装订方式应根据档案材料的类型和数量进行选择，常用的装订方式有打孔装订、胶装、纸质档案盒等。装订过程中应注意保护档案材料的完整性，避免损坏档案材料。

例如，纸质档案可以采用打孔装订，使用档案装订针和打孔器；对于重要的档案材料，可以采用胶装的方式，确保档案材料的长期保存。

(4)**排序**：将装订好的档案按照分类标准进行排序，如按时间顺序排序、按主题排序等。排序工作应仔细认真，确保档案的顺序正确无误。

(5)**标签**：为每个档案盒或档案袋制作标签，标签上应写明档案的编号、标题、日期等信息，方便后续的查找和识别。标签应使用耐久性强的材料制作，并牢固地粘贴在档案盒或档案袋的显眼位置。

**三、档案保管**

（一）保管环境

1.**温湿度要求**：

(1)**温度**：档案存放区域的温度应控制在18℃-24℃之间，避免温度过高或过低，以免对档案材料造成损害。例如，夏季应采取降温措施，防止档案材料受潮发霉；冬季应采取保暖措施，防止档案材料受冻变形。

(2)**湿度**：档案存放区域的湿度应控制在45%-60%之间，避免湿度过高或过低，以免对档案材料造成损害。例如，潮湿天气时应采取除湿措施，防止档案材料发霉；干燥天气时应采取加湿措施，防止档案材料变脆。

(3)**湿度控制**：可以采用除湿机、加湿器等设备对档案存放区域的湿度进行控制，并定期监测湿度，确保湿度在规定范围内。

2.**安全措施**：

(1)**防火**：档案存放区域应配备消防器材，如灭火器、消防栓等，并定期进行消防演练，提高员工的消防安全意识。档案存放区域应远离易燃物品，并保持通道畅通，方便消防车辆通行。

(2)**防水**：档案存放区域应采取防水措施，如安装防水门、设置防水地板等，防止档案材料受潮发霉。档案存放区域应远离水源，并定期检查防水设施，确保其完好有效。

(3)**防虫防鼠**：档案存放区域应采取防虫防鼠措施，如使用驱虫剂、安装防鼠板等，防止档案材料被虫鼠损坏。档案存放区域应保持清洁卫生，定期清理垃圾，减少虫鼠滋生的机会。

(4)**防盗**：档案存放区域应设置防盗门、安装监控设备等，防止档案材料被盗。档案存放区域应限制人员进出，并做好出入记录，确保档案材料的安全。

(5)**防光**：档案存放区域应避免阳光直射，因为阳光中的紫外线会对档案材料造成损害，导致档案材料变黄、变脆。档案存放区域应使用遮光窗帘或百叶窗，减少阳光对档案材料的照射。

(6)**防尘**：档案存放区域应保持清洁，定期进行除尘，防止灰尘对档案材料造成污染。可以采用吸尘器、湿抹布等工具进行除尘，并定期开窗通风，保持空气流通。

（二）数字化管理

1.**扫描要求**：

(1)**分辨率**：档案材料的扫描分辨率应不低于300dpi，确保扫描后的图像清晰可辨，文字可识别。对于重要的档案材料，可以采用更高的扫描分辨率，如600dpi或1200dpi，以获得更好的扫描效果。

(2)**格式**：档案材料的扫描格式应优先保存为PDF或JPEG格式。PDF格式可以保留档案材料的原始格式和布局，方便阅读和打印；JPEG格式可以减小扫描文件的体积，方便存储和网络传输。

(3)**色彩模式**：档案材料的扫描色彩模式应采用灰度或彩色模式，根据档案材料的具体情况选择。对于文字为主的档案材料，可以采用灰度模式扫描，以减小扫描文件的体积；对于包含图片或图表的档案材料，可以采用彩色模式扫描，以保留档案材料的原始色彩。

(4)**扫描设备**：可以采用扫描仪、平板扫描仪、高拍仪等设备对档案材料进行扫描。扫描设备的选择应根据档案材料的数量、质量和预算进行综合考虑。

2.**数据备份**：

(1)**备份方式**：档案数字化数据的备份可以采用本地备份、网络备份或云备份等方式。本地备份可以将数据备份到本地硬盘、光盘等存储介质上；网络备份可以将数据备份到网络存储设备上；云备份可以将数据备份到云存储服务上。

(2)**备份频率**：档案数字化数据的备份频率应根据数据的重要性和更新频率进行确定。对于重要的数据，可以采用每日备份或每小时备份的方式；对于一般的数据，可以采用每周备份或每月备份的方式。

(3)**备份工具**：可以采用备份软件、备份设备等工具对档案数字化数据进行备份。备份工具的选择应根据数据量、备份频率和预算进行综合考虑。

(4)**备份验证**：每次备份完成后，都应进行备份验证，确保备份数据的完整性和可用性。备份验证可以采用自动验证或手动验证的方式，并定期进行备份恢复测试，确保备份数据可以成功恢复。

(5)**异地备份**：对于重要的档案数字化数据，应进行异地备份，以防止因本地灾难（如火灾、水灾等）导致数据丢失。异地备份可以将数据备份到另一个城市或另一个国家的存储设施上。

**四、档案利用**

（一）借阅流程

1.**申请**：利用人需要填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的编号、标题、用途和期限等信息。申请表应包括以下内容：

(1)利用人姓名、部门、职务；

(2)借阅档案的编号、标题；

(3)借阅档案的用途；

(4)借阅期限；

(5)申请日期。

2.**审批**：档案管理员收到《档案借阅申请表》后，应根据档案的保管期限和利用价值进行审核，必要时需经部门主管签字。

(1)**保管期限**：对于保管期限内的档案，可以优先借阅；对于保管期限已满的档案，需要经过特殊审批才能借阅。

(2)**利用价值**：对于重要的档案材料，需要经过更严格的审批程序，以确保档案材料的安全。

(3)**部门主管签字**：对于涉及多个部门或敏感信息的档案，需要经部门主管签字，以获得更高级别的批准。

3.**借阅**：

(1)**现场查阅**：档案借阅通常需要在档案管理部门进行现场查阅，不得带离档案室。现场查阅可以防止档案材料丢失或损坏，并方便档案管理员进行监督和管理。

(2)**借出**：在特殊情况下，如需要将档案材料带离档案室进行查阅，需要经过特殊审批，并提供担保人或抵押物，并规定最长期限（如不超过30天）。借出档案时，应做好详细记录，包括借出时间、借阅人、借阅档案编号、预计归还时间等信息。

(3)**归还**：借阅期满后，利用人应按时归还档案材料，并办理归还手续。归还时，应检查档案材料的完整性，确保没有损坏或丢失。如有损坏或丢失，应追究利用人的责任。

4.**复印**：利用人如需复印档案材料，应向档案管理员提出申请，并经批准后进行复印。复印时，应注明复印日期、复印人、复印数量等信息，并做好登记。

5.**保密**：利用人在借阅和查阅档案材料时，应遵守保密规定，不得泄露档案材料的内容，不得将档案材料用于非法目的。如有违反保密规定的行为，将追究利用人的责任。

（二）信息统计

1.**查阅记录**：每次档案借阅或查阅，都应做好详细记录，包括查阅时间、查阅人、查阅档案编号、查阅内容摘要等信息。查阅记录可以用于统计档案的利用情况，并为档案的编目和整理提供参考。

2.**利用分析**：定期（如每半年或每年）对档案的利用情况进行统计分析，了解档案的利用频率、利用趋势和利用需求，为档案的编目、保管和数字化提供参考。

(1)**利用频率