合同履行情况及问题反馈清单

合同履行情况及问题反馈清单使用指南一、适用场景说明本工具适用于各类商务合同（如采购合同、服务合同、工程合同等）履行过程中的跟踪、记录与问题管理，具体场景包括但不限于：定期履约检查：按合同约定周期（如月度、季度）对合同履行状态进行系统梳理，保证双方按计划推进；问题发生时专项记录：当合同履行中出现延迟、质量不符、需求变更等异常情况时，及时反馈并跟踪处理；项目阶段/合同终止复盘：在项目关键节点或合同到期时，汇总履约全过程中的问题与改进建议，为后续合作提供参考；跨部门/跨主体协同：当合同涉及多个执行方或责任部门时，统一反馈渠道，明确责任分工，避免信息遗漏。二、操作流程指南第一步：明确检查范围与依据确定本次检查的合同范围（如特定合同编号、合同类型、服务期限等）；调取合同原件，梳理关键履约条款（如交付时间、质量标准、付款节点、双方权责等），作为检查依据。第二步：收集履约相关资料整理合同执行过程中的文档，包括但不限于：交付记录（如验收单、交付确认函）、沟通记录（如邮件、会议纪要）、付款凭证、变更协议（如有）、问题反馈历史记录等；向合同执行责任人（如采购经办人、项目负责人）确认当前履约进度及已发生问题。第三步：逐项核对履约情况对照合同约定的履约节点（如“合同签订后30日内完成首批交付”“每月5日前提交上月服务报告”），核对实际履行时间、成果是否符合要求；对未按约定履行的部分，详细记录偏差情况（如延迟天数、未达标的具体描述）。第四步：记录问题与责任分析对履约过程中发觉的问题（如交付延迟、质量缺陷、沟通不畅等），填写“问题描述”栏，明确问题表现、发生时间及已造成的影响；初步分析问题原因，区分责任方（如我方责任、对方责任、不可抗力等），并标注是否需要对方整改。第五步：制定整改要求与期限针对需解决的问题，明确整改措施（如“重新提交符合标准的文件”“补充交付遗漏部分”）、责任主体（如对方对接人、我方技术支持）及完成期限；与相关方沟通确认整改要求的可行性，保证期限合理。第六步：跟踪反馈与闭环管理将问题清单及整改要求同步给责任方，并跟踪整改进度；收到整改结果后，核对是否符合要求，在“反馈结果”栏记录处理状态（如“已解决”“处理中”“需延期”）；对未按期解决的问题，及时升级沟通，保证问题闭环。三、清单模板表格合同基本信息合同编号签订日期合同名称合同双方履约期限本次检查周期履约节点/内容合同约定要求实际履行情况是否符合要求（√/×）问题描述（如不符，需注明偏差）责任方整改要求整改期限反馈结果首批交付2024年6月30日前交付100件产品，附质检报告2024年7月5日交付，未附质检报告×延迟5天交付，缺少质检报告乙方*1.补交质检报告；2.说明延迟原因2024年7月8日前7月7日提交质检报告，延迟原因：供应商备料延误月度服务报告每月10日前提交上月服务总结报告6月12日提交报告，内容遗漏关键数据×报告中未包含用户满意度统计数据甲方*补充用户满意度数据，调整报告格式2024年6月15日前6月14日完成补充并提交付款节点交付验收合格后15日内支付合同金额30%验收合格日期为6月20日，未发起付款×付款流程未启动，需财务部门协调甲方财务*1.核验收合格凭证；2.提交付款申请2024年7月5日前7月3日完成付款申请提交，预计7月10日前到账售后响应故障响应时间≤24小时6月25日故障，48小时内未解决×响应超时，未提供临时解决方案乙方*1.提交故障处理报告；2.优化售后响应流程2024年7月2日前6月30日提交报告，承诺响应流程优化于7月15日前完成四、使用要点提示及时性与准确性：问题发生后应在24小时内记录，保证时间、数据、问题描述等信息真实准确，避免模糊表述（如“延迟几天”“大概有问题”）。客观中立：记录问题时不添加主观情绪，聚焦事实依据（如合同条款、邮件往来、验收记录等），避免使用“故意拖延”“不负责任”等定性语言。责任明确：区分“我方责任”与“对方责任”，涉及多方责任时，需标注主要责任方与协同责任方，避免责任模糊。沟通协作：问题清单需同步给合同执行相关方（如法务、财务、业务部门），保证信息对称；整改要求需经责任方确认，避免单方面指派。文档留存：每次问题反馈及整改结果需附相关证明材料（如邮件截图、验收单、整改报