销售合同制作及审批流程工具

销售合同制作及审批流程工具指南一、适用场景与价值本工具适用于企业销售团队日常合同处理全流程，覆盖从客户需求对接到合同最终归档的全周期管理场景。具体包括：标准化合同制作：针对常规销售业务（如产品销售、服务提供等），快速调用标准化模板，减少重复劳动；跨部门协作审批：整合销售、法务、财务、管理层等多方审批节点，保证合同条款合规、数据准确；风险前置管控：通过模板预设条款、法务审核环节，规避合同法律风险及商业条款漏洞；流程效率提升：明确各环节职责及时限，减少合同流转延误，缩短签约周期。二、操作流程详解步骤1：合同发起与需求明确发起人：销售人员（或客户经理）操作说明：与客户沟通确认核心交易要素，包括：合同主体信息（客户名称、统一社会信用代码等）、标的物详情（产品名称、规格型号、数量/服务内容）、价格条款（单价、总价、是否含税）、交付要求（时间、地点、方式）、付款条件（预付款比例、尾款支付节点）、违约责任等；登录企业合同管理系统（或线下填写《合同需求申请表》），录入上述基础信息，并附件（如报价单、技术规格书、客户资质文件等）。步骤2：合同模板选择与调用操作说明：根据业务类型（如“标准产品销售合同”“定制化服务合同”“框架协议补充合同”等），从系统模板库中选择对应模板；若无完全匹配模板，可基于“标准销售合同模板”发起定制化申请，注明需调整的核心条款（如交付周期、付款方式等），经法务部门审核确认后新模板。步骤3：合同内容填写与初步核对操作说明：按模板要求逐项填写合同，重点核对：双方主体信息（名称、地址、联系人、联系方式等）与客户提供的资质文件一致；标的物描述、数量、价格、金额等数据与报价单、订单信息一致；交付时间、付款节点等关键条款与双方沟通结果一致；销售负责人对合同内容的完整性、准确性进行初审，签字确认后提交至法务部门。步骤4：内部审批流程执行审批节点及职责（根据合同金额/类型可调整）：审批节点职责说明销售部门负责人审核合同业务真实性、价格策略是否符合公司政策、客户信用状况是否达标。法务部门审核合同条款合法性、合规性，排查法律风险（如违约责任、知识产权、争议解决等）。财务部门审核付款方式、开票信息、税务处理是否符合财务制度，客户授信额度是否充足。分管总经理/高管审批大额合同（如金额超过万元）或特殊业务合同，最终确认合同签署权限。操作说明：系统自动将合同推送至各审批节点，审批人需在规定时限内（一般为1-3个工作日）完成审批；审批通过后，合同进入“待客户确认”环节；若驳回，需注明修改意见，退回销售部门调整。步骤5：客户确认与反馈处理操作说明：销售人员将审批通过的合同版本（加盖公司公章扫描件或电子合同）发送至客户联系人，明确确认要求（如“请于X年X月X日前书面确认”）；客户提出修改意见的，销售部门需与内部团队（法务、财务等）沟通确认后调整合同，重新履行审批流程；客户确认无误后，获取《合同确认回函》（或客户签字盖章的合同扫描件），作为后续签署依据。步骤6：合同签署与归档管理操作说明：签署方式：纸质合同：打印正本一式X份（根据双方约定），由公司授权代表签字并加盖公章后，邮寄或送达客户；客户签字盖章后，回收至少正本1份；电子合同：通过第三方电子签约平台（如e签宝、法大大等）完成双方在线签署，具有法律效力的电子合同文件；归档要求：销售部门在合同签署后2个工作日内，将合同正本（或电子合同）、审批流程记录、客户确认回函等资料整理归档，至合同管理系统或指定档案室；系统自动记录合同关键信息（如编号、签署日期、金额、到期日等），便于后续查询、履约跟踪及统计分析。三、合同模板核心条款以下为“标准销售合同”模板核心条款具体内容可根据业务需求调整：合同编号：[年份]-[销售部门代码]-[序号]甲方（采购方）：名称：________________________统一社会信用代码：____________地址：________________________联系人：*联系方式：*乙方（销售方）：名称：*有限公司统一社会信用代码：*地址：*联系人：*联系方式：*标的物详情产品/服务名称规格型号单位数量单价（元）总价（元）备注注：总价含税/不含税，税率：____%；最终以双方确认的订单为准。交付条款2.1交付时间：乙方应于_年_月____日前完成交付；2.2交付地点：________________________；2.3交付方式：□乙方送货□甲方自提□物流配送（运费由____方承担）；2.4验收：甲方应在收到标的物后____个工作日内验收，验收标准以双方确认的技术规格书为准。付款条款3.1付款方式：□银行转账□支票□承兑汇票；3.2付款节点：首付款：合同签订后_个工作日内，甲方向乙方支付合同总价的_%；到货款：标的物验收合格后_个工作日内，甲方向乙方支付合同总价的_%；质保金：质保期（____个月）届满无质量问题后_个工作日内，甲方向乙方支付剩余_%；3.3乙方收款账户信息：开户名：*有限公司开户行：*账号：*违约责任4.1逾期交付：每逾期1日，乙方应按合同总价的_%向甲方支付违约金，逾期超过_日的，甲方有权解除合同；4.2逾期付款：每逾期1日，甲方应按应付未付款项的____%向乙方支付违约金；4.3标的物质量问题：乙方应在接到甲方通知后____个工作日内负责更换或修复，否则甲方有权要求退货并要求乙方赔偿损失。争议解决因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向乙方所在地人民法院提起诉讼。其他约定6.1本合同自双方签字盖章之日起生效，一式_份，甲乙双方各执_份，具有同等法律效力；6.2本合同未尽事宜，可签订补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。甲方（盖章）：________________法定代表人/授权代表（签字）：*日期：____年_月_日乙方（盖章）：*有限公司法定代表人/授权代表（签字）：*日期：____年_月_日四、关键注意事项合规性优先：合同条款必须符合《_________民法典》《_________公司法》等法律法规，禁止设置违反法律强制性规定的条款（如“争议管辖仅由甲方所在地法院管辖”等显失公平条款）；信息准确性：合同中涉及的企业名称、统一社会信用代码、银行账户、联系方式等信息需与客户提供的资质文件（如营业执照、开户许可证等）严格一致，避免因信息错误导致合同无效或无法履行；审批时效管理：各审批节点需在规定时限内完成，若遇特殊情况需延期，应及时通知发起人并说明原因，避免因审批延误影响客户签约；客户沟通技巧：向客户发送合同前，需提前沟通核心条款（如价格、交付时间），减少客户后续修改意见；客户提出修改需求时，需及时评估对公司利益