企业文件档案管理标准流程

企业文件档案管理标准流程工具模板一、适用工作情境本流程适用于企业内部各类文件档案的全生命周期管理，涵盖但不限于以下场景：日常业务文件：如合同协议、项目方案、会议纪要、财务报表、人事档案等；专项工作文件：如审计报告、资质认证、客户资料、研发成果、法律文书等；行政管理文件：如公司制度、流程规范、红头文件、会议通知、培训记录等；历史档案整理：对过往未规范归档的文件进行系统性梳理、分类与补录；合规与审计需求：应对内外部审计、检查时的档案调取与追溯。二、标准化操作步骤（一）文件形成与收集文件创建规范业务文件由经办人*根据实际需求起草，保证内容真实、数据准确、逻辑清晰，标题需简明扼要（如“2024年Q1销售合同汇总表”）；行政类文件由对应部门负责人审核内容合规性，经分管领导签字确认后印发；电子文件需同步保存源文件（如Word、Excel）及PDF格式，纸质文件需使用公司统一模板，字迹清晰、无涂改。文件收集范围明确纳入档案管理的文件类型：正式发文、收文、合同、报表、会议记录、审批单、重要邮件往来（含附件）等；每月25日前，各部门专员*负责收集本部门当月形成的应归档文件，核对文件完整性（如审批签字、附件齐全）。（二）文件分类与编号分类体系搭建采用“一级分类+二级分类”结构，示例：一级分类：业务类（YW）、行政类（XZ）、财务类（CW）、人事类（RS）、审计类（SJ）；二级分类（以业务类为例）：合同（HT）、项目（XM）、客户（KH）、市场（SC）。编号规则制定格式：一级分类代码-二级分类代码-年份-流水号，示例：YW-HT-2024-001；流水号按年度从“001”开始编制，跨年重新计数，由档案管理员*统一分配编号，避免重复。（三）文件整理与立卷纸质文件整理按编号顺序排序，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，使用牛皮纸档案袋封装，每袋限装同一编号文件；档案袋封面标注：编号、题名、形成日期、页数、经办人*、归档日期，一式两份（一份袋内、一份袋外）。电子文件整理按分类建立文件夹层级（如“业务类-合同-2024”），电子文件名与编号一致，添加“不可更改”属性；重要电子文件需刻录光盘或存储至加密服务器，刻录盘标注编号及内容摘要，一式两份（一份本地存储、一份异地备份）。（四）文件归档与移交归档时限纸质文件：每月30日前完成整理，次月5日前移交至档案室；电子文件：每周五下班前完成本周文件备份，每月最后一天汇总归档。移交流程部门专员填写《文件归档移交清单》（含编号、题名、密级、页数/份数、经办人等），与档案管理员逐项核对；核对无误后，双方签字确认，清单一份由档案室留存，一份由移交部门备查；涉密文件需单独封装，标注“密级”字样，通过密封袋移交，全程签字记录。（五）文件保管与维护存储环境要求档案室配备温湿度调控设备（温度14-24℃，湿度45-60%），防火、防盗、防虫、防潮设施齐全；电子档案服务器定期杀毒，每季度检查备份文件完整性，损坏文件及时恢复或重新备份。保管期限划分永久保存：公司章程、年度经营报告、重大合同、审计报告等；长期保存（10-30年）：财务凭证、项目资料、人事档案、制度文件等；短期保存（1-10年）：日常通知、会议纪要、临时报表等，到期后经鉴定可销毁。（六）文件借阅与利用借阅权限管理普通文件：部门员工经部门负责人审批后，可填写《文件借阅申请表》；涉密文件：需经分管领导*签字批准，借阅期限不超过3天，现场查阅不得带出档案室。借阅流程借阅人持审批后的申请表至档案室，档案管理员核对身份后调取文件，登记借阅时间、归还期限；归还时档案管理员*检查文件完整性，无损坏后签字确认，逾期未还需催收并记录。利用规范借阅文件不得涂改、勾画、撕毁，不得擅自复制（涉密文件禁止复制），确需复制的需经部门负责人*批准；外部单位借阅档案需持单位介绍信，经总经理审批，档案管理员全程陪同查阅。（七）文件鉴定与销毁鉴定组织每年12月，由档案管理员牵头，联合法务部、行政部、财务部组成鉴定小组，对到期档案进行价值评估。销毁流程鉴定小组编制《档案销毁清册》，列出编号、题名、保管期限、销毁原因，经总经理*签字批准；销毁时由鉴定小组2人以上监销，纸质文件采用粉碎或焚烧处理，电子文件进行彻底删除（低级格式化），监销人签字确认；《档案销毁清册》永久保存，以备追溯。三、配套工具表单表1：文件分类表一级分类二级分类编码规则说明（示例）业务类合同YW-HT-年份-流水号年度销售合同、采购合同业务类项目YW-XM-年份-流水号在研项目立项书、验收报告行政类制度XZ-ZD-年份-流水号公司考勤制度、财务报销制度财务类凭证CW-PZ-年份-月份-流水号2024年1月记账凭证表2：文件归档移交清单归档部门归档人*归档日期序号文件编号题名密级页数/份数形成日期备注销售部2024-02-011YW-HT-2024-0012024年Q1销售合同普通25页2024-01-15含附件3份市场部2024-02-012YW-SC-2024-005春季促销活动方案普通10页2024-01-20-行政部2024-02-013XZ-ZD-2024-002员工培训管理制度普通15页2024-01-25-移交部门签字：___________接收人（档案管理员*）：___________表3：文件借阅申请表借阅人*所在部门借阅日期归还日期赵六研发部2024-02-102024-02-15借阅文件编号题名密级借阅用途YW-XM-2024-003智能设备研发项目方案机密参与项目评审审批意见：部门负责人：___________分管领导：___________档案管理员*：___________表4：档案销毁清册销毁日期序号文件编号题名保管期限销毁原因监销人备注2024-12-201XZ-TZ-2020-0012020年年度工作总结10年保管期满，无保存价值、-2024-12-202CW-PZ-2019-0122019年12月记账凭证10年保管期满，无保存价值、-鉴定小组组长：___________总经理*：___________监销人签字：___________四、执行要点提示责任到人：各部门负责人为本部门档案管理第一责任人，档案管理员负责统筹协调与监督，保证各环节无缝衔接。保密原则：涉密文件需单独登记、专柜存放，借阅需严格审批，严禁私自复制或外传，违反者按公司规定追责。电子备份：电子档案实行“本地+异地”双备份，重要文件（如合同、项目资料）需每月验证备份文件可读性。定期检查：档案管理员*每季度对档案室