合同管理审批流程及条款审查表

合同管理审批流程及条款审查工具：适用场景与价值在企业运营中，合同是明确双方权利义务、规避法律风险的核心文件。本工具适用于各类业务场景，包括但不限于：供应商采购合作、客户服务协议签订、租赁合同签署、战略合作框架协议拟定等。通过标准化审批流程与条款审查，可保证合同内容合法合规、权责清晰，降低履约风险，同时提升跨部门协作效率，保障企业利益不受侵害。全流程操作指引：从发起至归档的标准化步骤一、合同发起与资料准备责任主体：业务部门经办人操作内容：明确合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等），核实合作方主体资格（如是否为合法存续企业、有无经营异常或失信记录）。根据合作类型（如采购、服务、租赁等），选择对应合同模板，或基于模板起草合同草案，保证核心条款（如标的、价款、履行期限、违约责任）明确无歧义。准备配套材料，包括但不限于：合作方资质证明文件、技术附件（如产品规格书、服务标准）、previous合作履约记录（如有）、立项审批单（重大合同需提供）。输出结果：《合同审批申请表》（含合同草案及附件材料）。二、部门初审：业务必要性及条款合理性审核责任主体：业务部门负责人操作内容：审核合同业务背景：确认合作内容是否符合公司战略规划、年度经营目标，是否具备必要性与可行性。审核核心条款逻辑：检查标的描述是否准确、价款计算方式是否合理、履行期限与交付节点是否匹配业务需求。评估合作方履约能力：结合历史合作情况或尽调结果，判断合作方是否具备履行合同的能力（如产能、资金、技术实力）。对初审中发觉的问题（如条款模糊、价款偏高），退回经办人修改并记录修改意见。输出结果：部门负责人签字的《合同审批申请表》（附初审意见）。三、法务审查：合法合规性与风险点排查责任主体：法务部门（或外聘律师）操作内容：主体资格审查：核实合作方营业执照、授权委托书（签约人是否为法定代表人或合法授权人）等文件的有效性，避免无权代理或签约主体不适格。合法性审查：检查合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在“霸王条款”、无效约定（如约定争议解决方式违反专属管辖）。风险点排查：重点关注违约责任是否明确、争议解决方式是否合理（如约定仲裁需明确仲裁机构）、知识产权归属是否清晰、保密条款范围是否适当，识别并提示潜在法律风险（如不可抗力定义、合同解除条件）。对法务意见，业务部门需逐条反馈整改情况，法务确认无重大风险后签字。输出结果：法务审查意见书及签字确认的《合同审批申请表》。四、财务审查：价款支付与税务合规性审核责任主体：财务部门操作内容：价款条款审核：检查合同金额是否与预算匹配，支付方式（如预付款、进度款、尾款比例）是否符合公司财务制度，避免资金过度垫付或支付风险。税务合规性审查：明确发票类型（如增值税专用发票）、开票时间、税负承担方，保证税务处理符合税法规定，避免税务争议。关联交易审查（如适用）：确认是否为关联方交易，定价是否公允，是否符合公司关联交易管理制度。财务确认无资金风险及税务问题后签字。输出结果：财务审查意见及签字确认的《合同审批申请表》。五、管理层审批：权限分级与最终决策责任主体：根据合同金额及重要性分级审批（如部门总监分管副总总经理/董事长）操作内容：分级审批标准（示例）：金额≤10万元：部门总监审批；10万元＜金额≤50万元：分管副总审批；金额＞50万元或重大战略合同：总经理审批（需提交总经理办公会审议）。管理层基于业务必要性、风险等级、公司战略等因素，综合评估后作出“批准”“有条件批准”（需补充条款）或“驳回”的决定。对驳回的合同，明确原因并退回业务部门。输出结果：管理层审批意见及签字的《合同审批申请表》。六、用印与归档：合同生效与规范化管理责任主体：行政部门（用印管理）、法务/档案部门（归档）操作内容：用印申请：业务部门持最终审批通过的《合同审批申请表》及合同文本，到行政部门申请加盖合同专用章或公章，保证“审批材料齐全”与“文本审批版本一致”后方可用印。合同生效：用印后合同文本正式生效，业务部门需将生效合同文本送达合作方，并保留对方签收回执。归档管理：电子归档：将合同扫描件（含审批流程材料）至公司合同管理系统，按“合同类型-年份-编号”分类存储；纸质归档：将正本合同（含附件、审批单）交档案室保管，保管期限一般为合同终止后+5年（重大合同可延长至10年）。输出结果：加盖印章的合同文本、签收回执、归档记录。合同条款审查表模板一、合同基本信息项目内容说明填写示例合同名称合作协议全称《项目采购合作协议》合同编号公司统一编号规则（如CG-年份-序号）CG-2023-0甲方（我方）公司全称、统一社会信用代码、法定代表人科技有限公司；9111X乙方（合作方）合作方全称、统一社会信用代码、法定代表人商贸有限公司；9111X合同类型采购/服务/租赁/技术合作等采购服务类合同金额大写、小写（含币种）人民币伍万元整（¥50,000）履行期限开始日期至结束日期2023年9月1日至2024年8月31日签订地点合同签署地北京市海淀区二、条款审查明细条款类别审查要点审查意见（是/否/修改）修改说明（如需）整改情况主体资格条款1.双方名称与营业执照一致；2.法定代表人/授权代表信息有效；3.合作方资质证照在有效期内。是--标的与数量条款1.标的描述清晰（产品型号/服务内容）；2.数量、计量单位准确；3.质量标准明确（可引用国标/行标）。否需补充“质量验收标准：符合GB/T19001-2016”已补充价款与支付条款1.价款构成合理（含税/不含价）；2.支付节点与履约进度匹配；3.发票类型及开具时间明确。是--权利义务条款1.双方权利义务对等；2.履行方式、地点、具体要求明确；3.约定通知送达地址。否“通知送达地址”需补充双方指定邮箱及联系人已补充违约责任条款1.违约情形列举完整（如逾期、质量不达标）；2.违约金计算方式合理；3.约定定金罚则（如适用）。是--保密条款1.保密范围明确（技术/商业秘密）；2.保密期限合理（一般至合同终止后2-5年）；3.违反保密责任的赔偿责任。是--争议解决条款1.约定诉讼/仲裁（二选一）；2.管辖机构/仲裁机构明确（如“北京仲裁委员会”）；3.适用法律为中国法律。是--合同生效与终止1.生效条件（签字盖章后/附条件生效）；2.终止情形（到期/协商解除/法定解除）；3.清理条款（终止后双方权利义务）。否“终止后保密义务仍有效”需明确已补充三、审批流程签字栏环节审查人职务审查意见签字日期业务部门初审*明采购部经理同意2023-08-15法务审查*华法务主管同意2023-08-16财务审查*磊财务经理同意2023-08-17管理层审批*总分管副总有条件批准2023-08-18用印确认*芳行政主管已用印2023-08-19关键注意事项与常见问题一、审查核心原则合法性优先：所有条款不得违反法律、行政法规的强制性规定，避免“以合法形式掩盖非法目的”条款。权责对等：避免我方承担单方面义务（如“乙方逾期付款不承担违约责任”），或约定过高的违约金（一般不超过实际损失的30%）。风险可控：对合作方履约能力存在疑问时，可要求提供担保（如保证金、保函），或约定分期支付降低资金风险。二、常见风险点规避签约主体错误：避免与分公司（无法独立承担民事责任）签约，若必须签约需由总公司提供《履保函》。模糊表述：避免使用“大概”“尽快”“合理”等模糊词汇，需替换为具体时间（如“收到发票后5个工作日内”）或量化标准（如“产品合格率≥99%”）。附件遗漏：技术附件、补充协议等需作为合同组成部分，在合同中注明“附件与本合同具有同等法律效力”。三、流程时效管理各环节审查时限：部门初审1个工作日，法务审查2个工作日，财务审查1个工作日，管理层审批3个工作日（紧急合同可缩短，但需书面说明