ERP系统作业流程及岗位责任管理制度

ERP系统作业流程及岗位责任管理制度一、总则（一）制度目的为建立标准化、规范化的ERP系统运行管理体系，明确各模块作业流程、岗位权限与责任边界，保障系统数据真实、准确、完整，提升企业资源协同效率与决策科学性，结合企业实际制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企业内部所有使用ERP系统的部门及人员，涵盖财务、采购、销售、库存、生产、人力资源等核心模块，覆盖系统管理员、模块操作员、数据审核员、部门负责人等相关岗位。（三）核心原则权责对等原则：按“岗位适配权限、权限对应责任”分配系统操作权限，杜绝越权操作。流程闭环原则：所有业务操作遵循“发起-录入-审核-归档”闭环流程，确保数据可追溯。数据合规原则：严格遵守数据录入、修改、删除的规范要求，保障数据真实性与安全性。协同高效原则：明确跨模块、跨部门协作流程，打破信息壁垒，提升作业效率。二、组织架构与岗位设置（一）ERP管理组织架构ERP项目领导小组：由总经理担任组长，财务总监、运营总监为副组长，各部门负责人为成员，统筹系统战略规划、重大问题决策与资源调配。ERP运维小组：由IT部门牵头，配备系统管理员、数据库管理员、模块运维专员，负责系统日常维护、权限管理、故障处理与操作培训。业务操作团队：各部门指定模块操作员、数据审核员，负责本部门ERP业务录入、审核与数据核对。（二）核心岗位设置与权限岗位所属部门核心权限责任边界系统管理员IT部门系统配置、权限分配、用户管理、日志审计、故障排查不得参与业务数据录入与审核，仅负责系统技术支撑数据库管理员IT部门数据备份、恢复、优化、安全防护严禁擅自修改业务数据，数据操作需双人复核并留存记录模块操作员各业务部门对应模块基础数据录入、单据创建、信息查询对录入数据的真实性、准确性负责，及时反馈系统问题数据审核员各业务部门对应模块单据审核、数据校验、异常驳回对审核结果负责，确保单据合规、数据无误后流转部门负责人各业务部门本部门ERP业务最终审批、数据汇总分析监督本部门操作规范执行，承担部门级数据质量责任三、ERP系统核心作业流程（一）通用作业流程（全模块适用）数据录入规范：操作员按业务实际情况录入数据，必填字段不得遗漏，数据格式（日期、金额、编码）需符合系统要求；录入完成后自查数据准确性，提交前预览核对，确保无错别字、漏填项。审核流转流程：graphLRA[操作员录入数据/创建单据]-->B[操作员提交审核]B-->C[数据审核员校验数据合规性]C--合规-->D[部门负责人最终审批]C--不合规-->E[驳回操作员修改]E-->AD-->F[系统自动归档/同步至相关模块]数据修改与删除流程：已提交未审核的数据：操作员可自行修改或删除，修改后需重新提交审核；已审核归档的数据：需提交《ERP数据变更申请表》，经部门负责人、ERP运维小组审批后，由系统管理员协助修改，修改过程全程留痕。（二）核心模块专项作业流程1.采购管理模块作业环节责任岗位操作流程时间要求采购申请需求部门操作员录入采购物料名称、规格、数量、预算，提交审核业务发起后24小时内完成采购审批需求部门负责人+采购部审核员审核采购需求合理性、预算合规性收到申请后12小时内完成订单创建采购部操作员录入供应商信息、采购单价、交货期，生成采购订单审批通过后8小时内完成入库对接仓库操作员收到货物后，录入入库数量、质检结果，与采购订单关联货物到库后4小时内完成发票结算财务操作员录入发票信息，与采购订单、入库单匹配，发起付款申请收到发票后24小时内完成2.销售管理模块作业环节责任岗位操作流程时间要求订单录入销售部操作员录入客户信息、产品规格、订单数量、交货地址，提交审核签订销售合同后8小时内完成订单审批销售部负责人审核订单价格、信用额度、交货期可行性收到订单后4小时内完成出库安排仓库操作员根据已审批订单生成出库单，录入出库数量、批号交货前24小时内完成收款结算财务操作员录入收款信息，与销售订单关联，更新客户回款状态收到款项后12小时内完成3.库存管理模块作业环节责任岗位操作流程时间要求期初建账仓库操作员+财务审核员录入初始库存数据，财务审核确认系统上线前完成日常出入库仓库操作员按采购入库、销售出库、生产领用等业务，录入出入库数据业务发生后2小时内完成库存盘点仓库操作员+财务监盘员每月底开展实地盘点，录入盘点结果，与系统数据核对每月最后1个工作日完成差异处理仓库负责人+财务负责人分析盘盈盘亏原因，提交处理方案，调整系统库存盘点完成后2个工作日内完成4.财务管理模块作业环节责任岗位操作流程时间要求凭证录入财务操作员录入费用报销、应收应付、收入成本等凭证，附原始单据业务发生后48小时内完成凭证审核财务审核员审核凭证科目准确性、原始单据合规性凭证录入后24小时内完成期末结账财务主管完成折旧计提、费用分摊、税金计算，发起期末结账月末最后2个工作日内完成报表生成财务分析师提取系统数据，生成资产负债表、利润表、现金流量表结账完成后3个工作日内完成四、岗位责任与考核机制（一）核心岗位责任清单系统管理员责任：保障ERP系统7×24小时稳定运行，故障响应时间≤1小时，修复时间≤4小时；严格按权限分配原则设置用户权限，每季度开展1次权限审计，及时回收离职人员权限；定期备份系统数据，确保数据无丢失，备份频率：每日增量备份，每周全量备份。模块操作员责任：严格按流程录入数据，确保数据准确率≥99.5%；及时响应跨部门协作需求，配合数据核对与问题排查；妥善保管个人ERP账号密码，不得转借他人使用，定期更换密码（每3个月至少1次）。数据审核员责任：严格履行审核职责，不得随意审批不合格单据，审核准确率≥100%；发现数据异常、流程违规等情况，及时驳回并反馈原因，跟踪整改情况；每月汇总本模块操作问题，提交《ERP运行问题报告》。（二）考核指标与奖惩机制1.考核指标体系考核维度核心指标目标值考核频率数据质量数据录入准确率≥99.5%每月流程合规单据审批及时率≥98%每月操作规范越权操作次数0次每月系统维护故障修复及时率≥95%每季度协作效率跨部门协作响应时间≤4小时每月2.奖惩措施奖励：季度考核排名前10%的岗位，给予现金奖励+公开表彰；年度考核优秀的部门，给予ERP系统优化专项资源倾斜；提出有效系统改进建议并被采纳的，按改进成效给予奖励。处罚：数据录入错误导致业务损失的，按损失金额的10%-30%追责；越权操作、密码泄露造成系统风险的，给予通报批评+绩效扣分，情节严重者调离岗位；单据审批超时累计3次以上的，给予警告，影响业务进度的扣除相应绩效。五、系统维护与安全保障（一）日常维护管理系统运维：ERP运维小组每日监控系统运行状态，检查服务器、数据库性能，每周生成《ERP运维日志》；数据管理：定期清理系统冗余数据，优化数据库性能，每半年开展1次数据安全审计；版本升级：根据业务需求与系统厂商更新计划，制定升级方案，报领导小组审批后，在非业务高峰期（如周末）执行升级。（二）安全保障措施账号安全：实行“一人一号”制度，初始密码强制修改，密码复杂度需满足“字母+数字+特殊符号”，定期开展账号安全培训；数据安全：敏感数据（如客户信息、财务数据）加密存储，数据导出需经部门负责人审批，导出文件加水印标识；应急防护：制定《ERP系统应急处置预案》，针对系统宕机、数据丢失、网络攻击等突发情况，明确处置流程与责任人员，每半年开展1次应急演练。六、培训与持续改进（一）培训体系新员工培训：入职后1周内完成ERP系统基础操作培训，考核合格后方可上岗；在岗培训：每季度开展1次模块专项培训，覆盖新功能操作、流程优化、常见问题解答；管理员培训：每年组织系统管理员参加厂商专业培训，提升故障处理与系统优化能力。（二）持续改进机制问题收集：设立ERP系统意见箱、线上反馈渠道，每月收集用户操作痛点与改进建议；流程优化：每半年召开ERP系统运行复盘会，分析操作流程瓶颈