合同管理流程标准化操作手册

合同管理流程标准化操作手册前言为规范企业合同全生命周期管理，防范合同风险，提高合同管理效率，保证合同签订与履行的合规性，特制定本手册。本手册基于企业实际业务场景，涵盖合同从需求提出到归档的全流程操作标准，适用于各部门合同管理人员及相关业务人员。手册应用范围与对象本手册适用于企业所有类型合同（包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、保密协议等）的管理流程，涉及部门包括业务部门、法务部门、财务部门、行政部及档案管理部门。相关人员需严格遵循本手册规定，保证合同管理标准化、规范化。合同管理全流程操作步骤一、合同需求提出与立项操作内容业务部门根据业务需求（如项目合作、物资采购、服务外包等），填写《合同立项申请表》，明确合同目的、合作方基本信息、预算金额、履行周期等核心要素，部门负责人*签字确认后，提交至法务部门备案。责任人业务部门经办人、业务部门负责人输入材料业务需求说明、合作方初步资料（如营业执照复印件、资质证明等）、预算明细时间要求需求提出至立项申请提交不超过3个工作日，法务部门备案不超过1个工作日。二、合同起草操作内容业务部门根据立项审批结果，与合作方初步沟通合同条款，起草合同文本。合同内容需包含以下核心要素：合同主体信息（双方名称、统一社会信用代码、法定代表人）、合同标的、数量与质量标准、价款与支付方式、履行期限与地点、违约责任、争议解决方式、保密条款等。起草完成后，业务部门负责人*审核合同内容的完整性与业务合理性，形成《合同起草审核记录》。责任人业务部门经办人、业务部门负责人输入材料《合同立项申请表》、合作方资质文件、业务需求明细输出材料合同初稿、《合同起草审核记录》时间要求立项审批至合同初稿完成不超过5个工作日。三、合同评审与审批操作内容法务评审：业务部门将合同初稿及《合同起草审核记录》提交至法务部门，法务专员*重点审核合同条款的合法性、合规性、完整性及风险点（如违约责任是否明确、争议解决方式是否约定等），形成《法务评审意见书》。财务评审：法务评审通过后，合同提交至财务部门，财务主管*审核合同中的付款方式、税费承担、资金安排等财务条款是否符合企业财务制度，形成《财务评审意见书》。业务终审：根据法务、财务评审意见，业务部门修改合同文本，最终由分管领导*（或总经理）审批，签署《合同审批单》。责任人法务专员、财务主管、分管领导（或总经理）、业务部门经办人输入材料合同初稿、《合同起草审核记录》、《法务评审意见书》、《财务评审意见书》输出材料评审后合同文本、《合同审批单》（含各部门评审意见）时间要求法务评审不超过3个工作日，财务评审不超过2个工作日，业务终审不超过2个工作日。四、合同签署操作内容签署主体确认：合同签署前，需核实对方签约主体的合法性（如核对营业执照、法定代表人证件号码明，或授权委托书及代理人证件号码明），保证签约人具有合法授权。签署方式：根据合同金额及重要性，可采用纸质签署或电子签署（如符合《电子签名法》规定的电子签章系统）。盖章规范：合同文本经双方确认无误后，由法定代表人或授权人签字并加盖企业公章（或合同专用章），骑缝章需覆盖所有合同页面。文本分发：签署完成后，行政部*留存原件至少2份，业务部门、法务部门、财务部门各留存1份复印件，并在1个工作日内完成分发登记。责任人业务部门经办人、行政部、法务专员*输入材料评审后合同文本、《合同审批单》、对方主体资格证明文件输出材料签署生效的合同文本、合同分发登记表时间要求审批完成至合同签署不超过3个工作日，分发登记不超过1个工作日。五、合同履行与跟踪操作内容履行计划制定：业务部门根据合同约定，制定《合同履行计划表》，明确各阶段任务、责任人、时间节点及交付成果，提交至法务部门备案。进度监控：业务部门按履行计划定期跟踪合同履行情况（如货物交付进度、服务完成质量、款项支付节点等），填写《合同履行跟踪表》，记录履行过程中的异常情况（如延迟交付、质量不符等）。沟通协调：出现履行异常时，业务部门需及时与对方沟通，协商解决方案，形成书面沟通记录（如《履约问题处理函》），并抄送法务部门备案。付款管理：财务部门根据合同约定及履行进度，审核付款申请，完成款项支付，并在《合同履行跟踪表》中记录支付信息。责任人业务部门经办人、业务部门负责人、财务主管、法务专员输入材料生效合同文本、《合同履行计划表》、交付成果证明文件（如验收报告、服务确认函）输出材料《合同履行跟踪表》、《履约问题处理函》、付款凭证时间要求履行计划制定不超过合同生效后2个工作日；进度监控按合同约定节点记录（如周/月度跟踪）；异常情况处理不超过5个工作日。六、合同变更与解除操作内容变更申请：因业务需要或客观原因需变更合同时业务部门填写《合同变更申请表》，说明变更原因、变更内容及对合同履行的影响，附对方同意变更的书面函件（如适用）。变更审批：《合同变更申请表》按原合同审批流程（法务、财务、分管领导）审批，审批通过后，由法务部门拟定《合同变更协议》，明确变更条款及生效条件。变更签署与备案：双方签署《合同变更协议》后，业务部门将变更协议原件提交至行政部*归档，并更新《合同履行计划表》及《合同履行跟踪表》。解除流程：需解除合同时参照变更申请流程提交《合同解除申请表》，明确解除原因、责任划分及后续处理方案（如已履约部分的结算、赔偿等），经审批后签署《合同解除协议》，完成相关文件归档。责任人业务部门经办人、法务专员、财务主管、分管领导输入材料《合同变更/解除申请表》、对方书面同意函、变更/解除方案输出材料《合同变更/解除协议》、更新后的合同履行文件时间要求变更/解除申请提交至审批完成不超过5个工作日；协议签署及归档不超过3个工作日。七、合同归档操作内容文件整理：合同履行完毕或解除后，业务部门收集合同全过程文件，包括合同文本、审批单、评审意见书、履行计划表、跟踪表、变更/解除协议、验收报告、付款凭证等，按合同编号顺序整理成册。归档登记：整理完成后，业务部门填写《合同归档登记表》，注明合同编号、名称、签署日期、金额、归档日期、档案保管部门等信息，提交至行政部*（或档案管理部门）。电子归档：行政部*将合同扫描件及电子文档录入企业档案管理系统，保证电子档案与纸质档案一致，便于查询。保管期限：根据合同类型及法律法规要求，确定保管期限（如采购合同、销售合同保管期限不少于10年，保密协议保管期限不少于5年），到期前按档案管理规定处理。责任人业务部门经办人、行政部（档案管理部门）输入材料合同全过程文件、《合同归档登记表》输出材料纸质合同档案、电子档案、归档登记记录时间要求合同履行完毕或解除后10个工作日内完成整理与归档。常用模板表格表1：合同审批流程表合同编号合同名称合作方名称合同金额（元）业务部门意见法务评审意见财务评审意见分管领导审批审批完成日期CG-2024-001采购合同科技有限公司500,000同意，按流程推进条款合法，建议明确验收标准付款方式符合制度同意签署2024-03-15表2：合同履行跟踪表合同编号履行阶段计划完成日期实际完成日期履行情况说明异常情况处理措施责任人记录日期CG-2024-001货物交付2024-04-302024-05-02延迟2天交付，已沟通对方物流运输延误协商对方承担违约金*2024-05-03表3：合同管理台账合同编号合同名称签署日期合同金额（元）合同类型履行状态（进行中/已完成/已解除）对方单位归档日期档案编号CG-2024-001采购合同2024-03-20500,000采购已完成科技有限公司2024-06-10DA-2024-005操作风险提示与规范一、合规性要求合同主体必须合法，对方需提供有效的营业执照、资质证明等文件，禁止与无民事行为能力或超越经营范围的单位签订合同。合同条款不得违反法律法规及企业内部制度，禁止约定“霸王条款”或违反强制性规定的内容。涉及国有资产、重大利益的合同，需按企业“三重一大”决策制度履行审批程序。二、风险控制要点合同评审环节需法务、财务、业务部门共同参与，避免单一部门决策导致风险遗漏。大额合同（如金额超过50万元）或复杂合同（如涉外合同、知识产权合同），建议聘请外部法律顾问参与评审。合同履行过程中，需定期跟踪对方履约能力，如发觉对方经营异常或违约风险，应及时采取应对措施（如中止履行、解除合同等）。三、沟通协作机制业务部门与对方沟通合同条款时，需同步告知法务部门，保证沟通内容合法合规。履行过程中出现争议，需优先通过协商解决，协商不成时，按合同约定的争议