家协会器材采购实施办法

家协会器材采购实施办法

摄影家协会器材采购实施办法第一章总则第一条目的为规范摄影家协会器材采购行为，确保器材采购工作的公正、公平、公开，提高资金使用效益，保证所采购器材满足协会日常活动、创作及会员服务需求，特制定本实施办法。第二条适用范围本办法适用于摄影家协会为开展各项工作和活动而进行的器材采购活动，包括但不限于相机、镜头、三脚架、灯光设备、暗房器材等。第三条采购原则1.合法性原则：器材采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购程序合法合规。2.合理性原则：根据协会实际需求进行采购，避免盲目采购和重复采购，确保采购的器材具有实用性和性价比。3.公正性原则：采购过程应保持公正、公平，对待所有供应商一视同仁，不偏袒任何一方。4.透明性原则：采购信息应及时、准确公开，接受协会会员及相关部门的监督。第二章采购组织与职责第四条采购工作小组成立摄影家协会器材采购工作小组，负责统筹协调器材采购工作。工作小组由协会行政主管担任组长，成员包括财务人员、技术专家、会员代表等。第五条工作小组职责1.制定采购计划：根据协会年度工作计划和实际需求，制定器材采购计划，明确采购器材的种类、数量、预算等。2.选择采购方式：根据采购项目的特点和金额大小，选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。3.供应商管理：建立供应商库，对供应商进行资格审查、评估和管理，确保供应商的信誉和产品质量。4.组织采购活动：按照选定的采购方式，组织实施采购活动，包括发布采购公告、接收投标文件、开标、评标、定标等环节。5.合同签订与执行：代表协会与中标供应商签订采购合同，监督合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量提供器材。6.验收与付款：组织对采购器材进行验收，验收合格后按照财务制度办理付款手续。第六条各成员职责1.组长职责：全面负责采购工作小组的领导和协调工作，审核采购计划和采购方案，对重大采购事项做出决策。2.财务人员职责：参与采购计划的制定，负责采购预算的编制和审核，监督采购资金的使用情况，办理采购付款手续。3.技术专家职责：提供器材技术方面的咨询和建议，参与采购文件的编制，对采购器材的技术参数和质量进行把关，协助验收工作。4.会员代表职责：反映会员对器材采购的意见和建议，参与采购过程的监督，维护会员的合法权益。第三章采购计划管理第七条计划编制1.每年年底，协会各部门根据下一年度工作计划和实际工作需求，提出器材采购申请，详细说明采购器材的名称、规格、型号、数量、用途、预算等信息。2.采购工作小组对各部门提交的采购申请进行汇总和审核，结合协会财务状况和整体发展规划，编制年度器材采购计划。采购计划应明确采购项目、采购时间、采购预算等内容。第八条计划审批年度器材采购计划编制完成后，提交协会理事会审议通过，报协会会长审批。审批通过后的采购计划作为年度器材采购工作的依据，原则上不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购计划，须经协会理事会重新审议并报会长批准。第九条计划执行采购工作小组按照批准的采购计划，有序组织实施器材采购工作。在采购过程中，严格控制采购预算，确保采购金额不超过预算额度。如发现采购预算不足，应及时向协会理事会报告，经批准后调整预算。第四章采购方式第十条公开招标1.符合下列条件之一的采购项目，应采用公开招标方式：-采购金额达到一定标准以上的；-采购项目具有广泛的市场竞争，需要通过公开竞争选择供应商的；-法律法规规定必须采用公开招标方式的。2.公开招标应按照以下程序进行：-采购工作小组编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。-在协会官方网站、相关媒体等平台发布招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标。招标公告应包括招标项目的名称、数量、技术要求、投标截止时间、开标时间和地点等信息。-接收供应商的投标文件，在规定的开标时间和地点进行开标。开标过程应公开透明，由专人负责记录。-组建评标委员会，按照招标文件规定的评标标准和方法对投标文件进行评审，推荐中标候选人。-根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并发布中标公告。中标公告应包括中标供应商的名称、中标金额等信息。-采购工作小组与中标供应商签订采购合同。第十一条邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：-具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；-采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应按照以下程序进行：-采购工作小组根据项目需求和供应商库信息，选择不少于三家符合条件的供应商，并向其发出投标邀请书。-被邀请的供应商在规定时间内提交投标文件，后续开标、评标、定标等程序与公开招标方式相同。第十二条竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：-招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；-技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；-采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；-不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应按照以下程序进行：-采购工作小组成立谈判小组，谈判小组由协会代表和有关专家共三人以上的单数组成。-谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。-发布谈判公告或邀请供应商参与谈判，向供应商提供谈判文件。-谈判小组与供应商逐一进行谈判，所有供应商谈判结束后，要求供应商在规定时间内进行最后报价。-谈判小组根据谈判情况和供应商的最后报价，推荐成交候选人，确定成交供应商，并签订采购合同。第十三条询价采购1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。2.询价采购应按照以下程序进行：-采购工作小组成立询价小组，询价小组由协会代表和有关专家共三人以上的单数组成。-询价小组确定被询价的供应商名单，不少于三家，并向其发出询价通知书，让其报价。-供应商在规定时间内提交报价文件，询价小组对报价进行比较，选择符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的供应商作为成交供应商，签订采购合同。第十四条单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：-只能从唯一供应商处采购的；-发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；-必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式的，采购工作小组应向协会理事会说明理由，并报会长批准。批准后，与供应商进行协商，签订采购合同。第五章供应商管理第十五条供应商库建立采购工作小组负责建立和维护摄影家协会供应商库。通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商的基本情况、经营范围、产品质量、信誉状况、售后服务等方面。对符合条件的供应商进行审核，审核通过后纳入供应商库。第十六条供应商资格审查在每次采购活动前，采购工作小组应对参与投标或报价的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、相关资质证书、业绩证明等文件。只有资格审查合格的供应商才能参与采购活动。第十七条供应商评估采购工作小组定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。根据评估结果，对表现优秀的供应商给予一定的奖励和更多的合作机会；对表现不佳的供应商，要求其限期整改，整改仍不合格的，从供应商库中剔除。第十八条供应商合作与沟通协会应与供应商建立良好的合作关系，加强沟通与交流。在采购过程中，及时向供应商反馈需求和意见，共同解决可能出现的问题。同时，要求供应商严格遵守采购合同约定，确保按时、按质、按量提供器材和服务。第六章采购合同管理第十九条合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购工作小组应在规定时间内与供应商签订采购合同。合同内容应包括双方的权利和义务、器材的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、售后服务、违约责任等条款。2.采购合同应采用书面形式，由协会法定代表人或其授权代表签字，并加盖协会公章。合同签订后，双方各执一份，作为履行合同的依据。第二十条合同执行1.供应商应按照合同约定的时间、地点和质量标准提供器材。在器材交付前，供应商应提前通知采购工作小组，以便做好验收准备工作。2.采购工作小组应监督供应商的合同执行情况，如发现供应商有违反合同约定的行为，应及时要求其纠正，并按照合同约定追究其违约责任。第二十一条合同变更与解除1.合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容，采购工作小组应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充，具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定原因导致合同无法履行，采购工作小组应与供应商协商解除合同。解除合同应签订书面解除协议，明确双方的责任和义务。第二十二条合同存档采购工作小组负责将采购合同及相关文件进行整理、归档，妥善保存。合同档案应包括合同文本、招标文件、投标文件、谈判记录、验收报告等资料，以便日后查阅和审计。第七章器材验收第二十三条验收组织器材到货后，采购工作小组应及时组织验收。验收小组由协会技术专家、使用部门人员、财务人员等组成，负责对采购器材进行全面验收。第二十四条验收内容1.数量验收：核对器材的数量是否与合同约定一致，检查器材的包装是否完好。2.质量验收：按照合同约定的质量标准和技术要求，对器材的性能、功能、外观等进行检验，确保器材质量符合要求。3.资料验收：检查供应商提供的器材说明书、保修卡、合格证等相关资料是否齐全。第二十五条验收程序1.验收小组根据合同要求和验收标准制定验收方案，明确验收方法和步骤。2.供应商按照验收小组的要求，提供器材和相关资料。验收小组对器材进行外观检查、性能测试等验收工作，并做好验收记录。3.验收合格后，验收小组出具验收报告，验收报告应包括验收时间、验收地点、验收人员、验收内容、验收结果等信息。验收报告需经验收小组成员签字确认。4.如验收发现器材存在质量问题或与合同约定不符的情况，验收小组应及时通知供应商，要求其在规定时间内进行处理。供应商应按照要求进行更换、维修或采取其他补救措施，直至验收合格。第八章付款管理第二十六条付款申请器材验收合格后，采购工作小组应及时填写付款申请单，付款申请单应包括采购项目名称、供应商名称、合同金额、已付款金额、本次申请付款金额、付款方式等信息，并附上采购合同、验收报告等相关文件。第二十七条付款审批付款申请单经采购工作小组组长审核后，提交协会财务部门审核。财务部门对付款申请的真实性、合法性、合规性进行审核，审核通过后报协会会长审批。第二十八条付款执行协会财务部门根据会长审批意见，按照财务制度和合同约定的付款方式，及时办理付款手续。付款后，财务部门应将付款凭证复印件交采购工作小组存档。第九章监督与审计第二十九条内部监督协会内部应建立健全器材采购监督机制，加强对采购工作的全过程监督。协会监事会负责对采购工作进行定期检查和不定期抽查，监督采购工作是否符合法律法规和本实施办法的规定，是否存在违规操作、滥用职权等行为。对发现的问题，应及时提出整改意见，并监督整改落实情况。第三十条会员监督协会应保障会员对器材采购工作的知情权和监督权，会员有权对采购工作提出意见和建议。采购工作小组应及时回应会员的关切，对会员提出的问题进行认真调查和处理，并将处理结果向会员公开。第三十一条审计监督协会应定期委托专业审计机构对器材采购工作进行审计，审计内容包括采购计划的执行情况、采购方